Procesy HR w firmach IT: praktyczne wskazówki dla rekruterów i specjalistów HR

Praca menedżera HR leży na przecięciu interesów kandydatów, pracowników i firmy, dlatego jego zadaniem jest tworzenie i ulepszanie procesów HR w taki sposób, aby zmaksymalizować wartość dla każdej ze stron.

Iryna Dyachenko, HR Business Partner w GlobalLogic, trener kursów dla młodych specjalistów HR i konsultant firm w zakresie budowania procesów HR, która ma ponad 7-letnie doświadczenie w HR, pomoże nam zrozumieć kluczowe procesy.

W tym artykule zdefiniujemy, z jakich etapów składają się procesy HR i jak wpływają one na sukces organizacji.

Procesy HR to ustalone, spójne działania i procedury wykorzystywane w pracy działu HR w celu zapewnienia efektywnego i systematycznego zarządzania personelem, co pomoże firmie osiągnąć jej cele.

Procesy HR mogą być zarówno ustandaryzowane, jak i dostosowane do potrzeb firmy i jej specyfiki. Na podstawie obszaru działalności i liczby pracowników można określić optymalny zestaw procesów HR, który w pełni zaspokoi potrzeby firmy w danym okresie.

№1. Rekrutacja i selekcja pracowników

Rekrutacja i selekcja mają na celu przyciągnięcie i wybranie najlepszych kandydatów, którzy będą odpowiedni na wolne stanowiska pracy w firmie. Przyjrzyjmy się bliżej głównym etapom tego procesu HR:

1. Zrozumienie potrzeb biznesowych i ofert pracy

Firma musi dowiedzieć się, jakie stanowiska musi obsadzić, jakie są jej oczekiwania i wymagania wobec potencjalnych kandydatów. Nie można rozpocząć poszukiwań chaotycznie! Trzeba jasno określić, kogo się szuka, dlaczego i co chce się uzyskać ze współpracy.

2.  Ogłoszenie naboru i poszukiwanie kandydatów

Firma powinna ogłosić wolne stanowisko i rozpocząć poszukiwanie kandydatów za pośrednictwem różnych kanałów, takich jak własna strona internetowa, media społecznościowe, strony z ofertami pracy (portale pracy), agencje rekrutacyjne lub inne, w zależności od możliwości biznesowych.

3. Ocena kandydatów i rozmowa kwalifikacyjna

Przede wszystkim rekruter powinien wybrać tych specjalistów, którzy najlepiej spełniają wymagania stanowiska. Ocena kandydatów jest ważona według wcześniej zdefiniowanych kryteriów. Musisz zrozumieć, jaki zestaw kompetencji i cech powinien posiadać potencjalny przyszły pracownik.

Z wybranymi kandydatami, którzy przeszli pierwszą weryfikację, należy przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną. Podczas rozmowy będziesz mógł dowiedzieć się więcej o umiejętnościach, doświadczeniu i motywacji kandydata, który zgłosił się na dane stanowisko lub którego znalazłeś sam.

Należy budować kulturę rozmów kwalifikacyjnych, która jest przyjemna dla kandydatów, ponieważ na tym etapie osoba podświadomie decyduje, czy jest gotowa na przejście do firmy. Rozmowa kwalifikacyjna, podczas której kandydat czuje się przesłuchiwany, nie przynosi żadnych korzyści. O wiele bardziej wartościowe jest to, że kandydat jest zmotywowany po rozmowie i rozumie, że jest to stanowisko, na którym będzie mógł spełnić swoje potrzeby.

4. Wybór kandydatów, oferta pracy i onboarding

Mając pełny obraz kandydatów po rozmowach kwalifikacyjnych, będziesz w stanie określić, którzy z nich będą pasować do firmy i którym jesteś gotowy złożyć ofertę pracy. Proces ten powinien być proaktywny. Jest mało prawdopodobne, aby kandydat czekał trzy miesiące, aż się do niego odezwiesz. Ponieważ ryzyko utraty potencjalnego pracownika jest wysokie, Twoim obowiązkiem jest przekazanie kandydatowi informacji zwrotnej i zaoferowanie mu pracy tak szybko, jak to możliwe.

Nawet po złożeniu oferty pracy należy upewnić się, że nowy pracownik czuje się komfortowo w procesie adaptacji i onboardingu.

