Jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej na stanowisko Analityka Biznesowego w IT

25 maja 2023

  • Autor: Julia Zagoruiko

  • Złożoność: łatwo

  • Czas: 6 min

Cześć, nazywam się Yulia Zagoruiko i od ponad dziesięciu lat zajmuję się analizą biznesową, a ogólnie moje doświadczenie w IT to ponad 20 lat. Obecnie pracuję jako Agile Coach, pomagając firmom tworzyć ich dream-teamy oraz jako mentor prowadzący nowych pracowników. 

Przeprowadziłam wiele rozmów z kandydatami do roli analityka biznesowego i chcę podzielić się wskazówkami, jak przygotować się do spotkania z rekruterem, i jak się zaprezentować, aby zdobyć wymarzoną pracę. 

Istnieje wiele mitów na temat pracy analityka biznesowego w IT, dlatego najpierw spróbujmy wyjaśnić, kim jest analityk biznesowy i jakie są jego obowiązki w firmie IT.

Kim jest Business Analytic

Analityk Biznesowy jest pośrednikiem pomiędzy klientem a programistą: przekształca cele biznesowe w szczegółowe wymagania dla zespołu technicznego. Później BA prezentuje gotowe rozwiązanie klientowi i upewnia się, że wszystkie wymagania biznesowe zostały wdrożone.

Jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej na stanowisko Analityka Biznesowego w IT

  • Klient
  • Zespół techniczny
  • Potrzeby biznesowe
  • Jasne wymagania
  • Solution
  • Potwierdzenie Solution
  • Analityk Biznesowy

BA mówi w dwóch językach – biznesowym i developerskim. Z jednej strony rozumie, jak powstają modele biznesowe, zna matematykę i priorytety biznesowe, proces interakcji między klientem a dostawcą. Z drugiej strony BA posiada wiedzę techniczną: rozumie, jak zbudowany jest system, rozumie procesy rozwojowe, cykle SDLC.

Na przykład mamy wymaganie biznesowe: „System musi obsługiwać dziesięć tysięcy połączeń, jednocześnie stabilnie działając lub obsługując dziesięć tysięcy zgłoszeń miesięcznie”. 

Do spełnienia tych potrzeb potrzebne są dwa różne typy architektury. Analityk biznesowy powinien zrozumieć, dlaczego zespół wybrał konkretny stack technologiczny i pomóc w jego wyborze.

Co potrafi robić dobry analityk biznesowy:

  • Dostosować procesy analizy biznesowej do konkretnego projektu;
  • Opisać wymagania w taki sposób, aby zarówno biznes, jak i zespół mogły je zrozumieć;
  • Przetworzyć wszystkie wymagania bez utraty informacji;
  • Utrzymać aktualność wymagań;
  • Reagować na informacje zwrotne od developerów.

Od 60 do 80 procent czasu pracy BA jest inwestowane w zarządzanie wymaganiami. Analiza strategiczna, projektowanie rozwiązań i zarządzanie produktem zajmują tylko 10 procent, jeśli system jest stabilny. Gdy firma znajduje się w fazie wzrostu, a biznes szuka swojej niszy rynkowej, analiza i zarządzanie zajmują około 20 procent. Pozostały czas jest wykorzystywany przez BA na komunikację z interesariuszami.

Jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej na stanowisko Analityka Biznesowego w IT

  • Zarządzanie wymaganiami
  • Analiza strategiczna i projektowanie rozwiązań
  • Zarządzanie produktem i komunikacja z interesariuszami

Aby osiągnąć sukces, analityk biznesowy potrzebuje pewnych podstawowych umiejętności: jeśli ich brakuje lub są słabo rozwinięte, być może warto rozważyć inną ścieżkę kariery. Odpowiedz sobie na następujące pytania: 

  1. Czy jestem w stanie ustrukturyzować informacje?
  2. Czy jestem zainteresowany/a rozwijaniem się w różnych domenach biznesowych?
  3. Czy jestem otwarty/a na naukę i czy szybko przyswajam nową wiedzę?
  4. Czy potrafię rozwiązywać problemy i konflikty?
  5. Czy potrafię myśleć krytycznie i systemowo?

Niezbędną umiejętnością dla analityka biznesowego w IT jest znajomość języka angielskiego. Analityk biznesowy dużo się komunikuje z zespołem technicznym, dlatego musi biegle posługiwać się terminologią techniczną w języku angielskim. Poziom Upper Intermediate (B2) znacznie ułatwia naukę, pozwoli szybciej wejść do zawodu, ułatwia negocjacje i korespondencję biznesową oraz daje dostęp do odpowiedniej literatury biznesowej.        

