Właściwe zarządzanie czasem zwiększa wydajność pracy, zmniejsza zmęczenie i sprzyja rozwojowi osobistemu – tak mówią książki biznesowe i ludzie sukcesu. Na przykład Elon Musk, Mark Zuckerberg, Jeff Bezos czy Bill Gates w swoich wywiadach często wspominają, jak ważne jest odpowiednie zaplanowanie swojego dnia. Przyjrzyjmy się więc wspólnie skutecznemu zarządzaniu czasem z naciskiem na specyfikę IT i zacznijmy od głównego punktu – nie ma jednego uniwersalnego podejścia do planowania.
Planowanie dnia jest zawsze indywidualne
Zazwyczaj zadania wszystkich członków zespołu są zróżnicowane pod względem czasu i nakładu pracy. Każdy z nich może pracować w innej strefie czasowej i formacie pracy (biurowym, zdalnym lub hybrydowym), a także być uzależniony od rodziny, przyzwyczajeń i innych okoliczności, które wpływają na poziom efektywności w różnych godzinach.
Składając wszystkie te czynniki razem, staje się jasne – każde planowanie dnia wymaga indywidualnego podejścia. Pracownik biurowy, na przykład, musi obliczyć swój czas dojazdu, podczas gdy informatyk przy remodelingu musi pamiętać o samodyscyplinie ze względu na ryzyko zapomnienia o ważnych zadaniach. Z kolei menedżer musi brać pod uwagę nie tylko swój własny harmonogram, ale także harmonogram swoich pracowników. Lepiej jest stworzyć osobisty harmonogram poprzez spisanie zadań i nadanie im priorytetów.
Rejestrowanie i ustalanie priorytetów zadań
Mózg jest często porównywany do superkomputera, jeśli chodzi o przetwarzanie i przechowywanie informacji. Opierając się na tej analogii, im bardziej RAM (pamięć krótkoterminowa) jest przeciążona, tym bardziej procesy są spowolnione. Nie ma więc sensu trzymać wszystkich zadań na dany dzień w głowie, skoro można je przenieść na zewnętrzny nośnik informacji – notatnik, planer lub menedżer zadań – i w ten sposób zmniejszyć obciążenie pamięci RAM mózgu.
Zapisywanie
Ustalenie zadań na dany dzień pomaga lepiej je ustrukturyzować i ustalić priorytety. Najlepiej sporządzić listę wieczorem lub rano, kiedy twój mózg nie jest zajęty przetwarzaniem ważnych zadań.
W przypadku osobistych narzędzi do planowania dnia, jeśli masz małe obciążenie pracą, sugerujemy użycie kalendarza online, takiego jak Google, i prostego planisty internetowego, takiego jak Todoist – łatwo jest ustalić priorytety. Powszechne jest również używanie menedżerów zadań, takich jak Jira i Trello, do tworzenia własnego harmonogramu, co ma sens, jeśli masz wiele zadań o różnej ważności i pilności. Jira jest obowiązkowym narzędziem dla PM-ów nie bez powodu.
Ustalanie priorytetów
Mówiąc o ustalaniu priorytetów i rozdzielaniu zadań, najlepiej zacząć od podzielenia ich na grupy w oparciu o pilność, ważność i złożoność. Można do tego wykorzystać matrycę Eisenhowera.
Warto zastanowić się nad porami, w których Twoje działania są najbardziej efektywne. Na przykład istnieje opinia, że zadania złożone i ważne najlepiej wykonywać w pierwszej połowie dnia, a rutynowe po południu. Takie podejście opiera się na ogólnie przyjętych wyobrażeniach o ludzkich biorytmach i czynniku psychologicznym „jeśli wykonałeś zadanie, możesz iść na spacer”.
W praktyce ustalanie priorytetów i rozdzielanie zadań według standardowych rytmów biologicznych daje dobre rezultaty, ale może nie odpowiadać wszystkim. Na przykład, jeśli pracujesz w nocy lub jeśli rutyną w Twojej firmie jest prowadzenie operacji rano, będziesz musiał dostosować swój harmonogram do systemu w taki czy inny sposób. To prowadzi nas do wniosku, że skuteczny harmonogram dnia powinien być elastyczny, ale z obowiązkowymi kontrolami.
Elastyczność i kontrola planowania
Niezależnie od tego, jak starannie opracujesz swój harmonogram, zawsze istnieje możliwość, że zadania zostaną przesunięte, odwołane lub skorygowane z powodu okoliczności zewnętrznych lub jakiegoś niezapisanego na początku szczegółu. Jest to jeden z powodów, dla których metodyka planowania Agile jest przenoszona przez wielu informatyków do codziennego życia poza pracą – pozwala ona szybciej i mniej destrukcyjnie reagować na wszelkie zmiany w harmonogramach.
Śledzenie, kiedy i ile czasu poświęca się na zadania oraz identyfikowanie czynników rozpraszających uwagę, to kolejny ważny element dobrego planowania. Pozwala to na skuteczne zarządzanie obciążeniem pracą i optymalizację osobistych działań w ciągu dnia. Time trackery, systemy rejestracji i oceny produktywności, takie jak Yaware.TimeTracker, Mirobase są doskonałe do samodzielnego monitorowania. Można je wykorzystać nie tylko do analizy własnej efektywności, ale także do identyfikacji pożeraczy czasu. Ponadto takie usługi pomagają określić optymalny czas przerw w pracy, co jest ważne dla utrzymania wysokiej wydajności.
