Jak ocenić siebie jako kierownika projektu

27 maja 2022

  • Autor: Mary Rotar

  • Złożoność: normalna

  • Czas: 7 min

Project manager — człowiek, który może zniweczyć nawet najbardziej obiecujący projekt. Możesz mieć świetne fundusze, super specjalistów, dobrych konsultantów i odpowiednie doświadczenie, ale jeśli wysiłki wszystkich uczestników nie są sprawnie skoordynowane, projektowi grożą niepotrzebne wydatki, opóźnienia i niespełnione oczekiwania kryteriów jakości. Oczywiście im większy projekt, tym ważniejsze jest prawidłowe zarządzanie.

Dlatego menedżerowie nieustannie zadają sobie pytanie o własne kompetencje: czy moja wiedza jest wystarczająca? Nawet doświadczeni PM-owie czasem odczuwają lekki niepokój i strach przed byciem niewystarczająco przekonującym, motywującym, czy dokładnym.

Głównym problemem w określeniu poziomu umiejętności menadżera projektu jest brak jasnych kryteriów oceny i ujednoliconej bazy wiedzy, w której można by zgromadzić wszystkie materiały, w pełni obowiązkowe podczas edukacji osób zarządzających. Nic w tym dziwnego, bo każdy projekt jest wyjątkowy i wymaga osobnego podejścia.

Na szczęście, mimo wszystko, można przygotować listę niezbędnych rzeczy. W tym artykule zebraliśmy najważniejsze kompetencje Project Managera IT.

Kluczowe kompetencje menedżera

Mówiąc o przygotowaniu menedżera nie mamy na myśli wyłącznie stanowisk kierowniczych w obszarze IT. Zarządzanie projektami w dowolnym sektorze to ciągła komunikacja, koordynacja pracy, organizacja czasu własnego i innych osób.

Istnieją trzy główne typy zarządzania:

  • Zarządzanie ogólne jako realizacja podstawowych praktyk zarządzania.
  • Zarządzanie projektem jako zapewnienie rezultatów i jakości projektu.
  • Zarządzanie w IT jako tworzenie lub nabycie wysokiej jakości produktu IT.1

Powyższe typy są ze sobą ściśle powiązane, a każdy z nich zawiera wiele kompetencji, które należy przyswoić.

Zarządzanie ogólne

Ogólne umiejętności zarządzania to umiejętności, które powinien posiadać każdy, kto bierze na siebie odpowiedzialność za kierowanie czymkolwiek. Nawet jeśli zamierzasz nauczyć podwórkowe koty tańczyć w kółku, ta wiedza może się przydać.

2

Dziedzina wiedzyCel nauki
Rzetelność i zdecydowanieRozwinąć umiejętność działania w zależności od okoliczności. Postępować etycznie, zdecydowanie, zgodnie z sytuacją i planem.
Umiejętność myśleniaRozwinąć zdolność określania i analizowania problemu, w celu szybkiego znalezienia przemyślanego rozwiązania.
Świadomość organizacyjnaNauczyć się osiągać wyniki z pomocą formalnych i nieformalnych sieci kontaktów w złożonym środowisku organizacyjnym. To znaczy „przyjaźnić się prawidłowo”.
KompetencjaOdnajdywać się w swoich obowiązkach, dziedzinie i strukturze firmy.
PrzywództwoNauczyć się angażować, inspirować i motywować członków zespołu do pracy na korzyść projektu.
Relacje interpersonalnePoprawiać pracę organizacji przy pomocy efektywnej komunikacji w atmosferze wzajemnego szacunku i współpracy.
KomunikacjaNauczyć się zapewniać stabilny poziom skutecznego przekazywania informacji w firmie. To znaczy, że wszyscy rozumieją wszystko poprawnie i za pierwszym razem.
Zarządzanie działaniamiOsiągać pożądane rezultaty dzięki terminowemu wykonywaniu określonych działań. Najlepiej minimalną ilością czynności.

Zarządzanie projektem

Celem zarządzania projektem jest upewnienie się, że projekt spełnia uzgodnione standardy jakości, zostanie dostarczony na czas i nie przekroczy przyjętego budżetu. Brzmi prosto, ale w praktyce wymaga to całego zestawu kompetencji.

