Wiedza bez usystematyzowania jest jak biblioteka bez półek: niby jest jej dużo, ale leży w bałaganie, przydatne rzeczy obok zupełnie nieistotnych. Ale jeśli masz odpowiednie półki, łatwo jest stworzyć własną strukturę i szybko znaleźć odpowiednią książkę.
W tym artykule zebraliśmy główne narzędzia i oprogramowanie, które pomogą stworzyć podstawę pracy i rozwoju kariery zawodowej analityka biznesowego.
BA instruments
Główną częścią pracy analityka biznesowego jest poznanie wymagań klienta, udokumentowanie ich i przekształcenie w zadania dla programistów. Aby zebrać naprawdę dobre wymagania, które doprowadzą do stworzenia udanego produktu, analityk biznesowy musi umieć: analizować problemy i potrzeby użytkowników, wizualizować informacje dla klienta i zespołu oraz tworzyć i aktualizować dokumenty projektowe.
Dokumentacja wymagań
Wymagania w analizie biznesowej to jasne opisy tego, co powinno być zaimplementowane w produkcie: zachowanie systemu, właściwości i atrybuty.
Dokumenty wymagań dzielą się na trzy poziomy:
- PRD – Product Requirement Document – wysokopoziomowy opis wymagań klienta (jednostki lub organizacji), umowa na stworzenie produktu pomiędzy klientem a wykonawcą, główny dokument w projekcie.
- BRD – Business Requirement Document – wymagania biznesowe. Cele i zadania, które użytkownik będzie mógł rozwiązać za pomocą systemu.
- SRS – Soft Requirement Specification – wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne bezpośrednio dla zespołu programistów; to co pomoże użytkownikom wykonać zadania w ramach wymagań biznesowych.
BA pracuje z wymaganiami na wszystkich poziomach a przy dokumentacji SRS może być wspomagany przez lidera zespołu lub technicznego kierownika projektu.
Użytkownik i system: User Story i Use Case
Historyjka użytkownika (User Story) to proste i skuteczne narzędzie, które pomaga spojrzeć na produkt oczami klienta. User Stories budowane są z wykorzystaniem szablonu: „Ja, jako (użytkownik) chcę/mogę (działanie) w celu (wartość)” i odpowiada na trzy pytania: Kto? Co? Dlaczego?
Na przykład: „Ja, jako zarejestrowany użytkownik, chcę umieszczać zdjęcia w galerii, aby je pokazywać lub sprzedawać innym”.
User Story opisują wymagania interesariuszy w języku użytkownika, dlatego historyjki są tak skuteczne w komunikacji z klientami, którzy mają trudności z postrzeganiem informacji w kategoriach programowania. Podczas zbierania wymagań analityk biznesowy skupia się na zachowaniu użytkownika i reakcjach systemu na to zachowanie, nie zagłębiając się w techniczne szczegóły implementacji.
Przypadek użycia (Use Case) – opisuje sposób, w jaki system wchodzi w interakcje z aktorami zewnętrznymi: użytkownikami lub innymi systemami.
Use Case odpowiada za funkcje systemu w kategoriach zrozumiałych dla klienta i użytecznych dla programistów:
- działania użytkownika w stosunku do systemu;
- reakcja systemu na działania użytkownika.
Przeanalizujmy funkcję rejestracji użytkownika na stronie internetowej.
Warunki wstępne: Użytkownik znajduje się na stronie rejestracji.
Podstawowy scenariusz dla użytkownika:
- Użytkownik klika przycisk „Rejestracja”.
- System wyświetla na ekranie formularz rejestracyjny.
- Użytkownik wypełnia sugerowane pola i klika przycisk wyślij formularz.
- System waliduje formularz i wysyła dane do serwera.
- System rejestruje użytkownika i wysyła wiadomość z potwierdzeniem rejestracji na podany adres e-mail.
- Użytkownik otrzymuje wiadomość z potwierdzeniem rejestracji na podany wcześniej adres e-mail.
Kolejny atrybut Use Case to opis alternatywnych scenariuszy – zachowań użytkownika i systemu w przypadku, gdy nie uda się zrealizować scenariusza głównego. Na przykład użytkownik błędnie wypełnił formularz lub taki mail jest już zarejestrowany w systemie.
Wizualizacja: UML, Prototypowanie, UX/UI
UML (Unified Modeling Language) to standard modelowania służący do opisywania elementów systemu. Analityk biznesowy może tworzyć UML w dowolnej formie. Nie jest konieczna znajomość wszystkich akademickich zasad budowania tabel i diagramów, ale na poziomie podstawowym należy mieć przynajmniej ogólne pojęcie o tym, jak przekształcić dane w wizualny model systemu.
