Planowanie projektu IT: co może pójść nie tak

Według mnie faza planowania jest kluczowa, więc im dłużej i lepiej przygotujemy się do projektu w fazie planowania, tym większa szansa, że projekt pójdzie dobrze. Nie mniej czasem tak nie jest.

Dlaczego tak bywa, że projekt nie idzie dobrze:

1. Klient chce na szybko, na już, na wczoraj.

2. Klient nie wie, czego chce.

3. Po stronie klienta jest za dużo osób decyzyjnych, które nie mają czasu/chęci/ochoty podejmować decyzji.

4. Mamy za mało czasu.

5. Ulegamy presji klienta.

6. Mamy niedoświadczony zespół.

7. Współpracujemy z jakimś trzecim podmiotem, od ktorego jestesmy zależni.

8. Przejawiamy zbytni entuzjazm, że wszystko pójdzie dobrze (zazwyczaj nie idzie).

Przykład z życia 

Praca X, projekt Y. Klient poinformował nas w I kwartale roku, że w II kwartale będziemy robić dla niego projekt. Podpisaliśmy umowę i zarezerwowaliśmy moce. Tydzień/dwa przed datą startu podpytaliśmy klienta, czy wszystko bez zmian i czy możemy się spodziewać startu dnia X. Klient najpierw zwlekał z odpowiedzią, a następnie przesunął termin realizacji projektu na III kwartał. 

W III kwartale zaczęliśmy planowo: 

• Zrobiliśmy wycenę. 
• Oszacowaliśmy ryzyka.
• Zadaliśmy klientowi wieleee pytań dot. kwestii, które potrzebowaliśmy wyjaśnić, które jednak nie były stoperami do tego, żeby zacząć pracę. 
• Dobraliśmy zespół.
• Określiliśmy timeline i technologie. 
• Zaczęliśmy prace. 

Skończyliśmy prace, dochodząc do ściany, gdyż potrzebowaliśmy wykonać kilka kluczowych integracji, co do których nie mieliśmy odpowiedniej ilości danych. 

Zwróciliśmy się do klienta o informacje. Klient nas olał. Olewał nas na każdym callu statusowym, równocześnie pytając o to, jak idą inne projekty, kładąc jak najmniejszy nacisk na ten projekt i mówiąc nam, że nie jest on priorytetowy. Pingaliśmy klienta na komunikatorze codziennie. Ponieważ nie mogliśmy znaleźć rozwiązań, zaczęliśmy proponować własne, na które klient nie reagował. 

Ergo: kręciliśmy się w kółko, nie mając jednocześnie nikogo, kto by zaakceptował nasze pomysły. Na końcu klient się na nas wkurzył i powiedział, że skończy sobie to sam, gdyż nie spełniliśmy jego wymagań i zostało to źle zaplanowane. Klient zerwał z nami współpracę.

Co poszło nie tak

1. Klient nie podzielił się z nami pełną wiedza dot. działania projektu/produktu.
2. Klient nie miał/nie mógł się podzielić/nie chciał się z nami podzielić informacjami, które miał.
3. Klient chciał przerzucić na nas winę za niedostateczną komunikacje, jednakże po pokazaniu mu, że od kilku dni, tygodni i miesięcy pytamy o to prawie codziennie jednak zmienił zdanie.
4. Klient był świadomy, że robimy to po raz pierwszy, jednak wiedząc o jego problemach w zespole postanowiliśmy mu pomóc, żeby nie musiał przechodzić przez to sam.
5. Wykazaliśmy hurra optymizm i ufną wiarę w to, że nam się uda, bo mamy doświadczonych ludzi, którzy znają konkretną technologię i umieją zrobić takie integracje.
6. Zaczęliśmy bez kompletu informacji jeden z kluczowych tematów w tym projekcie. To był nasz sznur u szyi i decyzja, z której konsekwencjami musimy się mierzyć.
7. Odpowiedzialność po stronie klienta była rozproszona — żadna z osób tam pracujących nie była w stanie w żaden sposób nam pomóc.
8. Próba rozwiązania tego problemu i zwołania osobnego spotkania w tej sprawie zakończyła się fiaskiem. Klient obiecał, że przyprowadzi osobę techniczną, która nam pomoże w dotarciu do informacji, jednak tak się nie stało. Klient powiedział, że «da nam znać». Dał nam znać — o zakończeniu współpracy.
9. Klient sabotował nasze rozwiązania. Alternatywnie — zbywał je milczeniem.
10. Klient nie zainteresował się tym, że są problemy, nie był otwarty i transparentny.

Podsumowując

Umiejętność planowania jest jedną z najważniejszych hard skills PM-a w IT, ponieważ planowanie jest kluczowym etapem i fundamentem realizacji projektu. 

Dobrze skalkulowany plan nie tylko pozwala PM-om krok po kroku zbliżać się do celu końcowego, ale także przewiduje ewentualne problemy na wczesnym etapie. Im bardziej przejrzysty plan, tym lepszy efekt. Jednak niewłaściwe planowanie może mieć tragiczne konsekwencje — opóźnienie w stosunku do harmonogramu lub przekroczenie budżetu.

Doświadczeni kierownicy projektów podczas kursu PM Hard Skills radzą, jak uniknąć błędów w planowaniu. Jeśli chcesz zrobić plan projektu, aby później nie mieć problemów — zapisz się na kurs. 

Po zakończeniu PM Hard Skills będziesz potrafił samodzielnie zbierać wymagania, opisać plan projektu, określać budżet, robić P&L, kalkulować ryzyko, tworzyć i pracować z dokumentacją projektową dla klientów, inwestorów i zespołu.