№2. Ocena i rozwój pracowników

Ocena i rozwój personelu to kompleksowy proces, który obejmuje systematyczną ocenę umiejętności i kompetencji zawodowych pracowników. Gdy kandydaci przyjmą ofertę pracy, są już pracownikami Twojej firmy. Powinieneś być zainteresowany ich rozwojem, aby byli jak najbardziej zaangażowani, zmotywowani i produktywni, ponieważ ma to bezpośredni wpływ na konkurencyjność Twojej firmy.

W tym procesie HR można wyróżnić następujące etapy:

1. Zdefiniowanie celów oceny i rozwoju pracowników. Musisz zrozumieć, dlaczego Twoja firma musi rozwijać swoich pracowników, co przyniesie to konkretnemu pracownikowi i jak wpłynie to na ogólny sukces firmy. Aby to zrobić, należy zdefiniować zadania i cele, które można osiągnąć poprzez szkolenie personelu.
2. Wybór metod oceny. Obecnie istnieje wiele metod oceny personelu, z których najczęstsze to wywiady, kwestionariusze, testy, ocena 360 lub 180 stopni oraz udzielanie informacji zwrotnych. Powinieneś jednak wybrać jedną lub więcej, które są odpowiednie i kompleksowe dla Twojej firmy.
3. Ocena pracowników. Wynikiem oceny, w oparciu o wybraną metodę, powinna być identyfikacja mocnych i słabych stron pracowników, a także ich potencjału rozwojowego. Etap oceny pracowników odpowiada na pytania: „Jakie są mocne strony? Gdzie można je wykorzystać do osiągnięcia pozytywnych wyników? Jakie są obszary do rozwoju? Jak można poprawić te słabe strony? Co możemy (jako firma i dział HR) wprowadzić, aby nasi pracownicy byli jeszcze lepsi?”. Jest to ważne nie tylko dla organizacji, ale także dla pracowników, którzy podzielają wartości rozwoju i samodoskonalenia. Tylko wtedy, gdy firma wspiera pracowników i zapewnia narzędzia do rozwoju, można uzyskać zmotywowany zespół o wysokich wynikach.
4. Tworzenie planów rozwoju. Na etapie tworzenia planów rozwojowych każdą słabość traktuje się jako obszar do poprawy, ponieważ dzięki szkoleniom można ją rozwinąć w mocną stronę. Na podstawie tego będziesz w stanie sformułować i opracować plan rozwoju dla każdego pracownika. Aby ułatwić realizację, lepiej jest dodatkowo uwzględnić plan działania krok po kroku w celu poprawy umiejętności zawodowych. Można to na przykład zrealizować w formie indywidualnego planu, w którym Ty i pracownik zapiszecie pożądane obszary rozwoju i „instrukcje”, jak osiągnąć cel.
5. Wdrożenie programów rozwojowych. Nie wystarczy napisać plan rozwoju i zostawić go na dysku Google Drive. Dział HR powinien monitorować jego wdrażanie i zachęcać pracowników do aktywnego realizowania planu.
6. Monitorowanie i ocena wyników. Ważną częścią procesu rozwoju pracowników jest monitorowanie i powtórna ocena. Powinieneś pozostawać w kontakcie z pracownikami, pytając ich, jak postępują z planem rozwoju, jakie przeszkody napotykają po drodze i jak możesz ułatwić im rozwój. Częstotliwość przeprowadzania ocen wyników zależy od firmy – co miesiąc, kwartał, sześć miesięcy.

№3. Zarządzanie efektywnością

Wysiłki pracowników powinny koncentrować się na osiąganiu strategicznych celów firmy. Performance management pomaga radzić sobie z wyzwaniami związanymi z zarządzaniem personelem. Zarządzanie efektywnością to integralne i kompleksowe podejście do zarządzania efektywnością pracowników w organizacji, które obejmuje ocenę wyników i planowanie dalszej pracy w oparciu o osiągnięte wskaźniki:

1. Ustalanie metryk i standardów efektywności

Należy wyznaczyć pracownikowi oczekiwania i cele do osiągnięcia. Zwróć uwagę na każdą osobę, ponieważ wkład jednego pracownika jest cegiełką w budowaniu ogólnego wyniku zespołu.

2. Ocena efektywności

Na podstawie raportów, spotkań indywidualnych i informacji zwrotnych można porównać rzeczywiste wyniki z metrykami i standardami efektywności. W ten sposób zrozumiesz, w jaki sposób specjalista zmierza w kierunku swoich celów.

