Umiejętność pracy z systemem zarządzania projektami Jira nie tylko ułatwia „życie” menedżerom, ale także dodaje punktów kandydatom na stanowiska Project i Product Managera. Nawet w ofertach pracy na stanowiska Junior, w wymaganiach dotyczących hard skills często pojawia się znajomość tego narzędzia. Dlatego postanowiliśmy podzielić się kilkoma wskazówkami dotyczącymi pracy z Jira, które z pewnością przydadzą się w praktyce i podniosą Twoją wartość jako specjalisty, ale najpierw trochę więcej o samym systemie.
System zarządzania projektami z dużymi możliwościami
Jira to cały zestaw rozwiązań technicznych, które pomagają menedżerom w optymalizacji zarządzania projektami: pomogą lepiej planować i rozdzielać zadania oraz kontrolować procesy i wyniki pracy zespołu. Duża funkcjonalność sprawia, że można znacznie zwiększyć efektywność pracy zespołu i zaoszczędzić sporo komórek nerwowych samemu menedżerowi.
Jedną z głównych cech Jiry jest możliwość pracy według metodologii Kanban lub Scrum bez dodatkowej konfiguracji. Możliwa jest również integracja z wieloma usługami takimi jak Github, Gmail, Slack oraz szeroka lista wtyczek. Wszystko to razem sprawia, że system jest maksymalnie elastyczny i pozwala na dostosowanie go do zarządzania projektami o różnym stopniu złożoności.
Nic dziwnego, że wiele firm IT wdraża Jirę i chętniej daje ofertę menedżerom posiadającym niezbędną wiedzę techniczną. Każda poniższa wskazówka pomoże maksymalnie wykorzystać potencjał pracy z systemem zarządzania projektami, poprawić osobistą produktywność i podnieść swoją ocenę w oczach kierownictwa i zespołu.
Wskazówka 1: Wybierz odpowiedni szablon i typ projektu
„Jak statek nazwiesz, tak on i popłynie” – to sformułowanie sprawdza się również przy rozpoczynaniu pracy w Jira, która zaczyna się od wyboru szablonu dla nowego projektu. Dla działów rozwojowych optymalny jest Software Development, z wbudowanymi już narzędziami do najpopularniejszych metodyk Scrum i Kanban. Następnie system zabierze Cię do wyboru typu projektu – kierowanego przez zespół lub przez firmę. Ten krok jest bardzo ważny, ponieważ każda opcja ma swoje cechy charakterystyczne, które następnie wpływają na możliwości zarządzania przepływem pracy w Jira.
Główne cechy dwóch typów projektów w Jira:
Jeśli prowadzisz projekt dla klienta lub duży i złożony projekt wewnętrzny, wybierz typ „prowadzony przez firmę”. W ten sposób uzyskasz:
- większa elastyczność w konfigurowaniu zadań i przyznawaniu dostępów;
- większe możliwości automatyzacji procesów;
- wysoki potencjał skalowalności.
W praktyce, większość menedżerów w firmach outsourcingowych i produktowych daje pierwszeństwo opcji „zarządzany przez firmę” przy wyborze typu projektu w Jira. Opcja „zarządzany przez zespół” jest zwykle wybierana dla wewnątrz zespołowych mini-projektów.
Wskazówka 2: Przypisanie odpowiednich praw dostępu i ról
Podczas pracy nad dowolnym projektem pojawia się pytanie organizacji dostępów: komu i jakie prawa nadać. W Jira jest maksymalna elastyczność, ale nadal istnieją niuanse.
Tabela praw dostępu i ról w systemie zarządzania projektami:
Prawa dostępu definiuje się zwykle podczas tworzenia projektu, ale można to też zrobić w menu ustawień w czasie uruchamiania. Jeszcze ciekawsze są role – można tworzyć pochodne głównych ról i rozszerzać lub ograniczać ich możliwości. Na przykład często Administrator deleguje część swoich funkcji do określonych członków. To „przywołuje pułapki” związane z wyborem odpowiedniego typu projektu – w przypadku „zarządzania zespołem” każdy członek może mieć tylko jedną rolę, co bywa bardzo niewygodne.
Jeszcze więcej o szczególnych cechach konfigurowania i pracy w Jira dowiesz się od ekspertów IAMPM na kursach zarządzania projektami i rozwoju ekspertów technicznych, takich jak TechMind i DAO PM. Studenci na kursach otrzymują praktyczne doświadczenie całego cyklu życia projektu IT w systemie, od zarządzania zespołem po analitykę.
Wskazówka 3: Optymalizacja dashboard menedżera
Jedną z „rodzynek” Jiry jest udostępnianie różnych raportów online w postaci wygodnego dashboardu lub pulpitu nawigacyjnego. Zalecamy optymalizację tego narzędzia, aby obsługa danych była szybsza i łatwiejsza.
- Domyślnie system udostępnia Default Dashboard – zaleca się nie korzystać z niego lub pozostawiać na nim jedynie ogólne informacje. Powodem jest to, że ten pulpit jest zawsze dostępny dla wszystkich członków projektu. Jeśli chcesz mieć elastyczność w dostępności, skorzystaj z funkcji New Dashboard.
