AI może być cennym narzędziem dla kierowników projektów, pomagając im w usprawnieniu procesów oraz poprawie współpracy i komunikacji w ich zespołach. Wykorzystując możliwości jakie daje AI, kierownicy projektów mogą m. in. automatyzować rutynowe zadania, generować raporty czy ułatwiać sesje burzy mózgów.
Sztuczna inteligencja może zapewnić cenne sugestie i wsparcie, aby proces zarządzania projektami był bardziej wydajny i skuteczny. Dowiedz się, w jaki sposób kierownicy projektów mogą korzystać z narzędzi takich jak ChatGPT ze specjalistycznymi podpowiedziami, aby pomóc w ukończeniu projektu.
AI jako narzędzie w pracy Project Managera – praktyczne wskazówki i dobre praktyki
Korzystałeś/aś już w swojej pracy z pomocy AI, ale dostarczane wyniki nieraz były nieprecyzyjne i odbiegały od Twoich oczekiwań? W takim razie na początek mamy dla Ciebie kilka uniwersalnych wskazówek dotyczących prompt engineeringu, które znajdą praktyczne zastosowanie w pracy ze sztuczną inteligencją w IT:
- Bądź jasny i zwięzły: Upewnij się, że polecenie jest łatwe do zrozumienia i nie zawiera żadnych zbędnych informacji. Postaraj się, aby było krótkie, ale zapewniało wystarczający kontekst, aby model mógł zrozumieć twoje pytanie lub prośbę. Zacznij od podania funkcji, jaką ma pełnić i co ma osiągnąć.
- Bądź konkretny: Określ informacje lub format odpowiedzi – pomoże to modelowi wygenerować pożądane dane wyjściowe.
- Unikaj niejednoznacznego języka: Upewnij się, że pytanie nie jest otwarte na wiele interpretacji, ponieważ może to prowadzić do niejasnych lub niespójnych odpowiedzi.
- Zadawaj jedno pytanie na raz: Jeśli masz wiele pytań lub próśb, rozdziel je na poszczególne podpowiedzi, aby pomóc modelowi skupić się na jednym temacie w danym momencie.
- Używaj poprawnej gramatyki i interpunkcji: Może to pomóc modelowi lepiej zrozumieć zapytanie i udzielić dokładniejszych odpowiedzi.
- W razie potrzeby dołącz przykłady lub szablony: Jeśli prosisz o konkretny typ danych wyjściowych, podanie przykładu lub szablonu może pomóc modelowi w uzyskaniu podobnej odpowiedzi.
- Bądź cierpliwy: Czasami AI może nie dostarczyć pożądanych danych wyjściowych przy pierwszej próbie. W takich przypadkach należy przeformułować monit lub podać dodatkowy kontekst, aby pomóc modelowi lepiej zrozumieć żądanie.
10 obszarów w pracy Project Managera, w których AI będzie przydatna
Używanie narzędzi AI i prompt engineeringu nie zastępuje roli Project Managera, ale ją wspomaga. To narzędzia, które pozwalają na bardziej efektywne zarządzanie projektami, zwiększają trafność podejmowanych decyzji i umożliwiają bardziej precyzyjne planowanie.
Dzięki nim Project Manager może skoncentrować się na strategicznych aspektach projektu i osiągnięciu jego celów. Sprawdźcie w jakich obszarach pracy PM-a, korzystanie z AI może być szczególnie przydatne i jak powinny wyglądać przykładowe zapytania.
- Generowanie list zadań i ustalanie priorytetów pracy
AI może być używana do tworzenia kompleksowych list zadań dla projektów, pomagając kierownikom projektów organizować pracę i ustalać priorytety zadań w oparciu o czynniki takie jak pilność, ważność i zależności. Dostarczając AI informacji o projekcie, może ona wygenerować listę zadań, które należy wykonać, umożliwiając kierownikom projektów łatwe śledzenie pracy i upewnienie się, że nic nie umknie uwadze.
Przykład: Zidentyfikuj potencjalne wąskie gardła w następujących zadaniach projektowych: badania użytkowników, modelowanie, projektowanie, rozwój, testowanie i wdrażanie.
- Przydzielanie zadań członkom zespołu z jasnymi instrukcjami
Kierownicy projektów mogą używać AI do tworzenia jasnych i zwięzłych zadań dla członków zespołu. Wprowadzając niezbędne informacje i pożądane wyniki, sztuczna inteligencja może generować opisy zadań z konkretnymi instrukcjami, ułatwiając członkom zespołu zrozumienie ich obowiązków i oczekiwań.
Przykład: Napisz instrukcje dla programisty, aby zaimplementować funkcję uwierzytelniania użytkownika w naszej aplikacji internetowej.
- Śledzenie postępów w realizacji zadań i zapewnianie dotrzymywania terminów
AI może pomóc kierownikom projektów w śledzeniu postępu zadań i zapewnieniu dotrzymania terminów. Korzystając z AI do generowania raportów z postępów, kierownicy projektów mogą z łatwością monitorować status zadań i identyfikować potencjalne problemy, zanim staną się one krytyczne. Pozwala to kierownikom projektów na proaktywne rozwiązywanie wszelkich problemów i utrzymywanie projektów na właściwym torze.
