Senior Project Manager: na czym polega ta rola

Senior PM to nie tylko wysoko postawiony tytuł, ale zdolność do bycia odpowiedzialnym za wszystko, od poprawy wyników finansowych projektu po zarządzanie innymi PM-ami. Senior nie gubi się w nieprzewidzianych okolicznościach i zachowuje spokój nawet pod presją klientów, okoliczności i kierownictwa. 

I najważniejsza rzecz: Senior dobrze zna strukturę projektu IT, wszystkie jego szczegóły, powiązania i jest w stanie pracować całkowicie niezależnie. 

Skąd biorą się PM-owie z takimi umiejętnościami i jak dochodzą do poziomu „Seniora”, porozmawiamy w dalszej części artykułu.

Dlaczego potrzebne są kwalifikacje Project Managerów

Poziomy junior, mid i senior są już szeroko stosowane w przypadku specjalistów technicznych w branży IT. Kierownicy projektów również posiadają poziomy kwalifikacji. Głównym celem klasyfikacji jest zrozumienie, któremu PM-owi można powierzyć złożony projekt. 

Gdy w organizacji zatrudnionych jest trzech menedżerów, kierownictwo zna umiejętności każdego z nich, ale w dużej firmie menedżerów może być kilkudziesięciu i nie da się znać ich wszystkich. Potrzebna jest pewnego rodzaju gradacja, aby zrozumieć: tym ludziom można powierzyć duże i złożone zlecenia, inni dobrze radzą sobie ze standardowymi, znanymi sytuacjami, a jeszcze inni mogą na razie pełnić jedynie rolę koordynatora zespołu, nie odpowiadając za terminy, budżety i ilość wykonanej pracy.

Warto rozważyć umiejętności wymagane dla każdej kwalifikacji:

• Junior – specjalista z 1-2-letnim doświadczeniem. Z reguły juniorzy pojawiają się na etapie, gdy prace zostały już rozpoczęte i działają zgodnie z gotowym sprawdzonym schematem, pod kierunkiem starszego menedżera. Aby rozpocząć samodzielną pracę nad projektem, junior nie ma jeszcze wystarczającej wiedzy i doświadczenia. Do jego głównych obowiązków będzie należało koordynowanie i facylitowanie działań zespołu. Junior nie jest odpowiedzialny za budżet, harmonogramy, koszty, ale raczej koordynuje pracę zespołu, może pełnić rolę Scrum Master-a. Juniorzy mogą również śledzić czas spędzony na zadaniach.
• Mid – pracownik z 2-3 letnim doświadczeniem, który jest już odpowiedzialny za koszty, terminy i zrealizowany zakres prac. Mid PM samodzielnie prowadzi standardowe projekty od początku do końca, jest odpowiedzialny za wskaźniki finansowe i inne cele trójkąta projektowego.
• Senior PM – menedżer z co najmniej 5-letnim doświadczeniem w zawodzie. Starszym kierownikom powierza się zarządzanie złożonymi projektami na dużą skalę. Oprócz standardowych obowiązków kierownika projektu, Senior PM nadzoruje również pracę innych kierowników projektów, przeprowadza rozmowy kwalifikacyjne i zatrudnia kandydatów na wolne stanowiska kierownicze. Senior PM doradza klientom w zakresie wyboru frameworków procesowych, dokonuje oceny przyszłego projektu, formułuje zalecenia w tekście umowy dotyczące ryzyka i akceptacji gotowego produktu.

Kiedy potrzebny jest wysoko wykwalifikowany PM

Podejmując decyzję o tym, któremu kierownikowi projektu przypisać nowy projekt, kierownictwo firmy bierze pod uwagę kilka czynników:

• Liczba osób w zespole: im więcej osób, tym trudniej nimi zarządzać i tym bardziej doświadczony powinien być kierownik. 
• Geograficzne i organizacyjne zróżnicowanie uczestników (np. jeśli zaangażowanych jest kilku wykonawców lub developerów zewnętrznych).
• Złożoność projektu: organizacyjna i techniczna. 
• Znaczenie klienta lub ryzyko związane z reputacją firmy w przypadku niepowodzenia.
• Rodzaj umowy, zgodnie z którą będziemy współpracować z klientem.

W zależności od danych wejściowych, kierownictwo firmy wybiera PM-a o odpowiednich umiejętnościach. W niektórych przypadkach wystarczy Junior Project Manager, ale w przypadku poważnych i dużych projektów wymagani są specjaliści wyższego poziomu.