- Nie ma ograniczeń w tworzeniu dashboardów w Jira – zalecamy stworzenie kilku osobnych dla każdego projektu, dzieląc je na typy danych operacyjnych, analitycznych i strategicznych. W codziennej pracy prawdopodobnie będziesz potrzebował dwóch pierwszych kategorii, więc koniecznie zoptymalizuj je.
- Każdy dashboard to „kafelki” z określonymi gadżetami – zalecamy dodanie ich nie więcej niż 5-6 na dashboard dla lepszej percepcji informacji. Skorzystaj również z opcji dostosowywania: wybierz wyraźną nazwę dla gadżetu, niestandardowy kolor etykiety, wygodny rozmiar i lokalizację na tablicy.
Ogólnie rzecz biorąc, Jira oferuje bardzo szerokie możliwości tworzenia przyjaznych dla użytkownika pulpitów i dostosowywania. Jest powszechnie uważana za jeden z najbardziej przyjaznych systemów zarządzania projektami pod względem zarządzania informacjami i danymi.
Wskazówka 4: Ułatwienie pracy dzięki skrótom klawiaturowym
Istnieją dwa rodzaje użytkowników Jiry: pierwsi używają tylko myszy do poruszania się po systemie, a ci drudzy oszczędzają czas, używając ” skrótów klawiaturowych”. Na przykład, jeśli chcesz szybko przeskoczyć do pulpitu nawigacyjnego, naciśnij klawisz „g”, a następnie klawisz „d”, a jeśli interesuje Cię szybkie wyszukiwanie, naciśnij zwykły ukośnik „/”. W projekcie oszczędzaj czas na przełączaniu się pomiędzy Product Backlog, Sprint Backlog/Kanban Board i Reports – używaj „1”, „2”, „3”.
Jeszcze więcej kombinacji:
Czy chcecie zobaczyć więcej skrótów bezpośrednio podczas pracy w Jira? Naciśnij „Shift + /” lub „?”, aby otworzyć okno dialogowe skrótów. Pamiętaj tylko, że kursor nie może być w tym czasie w żadnym polu wprowadzania tekstu.
Wskazówka 5: Ustawienie optymalnego workflow
To Do, In Process, Done – to trzy statusy zadań w Jira, które są dostępne „domyślnie” w Workflow. W razie potrzeby zawsze możesz dodać kolejny krok pośredni lub kilka. Wizualna i funkcjonalna prostota Workflow polega na tym, że każdy status to kolumna, pomiędzy którą możesz przenosić zadania w dowolnej kolejności.
Z jednej strony pozwala to na optymalizację i skalowanie procesów na dowolnym projekcie, ale z drugiej strony ta swoboda działania może powodować zamieszanie przy dużej liczbie zadań i statusów. Rozwiązaniem jest skonfigurowanie pewnych reguł w Workflow. Ta wskazówka pozwoli nie tylko uniknąć chaosu, ale także zautomatyzować, przyspieszyć i uprościć proces kontroli zadań.
Ustawienie określonych reguł w Workflow:
- Przejdź do dowolnego typu zadania w projekcie.
- Kliknij przycisk „Zmień przepływ pracy” w interfejsie redakcyjnym.
- Zmień logikę biznesową procesów w otwartym oknie z domyślnym diagramem przepływu pracy. Aby to zrobić, utwórz pożądany łańcuch przejść zadań z jednego statusu do drugiego za pomocą prostych narzędzi – Status, Przejście i Reguła.
Dostosowanie Workflow do konkretnego projektu oraz automatyzacja innych rutyn znacznie przyspiesza pracę menedżera, uwalniając jego czas na ważniejsze zadania. Co jeszcze można zoptymalizować w Jirze i jak efektywnie wykorzystać cały potencjał systemu, opowiedzą prelegenci kursu DAO PM
Użyją własnych przykładów, aby pokazać i nauczyć Cię, jak uzyskać jak najwięcej z systemu przy najmniejszym nakładzie Twojego czasu. Po ukończeniu kursu nie tylko osiągniesz nowy poziom zarządzania projektami, ale także znacząco zwiększysz swoją wartość jako PM.
Zamiast wniosków
Jira to jeden z najbardziej zaawansowanych systemów zarządzania projektami o dużej elastyczności. Pomaga menedżerom przenieść efektywność własną i zespołu na zupełnie nowy poziom. To dobrze tłumaczy tendencję „łowców” do szukania przede wszystkim PM-ów, którzy dobrze znają Jirę i potrafią dostosować jej funkcje do każdego zadania. Tak więc praktyczne umiejętności i wskazówki, ukończone kursy i oficjalny certyfikat od Atlassian z pewnością dodadzą punktów podczas rozmów kwalifikacyjnych lub rozmów o awansie – to przypadek, w którym znajomość danego narzędzia ma bezpośredni wpływ na stawkę.