Na tym etapie należy przeprowadzić performance review z pracownikiem. Dla wygody, stosuje się różnorodne formularze w celu ustrukturyzowania ustaleń.

W zależności od potrzeb firmy i poziomu specjalisty ( junior, middle, senior), oceny wyników mogą odbywać się w różnych odstępach czasu – kwartalnie, półrocznie lub rocznie. Na przykład GlobalLogic przeprowadza oceny wyników co roku.

Podczas performance review pracownik otrzymuje informacje zwrotne na temat swoich postępów i może zobaczyć swoje mocne i słabe strony z perspektywy menedżera. Jest to spotkanie na dużą skalę i wymaga wstępnego przygotowania nie tylko ze strony menedżera, ale także ze strony pracownika. Powinien on przypomnieć sobie, co osiągnął w określonym czasie, jakie przeszkody napotkał, jakie mocne strony rozwija i dokąd chce zmierzać w przyszłości. Jest to świetna okazja do otwartego omówienia trajektorii dalszego rozwoju kariery i możliwości, jakie firma może zapewnić specjaliście. W rezultacie powstają przejrzyste relacje i wzajemne zrozumienie.

3. Planowanie rozwoju

Po przeprowadzeniu oceny efektywności należy określić, jakie działania można podjąć w celu poprawy efektywności pracownika.

4. Komunikacja i informacja zwrotna

Bez tego kroku nie jest możliwa wysokiej jakości współpraca między menedżerami a pracownikami. Należy organizować regularne spotkania z pracownikami w celu omówienia ich wyników, zidentyfikowania problemów i wspólnego znalezienia rozwiązań i narzędzi do poprawy wyników.

5. Wynagrodzenie

Firma powinna opracować system nagród materialnych i niematerialnych, aby motywować pracowników, którzy osiągają wysokie wyniki.

Google jest wzorem w zarządzaniu efektywnością, stosując kompleksowe podejście – od ustalania metryk efektywności pracowników po dzielenie się informacjami zwrotnymi. Każdy pracownik ma osobistą kartę efektywności, która pokazuje wszystkie cele, zadania i postępy, co jest niezawodnym narzędziem.

№4. Wynagrodzenia i benefity

Istnieje kilka rodzajów nagród, które firmy mogą wykorzystać do przyciągnięcia i zatrzymania utalentowanych pracowników:

• Wynagrodzenie podstawowe to stała kwota pieniędzy, którą pracownik otrzymuje za wykonywanie swoich obowiązków. Może ona zależeć od kwalifikacji pracownika, jego doświadczenia zawodowego i innych istotnych czynników. Jest ona ustalana na podstawie analizy rynku.
• Premie to dodatkowe wynagrodzenie wypłacane pracownikom za osiągnięcie określonych celów lub wyników. Na przykład za pomyślne ukończenie projektu lub przekroczenie planu sprzedaży.
• Akcje firmowe to możliwość uzyskania własnego udziału w firmie, co jest niezwykle atrakcyjne dla pracowników, którzy chcą być związani z sukcesem firmy.
• Benefity to forma wynagrodzenia niezwiązana z finansami; korzyści niematerialne. Na przykład pakiet ubezpieczeń zdrowotnych, elastyczne godziny pracy, możliwość pracy zdalnej, programy zdrowotne i fitness, pomoc psychologiczna, szkolenia i rozwój. Takie benefity świadczą o trosce firmy o pracowników oraz ich dobre samopoczucie zawodowe i osobiste.

Innym ciekawym rodzajem korzyści niematerialnych jest zaangażowanie pracowników w procesy wewnętrzne. Można na przykład wprowadzić wewnętrzny program rozmów kwalifikacyjnych, który pozwoli interesariuszom poznać kandydatów podczas rozmów, lub dać im możliwość spróbowania swoich sił jako wewnętrzni prelegenci i organizatorzy. Dodatkowy wkład osobisty w firmie będzie postrzegany jako korzyść i nabycie nowych umiejętności, których wcześniej nie można było zidentyfikować w ramach „opisu stanowiska” głównego stanowiska.

Jednocześnie zaleca się przeprowadzanie regularnych analiz pakietu wynagrodzeń w celu uwzględnienia tego, co jest naprawdę ważne dla pracowników i usunięcia nieistotnych bonusów.