Umiejętności twarde rozwijają się wraz z rozwojem BA. Do analizy biznesowej można wejść ze środowiska technicznego, zwłaszcza jeśli lubisz tworzyć coś nowego, eksperymentować i komunikować się z ludźmi. Najtrudniej jest zacząć absolwentom uczelni wyższych, którzy mają do dyspozycji tylko teorię. Nowicjusze bez doświadczenia mogą zacząć na stanowisku Trainee i pracować pod mentorskim okiem starszego analityka biznesowego. Od Trainee do Middle rośnie poziom zrozumienia metodyki, narzędzi analizy biznesowej oraz poziom wiedzy technicznej.

Jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej: lista kontrolna

Jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej na stanowisko Analityka Biznesowego w IT

Potraktuj fazę przygotowawczą poważnie – możesz nie dostać drugiej szansy na sprawdzenie się w tej samej firmie. Przejrzyj i dokładnie dopracuj swoje narzędzia do poszukiwania pracy:

  • CV. W CV nie powinno być niepotrzebnych informacji – tylko istotne doświadczenie i osiągnięcia. Być może będziesz musiał dostosować swoje CV do różnych firm, w zależności od tego, czego wymagają rekruterzy.   
  • Profil na Linkedin. Zmień stronę profilu w prezentację swoich umiejętności i osiągnięć zawodowych: dodaj certyfikaty z kursów, staże zawodowe i inne ważne informacje. Rekruterzy aktywnie poszukują kandydatów na Linkedin, a dzięki odpowiedniej stronie całkiem możliwe jest otrzymanie zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną lub nawet oferty do wymarzonej firmy. 
  • Strona na Facebooku. Większość rekruterów obserwuje osobiste profile w mediach społecznościowych. Stwórz nową stronę osobistą do pracy, która nie będzie zawierała nagich zdjęć ani kompromitujących wypowiedzi. Etyka mediów społecznościowych jest szczególnie ważna, jeśli wybierasz się na stanowisko kierownicze.   
  • Rekomendacje. Nawet jeśli nie pracowałeś w IT, poproś byłych pracodawców o referencje, które są istotne dla pracy BA. Na przykład, jeśli pracowałeś jako kurier, w twoich referencjach  były pracodawca może stwierdzić, że jesteś punktualny, zorganizowany, proaktywny i zawsze opracowywałeś najlepsze trasy dostaw. To sprawi, że będziesz bardziej atrakcyjny dla rekruterów.    
  • Landing page. Jeśli posiadasz podstawowe umiejętności z zakresu HTML, stwórz landing page – stronę z portfolio o sobie. 
  • Lista firm. Określ dla siebie firmy, w których chcesz, lub przeciwnie – nie chcesz pracować. Zrób listę, kierując się celem, który chcesz osiągnąć w ciągu najbliższego roku lub dwóch. Na przykład w start-upie możesz sprawdzić się w  różnych rolach i nauczyć się wszystkiego przez praktykę. W dużych firmach outsourcingowych są inne zalety: dobry proces onboardingu, system mentoringu i wsparcie na wszystkich etapach rozwoju.

Co wpisać do CV, aby zostać zaproszonym na rozmowę kwalifikacyjną

Jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej na stanowisko Analityka Biznesowego w IT

  • Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe
  • Wykształcenie specjalistyczne, kursy
  • doświadczenie zawodowe w branży IT lub pokrewnej
  • kluczowe osiągnięcia lub umiejętności

HR analizuje dziesiątki CV w ciągu dnia, zatrzymując się na każdym z nich nie dłużej niż 15 sekund, dlatego wszystko co ważne umieść na początku. CV to krótka prezentacja Twoich umiejętności. Przeglądając je, rekruter powinien od razu dostrzec, że Twoja wiedza przyda się firmie i to właśnie Ciebie powinien zaprosić na rozmowę.  

Nie ma potrzeby wymieniać doświadczenia, które nie ma nic wspólnego z analizą biznesową – nie zrobi to wrażenia i tylko rozmyje uwagę. Więcej o sobie można powiedzieć podczas spotkania z rekruterem. Nie trzeba opisywać cech osobistych, skali umiejętności, hobby czy wymieniać wszystkich obowiązków w minionym projekcie. Umiejętności miękkie są odpowiednie, jeśli nie masz doświadczenia i ubiegasz się o stanowisko Junior.    

Częstym błędem popełnianym przez kandydatów jest ogólnikowe opisywanie poziomu umiejętności. Na przykład, określenie swojej znajomości języka angielskiego jako „średnio zaawansowanej”. Rozumienie średniej przez Ciebie i rekrutera może być różne. Określ jasno poziom biegłości: od A1 do C2. Innym przykładem jest „pewny siebie użytkownik komputera”. Napisz konkretne programy i na jakim poziomie umiesz się nimi posługiwać oraz kursy, które ukończyłeś. O tym, jak wybierać kursy w zależności od doświadczenia i celu, jest oddzielny artykuł na blogu.

