Jak PM może skonfigurować dashboardy dla swoich projektów

29 czerwca 2023

  • Autor: Aleksander Kononenko

  • Złożoność: normalna

  • Czas: 4 min

Cykl życia każdego projektu IT to czas od jego rozpoczęcia do zakończenia. Aby każdy sprint przebiegał sprawnie, a zespół z powodzeniem dotarł do ostatecznego wydania, wymagane jest ciągłe monitorowanie i kontrola przez kierownika projektu. Aby zoptymalizować ten proces, większość menedżerów korzysta zarówno ze standardowych, jak i niestandardowych pulpitów nawigacyjnych w Jira, TFS i innych systemach zarządzania projektami. W tym artykule opowiemy więcej o dashboardach i pokażemy, jak je skonfigurować na przykładzie Jira.

Czym jest dashboard

Jak PM może skonfigurować dashboardy dla swoich projektów

Dashboard w IT jest zasadniczo dynamiczną formą raportu online, w którym dane są wyświetlane w jednym dashboardzie w łatwy do zrozumienia sposób: wykresów, tabel, grafów. Zarówno PM, jak i inni interesariusze mogą mieć dostęp do tego narzędzia – to kwestia ustawień. Prawidłowo wykorzystywane dashboardy znacznie ułatwiają monitorowanie, analizowanie i kontrolowanie projektów, a także podejmowanie decyzji zarządczych na ich temat.

Patrząc na dashboard, PM może określić ogólny stan rzeczy w czasie rzeczywistym, a analizując dane, zidentyfikować słabe punkty, przewidzieć rozwój sytuacji i nakreślić kolejne kroki. Dashboardy są szczególnie pomocne, gdy menedżer prowadzi złożone projekty z dużą liczbą zadań i uczestników.

Rodzaje dashboardów

Dashboardy można podzielić na trzy kategorie: strategiczne, operacyjne i analityczne. Każda opcja ma swoje własne cechy i jest używana w zależności od tego, jakie informacje PM chce ocenić.

  • Strategiczne pulpity nawigacyjne. Służą do ogólnej analizy firmy, produktu lub projektu, a w szczególności kluczowych wskaźników. Pulpity tego typu pomagają kierownikom projektów i kierownictwu firmy zobaczyć całościowy obraz osiągania głównych celów, budować długoterminową strategię rozwoju i generować większe zyski.
  • Pulpity analityczne. Są to regularne raporty dotyczące konkretnych wskaźników. Analiza danych pomaga projektowi identyfikować problemy i trendy oraz szybko wprowadzać poprawki do pracy zespołu. Przykładowo, kierownik projektu widzi, że drugi sprint z rzędu deweloper opóźnia zamknięcie swoich zadań z powodu nieprawidłowej alokacji czasu. Widząc te informacje i analizując je, kierownik projektu może łatwiej znaleźć rozwiązanie problemu.
  • Pulpity operacyjne. Pomagają monitorować sytuację z bieżącymi procesami. Często są wykorzystywane nie tylko przez PM-ów, ale także przez poszczególnych specjalistów. Na przykład na etapie testowania programiści i testerzy często monitorują pojawianie się raportów o błędach i przekazują informacje zwrotne na ich temat.

W swojej codziennej rutynie kierownicy projektów zwykle korzystają z pulpitów operacyjnych i analitycznych – są to ich główni asystenci do zrozumienia i kontrolowania bieżącego stanu rzeczy. Pulpity analityczne są używane rzadziej i służą głównie do analizy wyników końcowych i planowania pracy zespołu przed rozpoczęciem nowego projektu.

Jak stworzyć efektywny dashboard

Jak PM może skonfigurować dashboardy dla swoich projektów

W Internecie często można zobaczyć zdjęcia menedżera siedzącego przed monitorem z wieloma różnymi wykresami, diagramami i innymi narzędziami wizualnymi z danymi. Obraz jest piękny, ale w praktyce takie podejście może być bardziej mylące niż pomocne. Doświadczeni PM zalecają, aby podczas konfigurowania pulpitów nawigacyjnych zawsze brać pod uwagę, kto jeszcze będzie korzystał z panelu, jakie dane naprawdę trzeba wyświetlić i jak często są one potrzebne. Na przykład jest mało prawdopodobne, aby klient był zainteresowany tym, który specjalista zamknął zadanie i kiedy – interesuje go ogólny postęp projektu.

