Wprowadzenie nowej osoby do zespołu IT brzmi jak coś z filmu szpiegowskiego, ale proces onboardingu właśnie taki jest. Na początku nawet mały błąd może poważnie zaszkodzić zespołowi i produktowi. Alexey Golubev, Lead Software Engineer w SoftServe z ponad 8-letnim doświadczeniem opowie więcej o tym, jak uniknąć problemów podczas onboardingu.
Jak ułatwić i przyspieszyć onboarding dla początkujących
Wyobraź sobie, że wprowadzasz do zespołu nową osobę, przedstawiasz ją wszystkim i dajesz jej zadanie. Po pewnym czasie pytasz się tej osoby, jak idzie to zadanie. Odpowiedź brzmi, że część nie może zostać ukończona, ponieważ nie można uzyskać dostępu do określonego dokumentu. Kiedy pytasz, dlaczego dowiadujesz się o tym dopiero teraz, nowy developer odpowiada, że nie było jasne, z kim się w tej sprawie skontaktować, a ty byłeś cały czas zajęty.
Sytuacja może następnie rozwijać się w różnych kierunkach, ale chodzi o to, że każdy specjalista w zespole powinien zawsze mieć dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów, oprogramowania i sprzętu. Odpowiedzialny za to jest project manager. Dlatego też, gdy zatrudniasz nową osobę, upewnij się, że jest ona w stanie spokojnie wykonywać swoje obowiązki.
Inną trudnością, z którą borykają się developerzy na etapie onboardingu, a o której często się milczy, jest dokumentacja, w której trudno się połapać na własną rękę. W projektach nie wszystko zawsze jest oczywiste: czasami trzeba podłączyć VPN w specjalny sposób, uruchomić konto w kilku miejscach itp. PM też czasem o tym zapominają.
W rezultacie zamiast szybko nabrać wprawy, nowicjusz spędza dużo czasu na zapoznawaniu się z dokumentacją i kwestiami technicznymi. Aby temu zapobiec, należy przydzielić doświadczonego mentora, który pomoże szybko przyspieszyć pracę. W praktyce godzina pracy mentora z nowicjuszem pozwala zaoszczędzić około tygodnia czasu nowego członka zespołu w porównaniu do samodzielnego przekopywania się przez informacje.
Gdy specjalista zapozna się z dokumentacją i podstawowymi informacjami technicznymi (co i jak uruchomić, jakie są dostępy i do czego), zacznij „zanurzać” go w szczegóły projektu – podaj coś, co nazywa się kontekstem. Zasadniczo opowiedz mu o specyfice zadań. Na przykład w projektach medycznych programiści często muszą pisać dużo dokumentacji technicznej i testów. Zdecydowanie powinieneś porozmawiać o tym na początku pracy i pokazać przykłady. Informacje te pomogą im szybciej dostosować się do projektu.
Trochę o workflow
Po zanurzeniu się w kontekście, nadszedł dobry czas, aby wprowadzić nowego członka zespołu IT w obieg pracy. O ile poprzedni etap można zrzucić na barki mentora, to ten jest zdecydowanie zadaniem dla project managera. Przedstaw: kto ma jakie role w projekcie, z kim i jak się komunikować, główne zadania developera i specyfikę procesów. Na przykład, w swojej pracy zespół praktykuje podział zadań na szereg podzadań z obowiązkowymi raportami pośrednimi. Ty, jako PM, powinieneś wyjaśnić nowemu pracownikowi, jak przejść przez wszystkie kroki zgodnie z algorytmem firmy.
Pamiętaj, aby omówić niektóre ogólne zasady (zwłaszcza jeśli projekt jest outsourcowany):
- nie wolno przyjmować żadnych zadań, których się nie rozumie;
- żadnych historii sprintu, które stanowią więcej niż 60% całkowitego potencjału;
- duże zadania powinny być podzielone na podzadania z wyjaśnieniami i wytłumaczeniami.
Jest to przykładowa lista tego, co i w jaki sposób specjalista IT może, lub czego nie może robić. Pozycje te zawsze można uzupełnić lub zmienić. Zadaniem project managera w tym przypadku jest ochrona nowicjusza i zespołu przed ewentualnymi pretensjami ze strony klienta.
Onboarding developerów idealnie kończy się na workflow. Estymacje i bezpośrednia realizacja projektu są następne, ale możesz dowiedzieć się więcej na ten temat w kolejnych artykułach z serii „Ściągawka dla project managera”.