Typowy przykład dnia pracy kierownika projektu
W zależności od priorytetu i efektywnych godzin pracy samego menedżera, poniższa lista zadań może zostać zmniejszona lub rozszerzona o nowe zadania, a same pozycje przesunięte na osi czasu:
- przegląd kanałów komunikacyjnych na początku dnia pracy;
- planowanie/dopasowanie zadań roboczych dla zespołu;
- poranny sprint dzienny;
- kontrola zadań;
- praca nad wnioskami od klientów;
- zajmowanie się bieżącymi sprawami dotyczącymi zadań;
- przeprowadzanie szacunków, jeśli są prośby z działu sprzedaży;
- znajdowanie rozwiązań dla większej monetyzacji projektów;
- praca nad dokumentacją;
- komunikowanie się z zespołem w celu identyfikacji problemów i usprawnienia procesów;
- dzwonienie i spotykanie się z klientami;
- dokumentowanie wyników;
- przeglądanie kanałów pracy, czatów i e-maili na koniec dnia.
Sen, odżywianie i odpoczynek są ważne
Energia jest głównym zasobem każdego człowieka, dlatego ważne jest, aby uzupełnić ją w odpowiednim czasie. Najlepszym sposobem na to jest odpowiednia ilość snu i dieta, w której priorytetem są węglowodany, jeśli chodzi o pracę umysłową.
Sen
Wielu celebrytów śpi od pięciu do sześciu godzin, jak np. Elon Musk. Naukowcy natomiast zalecają minimum 7 godzin snu, ale przede wszystkim z uwzględnieniem rytmów okołodobowych (biologicznych). Optymalna pora na spanie to 22-23:00, ponieważ o tej porze organizm zaczyna produkować melatoninę, czyli hormon snu.
Inną kwestią jest to, że pracownicy IT często muszą pracować w nocy ze względu na różnicę czasu z głównym biurem firmy. W tym przypadku pomogą niewielkie przerwy i całodzienny sen z obowiązkowym uchwyceniem okresu od 13.00 do 15.00 (przyczyna znów w rytmach okołodobowych).
Odżywianie
Idealnie byłoby, gdyby w ciągu dnia były trzy główne posiłki (śniadanie, obiad i kolacja) oraz kilka przekąsek. Jest to świetne rozwiązanie, jeśli są one zbilansowane tak, aby uwzględnić wysokie zapotrzebowanie energetyczne zadań IT wynikające z ciągłego wysiłku umysłowego, długotrwałej pracy siedzącej w pomieszczeniach i braku odpowiedniej diety u większości.
Dla specjalistów IT dietetycy zalecają dietę o dużej zawartości węglowodanów, takich jak warzywa, owoce i zboża. Powinni oni również pamiętać o negatywnych skutkach długotrwałego siedzenia przy monitorze. Szczególnie zagrożone są oczy i kręgosłup, dlatego nie zapominajmy o marchewce, rybach morskich i borówkach w diecie, a także kontrolujmy ilość spożywanej soli.
Wypoczynek
Odpoczynek w ciągu dnia pracy to konieczność, jeśli chcesz być wydajny. Lekarze zalecają robienie 10-15 minutowej przerwy po każdych 45-60 minutach pracy. Dzięki temu oczy mniej się męczą, a wydajność mózgu dłużej pozostaje na odpowiednim poziomie. Dobre efekty przynosi metoda Pomodoro z dzieleniem zadań na małe „pomidorowe” segmenty. Klasycznie robi się to w 30-minutowych blokach (25 na pracę i 5 na odpoczynek), po których następuje długa 15-30 minutowa przerwa po czterech blokach, ale można określić inne przedziały czasowe.
Podejście jest proste i skuteczne i pozwala lepiej skoncentrować się na procesie. Najważniejsze w tym wszystkim jest to, aby zrobić obowiązkową przerwę, nawet jeśli zadanie nie zostało zakończone. Dla wygody można skorzystać ze specjalnych aplikacji lub gadżetu w postaci budzika Pomodoro.
W czasie przerw najlepiej zająć umysł zadaniami, które są przed nami. Pomocne może być czytanie, słuchanie muzyki i spacery na świeżym powietrzu. Zwiększona aktywność fizyczna i ćwiczenia będą tylko plusem, zwłaszcza jeśli nacisk położony jest na plecy i oczy. Niektóre duże firmy praktykują sesje jogi i krótkie drzemki podczas przerw w pracy, więc możesz również wziąć to pod uwagę.
Mówiąc o urlopach, ważny jest całkowity fizyczny i emocjonalny odpoczynek od pracy aż do wyłączenia wszystkich środków komunikacji włącznie. Pamiętaj, że możesz mieć doskonale zorganizowany harmonogram na dzień, tydzień lub nawet miesiąc, ale jeśli nie jesteś w zasobach, twoja efektywność będzie niska. W dłuższej perspektywie może to przerodzić się w poważne problemy, takie jak wypalenie zawodowe, które negatywnie wpływa na ogólny stan zdrowia i prowadzi do spadku konkurencyjności jako profesjonalisty.
Nie ma „wiewiórki w kole”
Niska wydajność w pracy wynika najczęściej z nieprawidłowego rozłożenia zadań w ciągu dnia i braku wewnętrznych zasobów. Reżim „wiewiórki w kole” bez ustalania priorytetów prowadzi jedynie do wypalenia i obniżenia poziomu motywacji. Prawidłowy rozkład dnia to równowaga pomiędzy pracą, życiem osobistym i relaksem. Należy jednak pamiętać, że skuteczne planowanie oznacza umiejętność dostosowania swojego harmonogramu do zmieniających się okoliczności.