Pełnienie funkcji Kierownika Projektu jest bardzo podobne do bycia dyrygentem – kierownik nie musi umieć „grać na wszystkich instrumentach”, aby skutecznie zarządzać projektem. Głównym zadaniem PM jest odpowiednie zorganizowanie zespołu specjalistów i pokierowanie procesem tak, aby osiągnąć wynik, który zadowoli wszystkich interesariuszy. Pytanie, jakie umiejętności pomogą w realizacji projektu. Omówimy to w niniejszym artykule.
1. Umiejętność pracy ze stakeholderami
Możesz być dobry w technologii i procesach biznesowych, ale jeśli masz problemy z komunikacją, to praca na stanowisku Project Managera będzie dla Ciebie trudna. Dlatego najważniejszą umiejętnością idealnego kierownika jest zdolność do budowania relacji z interesariuszami.
Stakeholderzy to wszystkie osoby lub organizacje, które są zainteresowane projektem lub mogą mieć na niego wpływ:
- zespół IT i twoi szefowie;
- klient, jego pracownicy lub kierownictwo;
- wykonawcy po stronie klienta;
- niezależni eksperci.
Dobry Project Manager wie, jak współdziałać z każdym, a idealny Project Manager wie, jak harmonijnie połączyć wszystkich w jeden system. Pomaga w tym znajomość języków obcych, poznanie i stosowanie różnych sposobów komunikowania się i wpływania na ludzi oraz stosowanie specjalnych narzędzi, takich jak matryce interesów i odpowiedzialności.
Macierz zainteresowań pomaga określić poziom wpływu interesariuszy na projekt, a także stopień, w jakim dana osoba lub organizacja może być zaangażowana w cały proces pracy. Ułatwia ona PM-om planowanie i budowanie zaangażowania interesariuszy.
Macierz odpowiedzialności pomaga dostrzec role wszystkich osób zaangażowanych w projekt, pozwala również na efektywne przydzielanie i monitorowanie zadań. Można ją wykorzystać w każdym procesie.
2. Zarządzanie zadaniami i procesami
Każdy projekt to zbiór zadań i procesów pracy, a Kierownik Projektu musi ująć wszystko w jeden system: od alokacji zasobów po kontrolę zadań i ocenę wyników.
Kierownik musi posiadać wiedzę w teorii i stosować ją w praktyce:
- metodyki zarządzania projektami, wśród których obowiązkowe są podejścia Agile, Waterfall i hybrydowe;
- metodyki i techniki takie jak Scrum i Kanban;
- podstawy zarządzania dokumentami;
- narzędzia ułatwiające pracę PM-ów: menedżery zadań, repozytoria dokumentów, usługi poczty elektronicznej i czatu, narzędzia do sporządzania osobistych notatek, tablice kreatywności, oprogramowanie do projektowania.
Do powyższej listy należy dodać umiejętność planowania: bez niej trudno wyobrazić sobie idealnego kierownika projektu.
3. Zarządzanie czasem i umiejętność koncentracji na tym, co ważne
Właściwe planowanie i zarządzanie czasem zwiększa efektywność PM’a i całego zespołu. Należy wziąć pod uwagę, że w realiach projektów informatycznych zadania i cele często ulegają zmianie ze względu na różne czynniki, co oznacza, że kierownik powinien umieć podejmować szybkie decyzje i wprowadzać korekty do pierwotnego planu.
Aby zoptymalizować proces planowania, można opracować system zaplanowanych spotkań i podziału zadań na grupy, uwzględniając specyfikę danego projektu i cechy osobowe PM’a. Na przykład, jeśli Ty i Twój klient macie dużą różnicę w strefach czasowych, prawdopodobnie będziesz musiał przesunąć swój normalny harmonogram pracy i zaplanować spotkania na lunch lub nawet na późny wieczór.
Bardzo pomocne w planowaniu spotkań są matryce Eisenhowera służące do przypisywania zadań według ważności i pilności. Dzięki temu menedżerowi łatwiej jest ustalić priorytety i skupić się na zadaniach priorytetowych.