Zalecenia dotyczące tworzenia dashboardów:

  • Ustal priorytety danych i pozostaw do wyświetlenia tylko te najważniejsze.
  • Prezentuj informacje w sposób jak najbardziej przejrzysty i prosty. W tym celu używaj wykresów, diagramów, tabel i infografik.
  • Grupuj wskaźniki dotyczące tego samego obszaru (np. aktualny status zadań projektowych).
  • Umieszczaj obok siebie dane, które planujesz porównać i zestawić.
  • Zawsze bierz pod uwagę różne poziomy dostępu do określonych wskaźników.

Dashboard to narzędzie pracy menedżera, a szybkość odbierania i przetwarzania informacji oraz reagowania na nie w dużej mierze zależy od jego konfiguracji. Dlatego dobry dashboard wyświetla najważniejsze dane i ich zmiany oraz jest łatwy do zrozumienia i analizy. Jest to przypadek, w którym prostota i praktyczność są ważniejsze niż „piękne opakowanie”.

Jak skonfigurować dashboard w Jira

Jira to jedna z najlepszych usług zarządzania projektami i firmami w branży IT. Nic więc dziwnego, że ma wbudowaną możliwość tworzenia i pracy z pulpitami nawigacyjnymi. Domyślnie każdemu użytkownikowi oferowany jest Default Dashboard, który jest zawsze dostępny do podglądu dla wszystkich uczestników projektu. Jest to panel kontrolny z „kafelkami” tzw. gadżetów.

Jak PM może skonfigurować dashboardy dla swoich projektów

Jeśli chcesz, zawsze możesz rozszerzyć domyślny pulpit nawigacyjny o inne gadżety lub utworzyć nowy pulpit nawigacyjny. W przypadku nowego dashboardu będziesz miał możliwość wyboru poziomów dostępu do panelu i wyświetlanych na nim informacji, zdefiniowania ról dla Viewers i Editors. Jednocześnie każdy gadżet ma własne ustawienia i dostosowanie do potrzeb użytkownika: nazwę, rozmiar, lokalizację na pulpicie nawigacyjnym, kolor etykiety.
Jak PM może skonfigurować dashboardy dla swoich projektów

Jak PM może skonfigurować dashboardy dla swoich projektów

Ogólnie rzecz biorąc, proces tworzenia i konfigurowania dashboardów z gadżetami jest intuicyjny. W Jira nie ma ograniczeń co do liczby dashboardów i można korzystać z kilku jednocześnie dla różnych projektów. Aby uzyskać lepsze informacje i wydajność, doświadczeni menedżerowie zalecają dodanie do 10 gadżetów do jednego dashboardu. Wybór gadżetów zależy od wskaźników, które mają być wyświetlane i analizowane podczas pracy z danym dashboardem.

Jak PM może skonfigurować dashboardy dla swoich projektów

Zamiast podsumowania

Odpowiednio skonfigurowane dashboardy pozwalają kierownikowi projektu zaoszczędzić sporo czasu na pozyskiwaniu i analizowaniu danych. Z ich pomocą może on nie tylko trzymać rękę na pulsie, ale także szybko dostarczyć wszystkie niezbędne dane klientowi lub kierownictwu we właściwym czasie. Praktyka wielu PM-ów pokazuje, że korzystanie z dashboardów upraszcza operacje i zmniejsza liczbę błędów, zwiększa efektywność zarządzania projektami i zespołami w ogóle.

Aleksander Kononenko

Marketingowy copywriter z wykształceniem technicznym oraz doświadczeniem w sprzedaży i marketingu. Zawsze poszukuje najlepszych rozwiązań do osiągnięcia swoich celów i uważa, że tworzenie tekstów to symbioza sztuki i nauki.