Celem analityki UX/UI jest zrozumienie wzorców zachowań w celu stworzenia produktu łatwego w obsłudze.
Przy tym BA nie musi być projektantem, wystarczy znać podstawy, aby uwzględnić doświadczenia i zachowania użytkowników. Na przykład ludzie mogą korzystać z produktu z różnych urządzeń: jeśli jest to usługa zamawiania taksówek, to głównym urządzeniem użytkownika będzie smartfon, więc aplikacja musi działać i wyglądać równie dobrze z różnymi wersjami OS i rozmiarami ekranu.
Prototypowanie to proces tworzenia wizualnego modelu ruchu użytkownika przez produkt: stronę internetową, aplikację, usługę. Narzędzie to służy do prezentacji pomysłu interesariuszom, testowania logiki produktu oraz walidacji koncepcji w zespole.
Badanie aktywności użytkowników
Podstawowe metryki produktu, które są wykorzystywane w analizie aktywności użytkowników:
- DAU (Daily Active Users) – liczba unikatowych klientów w ciągu jednego dnia.
- MAU (Monthly Active Users) – liczba unikatowych klientów, którzy korzystali z produktu w ciągu miesiąca.
- WAU (Weekly Active Users) – liczba unikatowych klientów w ciągu jednego tygodnia.
- Churn – odsetek użytkowników, którzy zrezygnowali z produktu.
W rzeczywistości istnieje wiele więcej metryk niż cztery, a terminologia i akronimy mogą się różnić dla każdego obszaru. Na przykład, jeśli chodzi o reklamę internetową, będzie to CPM (Cost Per Mille) – koszt za tysiąc wyświetleń, a CPA (Cost Per Action) – koszt za ukierunkowane działanie użytkownika.
Analitycy biznesowi muszą po prostu znać terminologię branży, w której pracują, bo takie metryki siłą rzeczy pojawiają się przy okazji ilościowych i jakościowych metryk klientów.
BA software
Oprogramowanie niezbędne do skutecznego prowadzenia działalności Analizy Biznesowej można podzielić na trzy duże grupy:
- Tworzenie dokumentów, obrazów, prezentacji, arkuszy kalkulacyjnych, prototypów i diagramów: Google docs, inVision Studio itp.
- Organizowanie interakcji online, właściwe zbieranie wymagań w Jira i podobnych narzędziach.
- Śledzenie zależności między wymaganiami, praca z danymi i inną analityką: Google analytics, Amplitude, Mixpanel.
Praca z danymi
Analityk biznesowy przetwarza wiele różnych zgłoszeń od interesariuszy produktu: najpierw identyfikuje ich wymagania, następnie wyszczególnia je i nadaje im priorytety. Zebrane i przetworzone wymagania trzeba uporządkować, a to łatwiej zrobić w Google docs, Confluence lub innych podobnych programach, takich jak Notion czy Wiki.
Google docs to edytor tekstu online do pracy wspólnej w czasie rzeczywistym. Użytkownicy z prawami dostępu mogą dodawać komentarze i edytować dokumenty. Zmiany są automatycznie zapisywane, podobnie jak cała historia pracy.
Confluence to korporacyjny system wiki do gromadzenia i udostępniania wiedzy, tworzenia stron internetowych i dokumentów. Confluence jest głęboko zintegrowany z Jirą, ponieważ są to produkty tej samej firmy, Atlassian.
Nie ma znaczenia, z czym będzie pracował BA, każde narzędzie ma swoje zalety i wady, ale ogólnie rzecz biorąc, rozwiązują te same problemy.
Prototypowanie
Po przetworzeniu danych i sformułowaniu wymagań następuje czas na wyznaczenie zadań, prototypowanie rozwiązań i modelowanie procesów biznesowych. Tutaj potrzebne jest oprogramowanie do tworzenia diagramów, makiet, wzorów interfejsów użytkownika.
- Balsamiq – do tworzenia wireframe-ów i mockup-ów. Można rysować proste kształty, bloki tekstu, okna aplikacji, strzałki, przyciski, tabele. Stworzony layout zapisywany jest w formacie PDF lub PNG.