Umiejętność skupiania się na tym, co ważne, pomaga efektywnie alokować swój czas i skutecznie ustalać priorytety zadań, a także określać, co jest ważne:
- główne czynniki dla projektu;
- poziom wpływu zadań na projekt: które z nich są ważne, a które można usunąć z planu;
- praktyczna przydatność poszczególnych narzędzi i podejść;
- problemy, z jakimi regularnie spotyka się zespół.
Możesz użyć trackerów czasu i specjalnych metod, takich jak Pomidoro, które pomogą Ci zachować koncentrację w godzinach pracy.
4. Zarządzanie zespołem lub Praca zespołowa
Bez dobrze zgranego zespołu specjalistów, z których każdy wykonuje swoje zadania według wspólnej strategii, sukces każdego projektu stoi pod znakiem zapytania. Dlatego tak ważne dla PM’a jest dobranie odpowiednich ludzi i rozdzielenie między nich ról, biorąc pod uwagę ich umiejętności zawodowe, osobowości i zdolności komunikacyjne.
Aby praca w zespole była efektywna, menedżer musi odpowiednio motywować, kierować i kontrolować pracę specjalistów. W tym z pomocą przyjdą mu m.in:
- znajomość zasad budowania zespołu: cykl życia zespołu, jakie są role, jak dobierać specjalistów i włączać ich w istniejący w firmie system biznesowy;
- rozwinięta empatia i umiejętności przywódcze;
- umiejętności oratorskie i teatralne;
- znajomość psychologii budowania relacji między ludźmi;
- biegłe wykorzystanie narzędzi budowania zespołu, takich jak team building czy spotkania jeden na jeden.
Rola PM’a w każdym projekcie jest kluczowa i to od niej zależy efektywność zespołu i wynik całego projektu
5. Umiejętność rozwiązywania konfliktów
Niezwykle rzadko zdarza się, że projekt idzie zgodnie z planem i wszyscy są zadowoleni. Zazwyczaj jest odwrotnie: technik źle rozumie zadanie lub kierownik źle je wyznacza, klient wraca ze zmianami i wprowadza poprawki, interesariusze nie chcą się kontaktować. Na tym tle łatwo może dojść do sytuacji konfliktowej, którą Kierownik Projektu powinien w porę rozwiązać, a najlepiej jej zapobiec.
Eskalacje często powstają z trzech powodów:
- słaba komunikacja z ludźmi;
- słabe procesy pracy;
- różnice personalne.
Jeśli te czynniki zostaną uwzględnione, liczba konfliktów znacznie się zmniejszy. Kiedy jednak konflikty eskalują, ważne jest, aby przeanalizować sytuację, znaleźć przyczynę i dopiero wtedy działać. W takich momentach wiele zależy od umiejętności podejmowania decyzji i inteligencji emocjonalnej menedżera.
6. Umiejętność podejmowania decyzji i ponoszenia odpowiedzialności
Kierownik projektu to menedżer i lider, który nie tylko przydziela zadania i nadzoruje ich realizację. Jest również odpowiedzialny za wynik i projekt jako całość. Niezależnie od tego, który format zarządzania wybierze PM – kaskadowy, elastyczny czy hybrydowy – w przypadku niepowodzenia to kierownik będzie głównym winowajcą, ponieważ nie udało mu się właściwie zaplanować, zorganizować i nadzorować pracy zespołu.
Możesz delegować część obowiązków, a nawet stosować praktykę kolegialnego podejmowania decyzji, ale w kluczowych sprawach powinieneś mieć ostatnie słowo. Dotyczy to zwłaszcza momentów krytycznych, takich jak odejście członka zespołu w środku projektu, kiedy pojawia się pytanie, czy przekonać daną osobę do dalszej współpracy, czy pożegnać się.
Idealny PM podczas podejmowania decyzji:
- kieruje się własnym doświadczeniem i opinią ekspertów;
- bierze pod uwagę interesy firmy i klienta;
- uwzględnia relacje zawodowe i osobiste w zespole.
Niektórzy menedżerowie radzą też słuchać intuicji – potrafi ona podpowiedzieć niekonwencjonalne wyjścia z nawet najtrudniejszych sytuacji. Zasada ta sprawdza się jednak tylko wtedy, gdy menedżer ma duże doświadczenie w zarządzaniu projektami.