№5. Zarządzanie talentami

Zarządzanie talentami jest ważne dla każdej firmy, choć składa się tylko z trzech etapów:

1. Identyfikacja talentów to proces wyszukiwania potencjalnie utalentowanych i wysoko wykwalifikowanych pracowników, którzy mogą mieć znaczący wpływ na sukces organizacji. W tym celu stosuje się różne metody, takie jak ocena kompetencji, analiza wyników, obserwacja i testowanie.
2. Rozwój talentów to proces przygotowywania talentów do nowych ról i wyzwań w firmie poprzez szkolenia, edukację, mentoring i coaching. Firma stara się rozwijać przyszłych liderów w ramach zespołu, zamiast rekrutować ich z zewnątrz.
3. Zatrzymywanie talentów. W tym celu stosowane są różne zachęty, takie jak odpowiednie wynagrodzenie, możliwości rozwoju kariery, komfortowe warunki pracy i udział w projektach.

№6. Offboarding (zwolnienie)

Finalnym procesem interakcji z pracownikiem jest offboarding (zwolnienie), który obejmuje szereg działań, jakie należy podjąć, aby zapewnić lojalne i przyjazne środowisku odejście specjalisty z zespołu. Proces ten jest nie mniej ważny niż pozostałe, ponieważ osoba, która opuszcza organizację i udaje się na rynek, staje się ambasadorem firmy. Jej ostatnia myśl jest kształtowana tym, w jaki sposób została pożegnana.

Jakich kroków nie można pominąć podczas offboardingu:

• Pracownik musi zostać powiadomiony o zwolnieniu w określonym terminie. Zazwyczaj umowa przewiduje, że obie strony składają wypowiedzenie z 14- lub 30-dniowym okresem lub innym. Z jednej strony, jako firma, zabezpieczasz się, że będziesz w stanie znaleźć zastępstwo na czas. Z drugiej strony, gdy zwalniasz pracownika, będzie on miał czas na mentalne zaakceptowanie tej decyzji.
• Pracownik musi zwrócić wszystkie rzeczy należące do firmy zgodnie z wcześniej opisanymi procedurami.
• Firma musi podjąć wszelkie niezbędne środki, aby anulować dostęp pracownika do wszystkich poufnych danych. Jest to konieczne, aby zapobiec cyberatakom lub utracie informacji.
• Ważne jest, aby przeprowadzić rozmowę z pracownikiem, żeby dowiedzieć się szczegółowo, jaki był powód zwolnienia, jeśli była to inicjatywa pracownika i w jaki sposób można usprawnić procesy w firmie. Taka szczera rozmowa może pomóc w utrzymaniu ciepłych relacji. Jeśli pracownik został zwolniony z powodu swojego toksycznego zachowania, specjalista HR powinien pozostać neutralną stroną i komunikować się bez uprzedzeń na podstawie listy standardowych pytań. Często zdarza się, że „trudny” specjalista dostarcza znaczących informacji zwrotnych na temat tego, co należy poprawić, a jego opinia powinna być również brana pod uwagę, jeśli jest obiektywna i prawdziwa.
• Firma powinna sporządzić wszystkie niezbędne dokumenty, w tym rozwiązanie umowy o pracę.
• Warto zachować kontakt z byłym pracownikiem i uczynić z niego ambasadora. Nawet po odejściu z firmy, ambasador będzie pozytywnie wypowiadał się o firmie jako pracodawcy i polecał ją innym.

Na przykład w Deloitte jednym z narzędzi wykorzystywanych do przekształcania byłych pracowników w ambasadorów jest organizowanie spotkań alumni, podczas których byli pracownicy uczestniczą w nieformalnych spotkaniach. W ten sposób wymieniają się informacjami o bieżących sprawach, nawiązują współpracę i nadal czują się otoczeni opieką przez poprzedniego pracodawcę. Wszystko to jest możliwe dzięki sprawnie zbudowanym procesom HR!

Podsumowanie

Każdy z sześciu głównych procesów HR ma swoją specyfikę, ale zawsze ma konkretne cele i bezpośrednio wpływa na konkurencyjność firmy. Specjalista HR jest neutralną stroną, która potrafi znaleźć równowagę między potrzebami organizacji i pracowników.

Chociaż nie ma „idealnego” zestawu procesów HR, dostosowując tą bazę do potrzeb Waszej firmy, można osiągnąć wysoki poziom zadowolenia pracowników z pracy, zmniejszyć rotację personelu oraz szybko i skutecznie osiągnąć cele biznesowe. To prawda, procesy HR staną się jednym z kluczowych czynników sukcesu w osiąganiu celów firmy!