Sytuacje, w których potrzebny jest doświadczony PM:

• Projekt długoterminowy, z dużym zespołem (25 lub więcej osób) lub kilkoma równoległymi zespołami.
• Ścisłe ograniczenia dotyczące czasu, budżetu i zakresu. W standardowych, szablonowych dla firmy przypadkach, Mid PM może być odpowiedzialny za projekt Fixed Price. Jeśli jednak pojawi się nieprzewidziany termin, który wymaga przyspieszonej pracy i dokładnych terminów, potrzebny jest Senior PM.
• Projekt, który jest unikalny lub nowy dla firmy, dla którego nie ma ustalonego schematu realizacji.
• Przekraczanie terminów, budżetu i groźba utraty klienta. Sytuacja, w której do rozwiązania problemu potrzebne są natychmiastowe działania kryzysowe.
• Organizowanie pracy i zarządzanie zespołami PM-ów, budowanie procesów w firmie.

Senior PM to kierownik projektu, który potrafi zrobić wszystko: zakończyć kryzysowy projekt z zyskiem, negocjować z niezadowolonym klientem, organizować pracę innych kierowników. Następnie zobaczmy, jakie cechy osobiste i umiejętności zawodowe pomagają menedżerowi z powodzeniem zakończyć duże projekty i rozpocząć kolejne.

Wizerunek Seniora

Uważa się, że aby zostać „Seniorem” należy przepracować 5 lub więcej lat na stanowisku Mid PM-a, ale ramy czasowe nie zawsze są wyznacznikiem doświadczenia. Menedżerowie stają się prawdziwymi Seniorami nie ze względu na ich staż pracy, ale ze względu na ich zdolność do rozwiązywania złożonych zadań i brania odpowiedzialności za postępy i wyniki projektu.

Czym zajmuje się Senior PM:

• Prowadzi duże projekty: sześciomiesięczne lub dłuższe z 25 lub więcej osobami w zespole. 
• Potrafi skutecznie radzić sobie z sytuacjami kryzysowymi, w szczególności eskalacjami ze strony klientów: nie stresuje się, ale rozwiązuje problem. 
• Zaangażowany w presale: współpracuje z klientem nawet na etapie przed podpisaniem i uruchomieniem umowy. Chociaż w niektórych firmach Mid PM-owie są również zaangażowani w presale. 
• Wie, jak pracować z umowami, nie z częścią prawną, ale z devilery: jak określić właściwe założenia i ograniczyć obszar odpowiedzialności firmy outsourcingowej, aby nie było nadmiernych skarg ze strony klienta. Potrafi doradzić klientowi właściwy rodzaj umowy. 
• Wie, jak pracować z różnymi procesami i wdrażać procesy zarządzania projektami w organizacji. Na przykład, przychodzisz do zespołu PM-ów i nikt tam nie używa umiejętności zarządzania zmianą. Senior potrafi koordynować pracę pozostałych PM-ów, opracowywać dokumentację procesów, a następnie wdrażać te procesy i monitorować ich skuteczność. 
• Odpowiada za PnL (Profits and Losses statement), chociaż w wielu firmach raportowaniem finansowym mogą zajmować się również Mid PM-owie . Senior może być również odpowiedzialny za PnL grup projektów, powiązanych lub niepowiązanych.
• Zarządza portfelami i programami.
• Zarządza zespołami PM-ów i w związku z tym jest zaangażowany w zatrudnianie, przeprowadza rozmów kwalifikacyjnych i umie właściwie wybrać pracowników na stanowisko Project Managera.

Potencjalne problemy z pracownikiem ujawniają się już na etapie rozmowy kwalifikacyjnej na dane stanowisko. Dotyczy to nadmiernej pewności siebie kandydata: osoba jest pewna błędnych przekonań, uważa, że już wszystko wie, nie dopuszcza wątpliwości co do swojego punktu widzenia. Nauczanie takiego PM-a będzie bardzo trudne. A jeśli dodatkowo kandydat przerywa, nawet podczas rozmowy kwalifikacyjnej, oznacza to, że zrobi to samo w rozmowie z klientem.

Co musi umieć kandydat na stanowisko Seniora

Wymagania, które są najczęściej wysuwane wobec Seniorów, obejmują umiejętność rozpoczęcia projektu od zera, znajomość metodologii i frameworków projektowych, zrozumienie procesów projektowych i modelu SDLC. 

Jeśli w swoim CV masz udokumentowane doświadczenie w skutecznym rozwiązywaniu złożonych problemów, ratowaniu kryzysowych projektów i dyplomatycznym rozwiązywaniu sytuacji konfliktowych, prawdopodobnie możesz kwalifikować się na stanowisko Seniora.

Warto przeanalizować również inne kryteria: 

• Ukończone projekty: jak się zakończyły i dlaczego.
• Rodzaje poprzednich projektów i stopień odpowiedzialności w nich.
• Wielkość zespołów, z którymi wcześniej pracowano, doświadczenie w kierowaniu zespołami zdalnymi. 
• W jaki sposób problemy napotkane w trakcie pracy zostały lub nie zostały rozwiązane.
• Jak dobrze rozwinięta jest własna inicjatywa, umiejętność panowania nad emocjami, dyplomacja.