CV jest pierwszym sprawdzianem kompetencji BA: umiejętność czytania tekstu, struktura, brak zbędnych informacji, to jak bardzo CV nadaje się na konkretne stanowisko. Analityk biznesowy musi umieć wybrać najważniejsze rzeczy w natłoku informacji. Jego CV powinno być jak najbardziej przejrzyste i pozbawione nieistotnych informacji. 

Tekst przekraczający cztery strony jest od razu eliminowany, dlatego wszystkie informacje o Tobie powinny zmieścić się na dwóch arkuszach. Najłatwiej jest skrócić CV w dwóch krokach:

Krok 1. Napisz absolutnie wszystko: 

  • Opanowane technologie, frameworki, umiejętności, języki – wszystko, co może być przydatne w roli analityka biznesowego. Jasno określ poziom umiejętności, zamiast niejasnych opisów „entry-level to intermediate”.
  • Poprzednie miejsca pracy – opisz przebieg swojej kariery i osiągnięcia w każdej roli.
  • Doświadczenie w projektach – opisz domenę biznesową, swoją rolę w projekcie i zespole. Powiedz, kim byli Twoi klienci, jaki problem rozwiązałeś poprzez produkt, jakie narzędzia i technologie wykorzystałeś. Podsumuj wszystko swoimi osobistymi osiągnięciami w projekcie.         
  • Edukacja, odbyte kursy i certyfikaty.
  • Pet-projects, praca freelancera itp.   

Kiedy już wymienisz wszystkie swoje doświadczenia, dużo łatwiej jest podkreślić kluczowe osiągnięcia dla dobrego CV. 

W swoim CV nie wymieniaj cech, ale osiągnięcia. Na przykład zamiast „szybko się uczę, jestem otwarty na nową wiedzę”, lepszym sformułowaniem będzie „w ciągu ostatniego roku poprawiłem swój angielski do poziomu B2 na kursach”. W ten sposób rekruter zobaczy rzeczywisty poziom Twoich możliwości, a nie ogólne frazy.

Jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej na stanowisko Analityka Biznesowego w IT

Krok 2. Skup się na osiągnięciach:

  • Wymień główne problemy, które rozwiązałeś w każdym z projektów.
  • Opisz udane optymalizacje, które udało Ci się wprowadzić.
  • Wymień innowacje, które wdrożyłeś w swojej ostatniej pracy.

Często mówi się, że nie da się zdobyć dobrego stanowiska w IT bez doświadczenia zawodowego. Tymczasem jeden z moich klientów przechodził ze specjalizacji nietechnicznej, w której pracował przez 10 lat, na stanowisko w roli PM w IT. Razem z nim szukaliśmy pracy na wymarzonej pozycji przez 8 miesięcy. 

Posiadał umiejętności podstawowe, a resztę kompetencji rozwijaliśmy przez cały okres poszukiwania pracy. Analizowaliśmy każdą rozmowę kwalifikacyjną, których było około 90 (!), sprawdzaliśmy CV. Wykonaliśmy dużo pracy i w końcu mój klient dostał stanowisko, na którym mu zależało. W ciągu 4 lat doszedł do poziomu C i dla mnie ten przypadek był przykładem wytrwałości i ciężkiej pracy nad rozwojem swoich kompetencji.  

Czy chodzenie na rozmowy kwalifikacyjne w „celu profilaktycznym” jest konieczne?

Nawet jeśli nie planujesz zmiany pracy, przynajmniej raz w roku wybierz się na rozmowę kwalifikacyjną. Dzięki temu poznasz najnowsze trendy w zawodzie, dowiesz się jak sprawy wyglądają w firmach w rzeczywistości, a nie na papierze. Ponadto każda firma ma różne poziomy oceny kompetencji BA: w jednym miejscu zostaniesz zaproszony na stanowisko Junior, w innym – na Middle. Dlatego traktuj takie rozmowy jako okazję do zbierania informacji i bycia na bieżąco z sytuacją na rynku. 

Nie wpadaj w rozpacz, jeśli nie zostaniesz zaproszony do firmy po pierwszej czy nawet dwudziestej rozmowie kwalifikacyjnej. Zmień punkt widzenia: niech spotkanie z HR będzie nowym doświadczeniem, a nie stresem. Każda rozmowa kwalifikacyjna niesie ze sobą nowe umiejętności: komunikację z rekruterem, poznanie firmy, ocenę Twoich kompetencji.  W pewnym momencie na pewno znajdziesz swoją firmę, a firma – swojego analityka biznesowego.

Julia Zagoruiko

Co-Founder w Gallantra Business Intelligence z 15-letnim doświadczeniem w IT. Certyfikowana Agile Professional i SAFe specialis. Potrafi pracować z najbardziej złożonymi klientami i analizować zagmatwane wymagania.