- Lucidchart – do tworzenia diagramów. Nadaje się do tworzenia diagramów przepływu, szablonów stron internetowych, map mentalnych, interaktywnych układów. Kilku użytkowników pracuje jednocześnie nad procesem, jest czat grupowy. Wynik pracy jest zapisywany w formacie PDF, PNG, JPG.
- inVision Studio – do przekształcania projektów w dynamiczne prototypy i makiety z elementami interaktywnymi.
Jeśli BA potrzebuje stworzyć mały prototyp aplikacji mobilnej, to najlepiej będzie to zrobić w inVision Studio. Program jest prosty, intuicyjny i wykonanie kilku kroków użytkownika zajmuje 2-3 godziny: klient może kliknąć na link, „stuknąć” i coś się stanie. Jeśli BA nigdy nie pracował z narzędziami do prototypowania, inVision jest dobrym miejscem do rozpoczęcia.
Task-trackers
PM i BA to osoby, które są odpowiedzialne za komunikację w projekcie. Analityk biznesowy zbiera wymagania, wyznacza zadania, wyjaśnia, monitoruje wykonanie wraz z kierownikiem projektu. Dlatego znajomość task trackerów jest obowiązkową, podstawową umiejętnością zarówno PM-ów, jak i BA-ów. Najpopularniejsze narzędzia do komunikacji w zespole to Jira, Trello, Asana.
Jira – pomaga śledzić i organizować procesy pracy w firmie. Program można łatwo dostosować do zarządzania wymaganiami: można zdefiniować różne typy zadań z własnym workflow, uprawnieniami dostępu, dodatkowymi polami, widocznością pól, komentarzami.
Trello – praca zespołowa z małymi projektami. Wizualnie wygląda jak „tablica” z kartami zadań. Dodajesz komentarze, terminy, przypisujesz odpowiedzialnych użytkowników do zadań. Użytkowników i tablice można łączyć w zespoły, a uczestnicy są natychmiast powiadamiani o zmianach i nowych zadaniach.
Asana – pomaga organizować zadania i rozdzielać pracę w małych zespołach lub indywidualnie, każdy zespół może stworzyć swój obszar roboczy: są komentarze, tagi, ustawienie powtarzających się zadań, możliwość dołączania plików, powiadomienia.
Najpopularniejszym oprogramowaniem jest Jira: skalowalna, elastyczna i wiodąca na rynku wśród trackerów zadań, ale w zależności od firmy może to być również inne oprogramowanie.
Analityka wydarzeń
Analityka wydarzeń lub sesji pokazuje, jakie zdarzenia na stronie lub w aplikacji miały miejsce w ramach jednej sesji. Na przykład, ile osób odwiedziło witrynę/pobrało aplikację, jakie grupy demograficzne użytkowników korzystają z produktu, średni czas spędzony w witrynie, najczęściej odwiedzane strony, bounce rate.
Google analytics: szczegółowe statystyki odwiedzin, informacje analityczne na pulpicie nawigacyjnym lub w postaci dostosowywanych raportów. Google szkoli użytkowników w zakresie korzystania z usługi w formie samouczków wideo dla każdej sekcji w ramach bezpłatnych kursów online Akademii Analytics.
Do praktycznego szkolenia Google udostępnia testowe konto demo. Tutaj na przykładzie prawdziwego sklepu można wizualizować wszystkie metryki: źródła ruchu, dane o zachowaniach użytkowników i dane o transakcjach. Można przeglądać standardowe raporty lub tworzyć własne dashboardy.
Analityka behawioralna
Również analityka, ale z gwiazdką. Chodzi bardziej o to, jak zachowuje się konkretny użytkownik podczas interakcji z produktem. Badanie analityki behawioralnej jest niezbędne w przypadku gier, platform internetowych, sklepów internetowych: gdzie użytkownik kliknął, w jakim momencie itp.
Amplitude – pomaga śledzić, jak użytkownik wchodzi w interakcję z produktem: śledzi zdarzenia, mierzy konwersję, segmentuje użytkowników.
Mixpanel – analityka dla systemów mobilnych, śledzi działania odwiedzających w czasie rzeczywistym, zbiera dane o każdym działaniu klienta.
Kiedy podstawowe narzędzia zostaną opanowane, nie oznacza to, że czas przestać się rozwijać i po prostu „pójść na łatwiznę”.
Wszystko się zmienia, pojawiają się nowe metody i produkty programistyczne. Dlatego tak ważne jest, aby BA, podobnie jak inni specjaliści, systematycznie rozbudowywali własną „bibliotekę wiedzy” i budowali strategię ciągłego rozwoju.