Przykład: Przedstaw listę zadań, które są zagrożone niedotrzymaniem terminów i zasugeruj możliwe rozwiązania, aby przywrócić je na właściwe tory.
- Korzystanie z AI do tworzenia agend spotkań i protokołów
Kierownicy projektów mogą wykorzystać sztuczną inteligencję do tworzenia agend spotkań i rejestrowania szczegółowych protokołów, zapewniając, że wszyscy członkowie zespołu są w tym samym miejscu, a spotkania są produktywne. Dostarczając AI informacje i cele spotkania, może ona generować dobrze ustrukturyzowane agendy i wyczerpujące protokoły, pomagając kierownikom projektów w utrzymaniu jasnej komunikacji i dokumentacji.
Przykład: Przekształć następujące notatki ze spotkania w dobrze zorganizowany zestaw protokołów: zatwierdzony budżet, przedłużony termin, przydzielony nowy członek zespołu i przydzielone dodatkowe zasoby.
- Korzystanie z AI do burzy mózgów i zbierania opinii zespołu
Kierownicy projektów mogą również używać AI, aby ułatwić organizowanie sesji burzy mózgów i zbieranie opinii od członków zespołu. Dostarczając AI konkretny temat, może ona wygenerować listę pomysłów lub punktów dyskusji, pomagając kierownikom projektów stworzyć bardziej zróżnicowane i integracyjne środowisko do generowania pomysłów.
Przykład: Wymyśl pomysły na zwiększenie zaangażowania i motywacji zespołu podczas długoterminowego projektu.
- Identyfikacja potencjalnych zagrożeń i strategii ich ograniczania
AI może być pomocna w identyfikacji potencjalnych zagrożeń i opracowywaniu strategii łagodzących dla projektów. Dostarczając sztucznej inteligencji informacji i kontekstu projektu, może wygenerować listę potencjalnych zagrożeń i zaproponować strategie ich rozwiązania, pomagając kierownikom projektów w proaktywnym zarządzaniu potencjalnymi wyzwaniami.
Przykład: Przeanalizuj potencjalne wyzwania związane z wdrożeniem nowego narzędzia do zarządzania projektami w naszym zespole i zaproponuj rekomendowane sposoby ich przezwyciężenia.
- Tworzenie angażujących działań z zakresu team building
Kierownicy projektów mogą korzystać z AI, aby wymyślać angażujące i kreatywne działania team buildingowe, które wspierają współpracę i koleżeństwo wśród członków zespołu. Dostarczając sztucznej inteligencji informacji o wielkości zespołu, jego zainteresowaniach i celach, może ona generować pomysły odnośnie team building dostosowane do konkretnych potrzeb.
Przykład: Zaproponuj pięć działań integracyjnych odpowiednich dla zespołu programistów pracującego zdalnie.
- Generowanie user stories i kryteriów akceptacji
AI może pomóc kierownikom projektów w środowiskach Agile generować historie użytkowników i ich odpowiednie kryteria akceptacji. Dostarczając informacji o celach projektu i wymaganiach użytkowników, sztuczna inteligencja może tworzyć historie użytkowników, które są zgodne z celami projektu i definiować kryteria potrzebne do zapewnienia, że ich funkcjonalność spełnia oczekiwania użytkownika.
Przykład: Wygeneruj kryteria akceptacji dla user story związanej z wdrożeniem funkcji bezpiecznego logowania do aplikacji bankowości internetowej.
- Dokumentowanie wymagań i zmian w projekcie
Sztuczna inteligencja może stanowić pomocne narzędzie w dokumentowaniu wymagań projektu i śledzeniu wszelkich zmian zakresu lub celów. Pomaga to zapewnić, że dokumentacja projektu pozostaje dokładna, aktualna i dostępna dla wszystkich zainteresowanych stron.
Przykład: Opracuj dokument wymagań projektowych dla naszej nowej aplikacji, w tym wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych.
- Integracja AI z popularnym oprogramowaniem do zarządzania projektami
Narzędzia takie jak ChatGPT można zintegrować z popularnym oprogramowaniem do zarządzania projektami, aby usprawnić różne zadania związane z zarządzanie projektami. Kierownicy projektów mogą wykorzystać API, aby włączyć możliwości ChatGPT do preferowanych narzędzi, ułatwiając dostęp i korzystanie z pomocy AI.
Przykład: Napisz instrukcje dotyczące integracji ChatGPT z Trello.
Podsumowanie
Korzystanie z narzędzi sztucznej inteligencji takich jak ChatGPT w zarządzaniu projektami może przynieść wiele korzyści, m. in. optymalizację procesów, poprawę komunikacji i usprawnienie współpracy zespołowej. Wykorzystując sztuczną inteligencję do wspierania różnych aspektów zarządzania projektami, kierownicy projektów mogą zaoszczędzić czas, zmniejszyć liczbę błędów i zapewnić, że ich zespoły pracują wydajnie i skutecznie.