Jedną z ważnych umiejętności miękkich Senior PM-a jest umiejętność budowania komunikacji, zachowania równowagi w sytuacjach kryzysowych i odpowiedniego reagowania na konflikty w zespole lub z klientem.

Gdy dochodzi do eskalacji konfliktu z klientem, zadaniem PM-a jest znalezienie rozwiązania, które nie tylko zadowoli klienta, ale też będzie opłacalne dla firmy. Uspokojenie klienta, zapewnienie go o szybkim rozwiązaniu problemu, poradzenie sobie z sytuacją w zespole – to umiejętności, które przychodzą wraz z doświadczeniem.

Umiejętności Senior PM-a: 

• Zna różne modele procesów i frameworki, rozumie specyfikę projektu i wybiera konkretny, odpowiedni framework dla tego projektu, a nie używa np. Scruma, tylko dlatego, że zna tylko Scruma.
• Potrafi pracować z umowami.
• Rozumie modele zaangażowania, rozumie nie tylko, jaka jest różnica między Fixed-Price a Time and Material, ale także czym są na przykład usługi managed services, staff augmentation, w zasadzie rozumie, jakie usługi firma outsourcingowa może świadczyć klientowi, jaką usługę lepiej mu polecić. Znajomość modeli zaangażowania pozwala menedżerowi zrozumieć, gdzie klient ma rację w swoich roszczeniach, a gdzie po prostu myli modele zaangażowania i należy to wyjaśnić.
• Planuje i monitoruje duże projekty, zarządza zespołami programistów.
• Zna techniki pracy z projektami Fixed-Price, zwłaszcza złożonymi projektami z dużą liczbą zależności.
• Zarządza finansami projektu.
• Radzi sobie z eskalacjami i konfliktami.
• Prowadzi złożone negocjacje i rozmowy z najwyższym kierownictwem.

Senior PM nie tylko samodzielnie zarządza dużymi i złożonymi projektami, ale także koordynuje pracę mniej doświadczonych kierowników lub bezpośrednio zarządza zespołami PM-ów. Zarządzanie jest potrzebne, aby upewnić się, że praca przebiega zgodnie z planem: Senior monitoruje proces, doradza PM-om, rozwiązuje i zapobiega problemom. Innym aspektem zarządzania jest synchronizacja pracy, tworzenie wspólnej wartości, np. automatyzacja procesu biznesowego dla kilku zespołów.

Co dalej

Może się wydawać, że Senior to ostatni krok w rozwoju menedżera. W rzeczywistości, wraz z uzyskaniem kwalifikacji Senior Project Managera, rozwój kariery się nie kończy. Wszystko zależy od specjalizacji, którą wybierze specjalista chcący rozwijać się zawodowo.

Doświadczony Senior PM może rozwijać się dalej i kwalifikować się na stanowiska takie jak:

• Portfolio Manager, który zarządza portfelem projektów, które są od siebie niezależne. Cały portfel może znajdować się w tej samej domenie, ale nie jest to konieczne. Głównym zadaniem portfolio managera jest upewnienie się, że praca przebiega zgodnie z planem i że problemy są rozwiązywane na czas.
• Program Manager zarządza zestawem powiązanych projektów. Obowiązki obejmują tworzenie planu, budowanie pracy programu jako całości, synchronizację wszystkich projektów i tworzenie wspólnej wartości. Zazwyczaj jest to zarządzane przez innych wyspecjalizowanych PM, którzy raportują do Program Managera. 
• PMO Head (kierownik biura projektów), który może być zarówno zaangażowany w rozwój i ułatwianie procesów, jak i odpowiedzialny za jakość realizacji projektów w firmie.
• Account manager, którego głównym zadaniem będzie nawiązywanie relacji biznesowych z klientem, budowanie komunikacji i proponowanie nowych rozwiązań korzystnych dla firmy i klientów.
• Kierownik lub Chief Delivery Officer, który będzie odpowiedzialny nie tylko bezpośrednio za zarządzanie projektami, ale także za inne aspekty rozwoju i wytwarzania oprogramowania. 
• Konsultant. Senior PM może dzielić się swoją wiedzą i doświadczeniem z innymi kolegami, doradzać firmom w zakresie procesów rozwoju projektów, zarządzania kryzysowego i innych kwestii.

Senior PM to kwalifikacja, a nie stanowisko, więc w jednej firmie Senior może być portfolio managerem, a w innej program managerem. W mniejszej firmie może to być PMO head (odpowiedzialny za wszystkie realizacje) lub rola wyłącznie wspierająca i doradcza, w zależności od organizacji.

Kwalifikacja Senior PM to naturalna ścieżka kariery dla każdego kierownika projektu. Jeśli nie boisz się ryzyka, konfliktów i rozwiązywania sytuacji kryzysowych, warto iść naprzód, przewidując możliwe trudności, z powodzeniem realizując najbardziej złożone i interesujące projekty.