7. Zdolność do integracji z biznesem
Żaden projekt nie może istnieć w oderwaniu od systemu biznesowego klienta lub firmy informatycznej. Idealny PM musi rozumieć, jak i na co jego działania wpływają nie tylko w ramach konkretnych zadań, ale także poza nimi:
- Martw się nie tylko o interesy klienta, ale także o zyski dla firmy, bo to one generują płace i zapewniają pokrycie innych potrzeb finansowych firmy.
- Uwzględnij koszty czasu zespołu i wykonawców.
- Zrozum, jakie koszty wiążą się z uruchomieniem projektu.
- Wiedz, jak wydatkowany jest budżet na każdym etapie i jakie są dostępne rezerwy.
Należy również pamiętać, że każdy projekt ma określony i mierzalny cel finansowy. Aby go osiągnąć, kierownik musi już na etapie planowania uwzględnić ostateczną marżę. Dlatego idealny Project Manager powinien umieć operować finansami, procesami, zespołem i treścią projektu – uwzględniać w planie pracy tylko te zadania, które są istotne dla realizacji celów biznesowych firmy IT.
8. Umiejętność zarządzania ryzykiem i zmianami
Ponieważ PM jest odpowiedzialny za cały projekt, musi brać pod uwagę różne czynniki wpływające i kalkulować ryzyko. Istnieją różne strategie reagowania odnośnie identyfikacji, analizy i zapobiegania ewentualnym problemom, ale główne cztery to:
Każda strategia może być stosowana samodzielnie lub w połączeniu z innymi. Wybór dokonywany jest na podstawie matrycy ryzyka, która opiera się na dwóch kryteriach: prawdopodobieństwie wystąpienia problemu w danym momencie oraz poziomie potencjalnych szkód wynikających z wystąpienia ryzyka. Dane te są następnie szeregowane w skali od 1 do 10, po czym wybierana jest strategia reagowania.
9. Myślenie systemowe i umiejętność analizowania informacji
Aby skutecznie zarządzać projektem, PM musi przetwarzać wiele informacji w procesie, a następnie prawidłowo przekazywać je wszystkim uczestnikom, aby zapobiec konfliktom i nieporozumieniom – innymi słowy, stosować myślenie systemowe.
Aby to osiągnąć, Kierownik Projektu powinien umieć:
- określać związki przyczynowo-skutkowe;
- obliczać konsekwencje decyzji i działań;
- przeprowadzać analizy nawet przy minimalnej ilości danych;
- rozumieć kierunek rozwoju projektu i jego dynamikę.
Gry umysłowe, doświadczenia związane z obserwacją innych specjalistów i odnajdywaniem skutecznych wzorców interakcji są doskonałe do ćwiczenia myślenia systemowego.
10. Wiedza techniczna i umiejętność samodzielnego uczenia się
Jedną z najważniejszych umiejętności menedżera jest umiejętność rozumienia produktu informatycznego oraz podstawowe zrozumienie wszystkich aspektów jego rozwoju, aby właściwie ocenić i zaplanować przyszły projekt oraz śledzić jego dynamikę. Techniczne zaplecze ułatwia komunikację z architektami, programistami, testerami, projektantami i innymi członkami zespołu. Przykładowo, zrozumienie podstaw programowania ułatwia PM-owi wyznaczenie zadania dla developera i monitorowanie jego realizacji, a znajomość metodologii rozwoju – wyjaśnienie klientowi głównych etapów projektu.
U podstaw wszystkich soft i hard skills kierownika projektu, jak również możliwości jego rozwoju zawodowego, leży zdolność i chęć do samokształcenia. Ogólnie rzecz biorąc, jest to umiejętność niezbędna dla każdego pracującego w niszy high-tech – ciągłe poszukiwanie i przyswajanie nowej wiedzy, nie tylko w swojej dziedzinie, ale także w dziedzinach pokrewnych.
Wnioski
Wszystkie umiejętności idealnego kierownika projektu są ze sobą powiązane. Aby zostać PM wysokiego szczebla, nie wystarczy mieć tylko umiejętności miękkich; trzeba także doskonalić umiejętności techniczne i biznesowe. Ważne jest również, aby rozwijać chęć i pragnienie uczenia się czegoś nowego i nie bać się zastosować tego w praktyce. Dotyczy to jednak wszystkich zawodów informatycznych, nie tylko tych związanych z zarządzaniem.