3

Dziedzina wiedzyCel nauki
Zarządzanie integracją projektówUmiejętność koordynowania projektami poprzez dobre planowanie, realizację i kontrolę zmian.
Zarządzanie zakresem projektuTworzyć jakościowy produkt poprzez wykonanie tylko niezbędnej pracy (tzn: nie forsować bezsensownych dodatków)
Zarządzanie terminami projektuUmiejętność zapewnienia realizacji projektów na czas. Tak naprawdę na czas, a nie „tylko z tygodniowym opóźnieniem”.
Zarządzanie kosztami projektuUczymy się realizować projekt w ramach uzgodnionego i zatwierdzonego budżetu.
Kontrola jakości projektuUmiejętność kontroli jakości projektu zgodnie z określonymi wymaganiami jakościowymi produktu.
Zarządzanie zasobami ludzkimi projektuUczymy się tworzyć efektywne zespoły projektowe.
Zarządzanie raportowaniem projektuUmiejętność zbierania i rozpowszechniania informacji o projekcie.
Zarządzanie ryzykiem projektuUmiejętność identyfikowania, klasyfikowania, a następnie zarządzania zagrożeniami (zapobieganie lub radzenie sobie z nimi).
Zarządzanie zakupami projektowymiRozwinąć umiejętność zapewnienia jakościowego wsparcia produktu; rozwinąć umiejętność zapewnienia jakościowych zakupów dla projektu.

Zarządzanie w IT

Celem osoby zarządzającej w IT jest zapewnienie produkcji i terminowego dostarczania oprogramowania, które spełnia z góry określone kryteria jakości, terminy i koszty. Ogólnie wszystko działa na tej samej zasadzie, ale teraz mamy dwie dodatkowe litery.

4

Czyli tylko dwie litery więcej, ale aż trzy obszary wiedzy:

Dziedzina wiedzyCel nauki
Zarządzanie cyklem życia projektuNauczyć się zarządzać projektem w oparciu o wiedzę ze standardowego cyklu życia tworzenia oprogramowania.
Narzędzia i techniki dla menadżeraNauczyć się optymalizować procesy deweloperskie, wykorzystując techniki odpowiednie dla zespołu. I tu właśnie wkraczają Scrum, Kanban i taniec z tamburynem.
Zarządzanie architekturą projektuNauczyć się zarządzać procesem dewelopingu tak, aby opracowywana architektura systemu była optymalna (bez wiedzy technicznej to niemożliwe, trzeba będzie się zagłębić).

Stopnie rozwoju zawodowego menadżerów projektu

Pozycja menadżera projektu ma swoje konkretne stopnie zawodowego rozwoju.

PM Master (Senior PM)

PM master

Stopień, który można osiągnąć w przypadku, gdy macie bogate portfolio zrealizowanych projektów, a doświadczenie pracy w środowisku wieloprojektowym przekracza 5 lat. Senior PM poza swoimi podstawowymi obowiązkami radzi sobie z analityką biznesową, ma przynajmniej jedno „własne podwórko” (czyli jest mistrzem w jakiejś dziedzinie wiedzy, lub dodatkowo zna się na zarządzaniu produktem/marketingu/tworzeniu oprogramowania) i nie korzysta już ze słownika, gdy słyszy terminy techniczne.

PM professional (Middle PM)

pm professional

Wymaga umiarkowanego poziomu wiedzy z zakresu zarządzania projektami. Oznacza to, że potrzebne jest doświadczenie zdobyte po kilku latach zarządzania kilkoma projektami. Słowniczek terminów technicznych takiego menedżera powoli pokrywa się kurzem, ale czasem sięga po niego z najwyższej półki. Najprawdopodobniej taki specjalista ma już ulubioną tematykę, nad rozwojem której stara się pracować. Ma też ulubione frameworki, ale wie, jak je skalować i przechodzić od jednego do drugiego.

PM Stażysta (Junior PM)

intern pm

Wymaga podstawowej wiedzy i doświadczenia z zakresu zarządzania projektami. Stażysta może w ogóle nie mieć takiego doświadczenia. Słownik terminów technicznych i google są stale używane przez początkującego specjalistę.

Wielkość i złożoność projektu, którym możesz zarządzać, zależy od poziomu doświadczenia, jednak ich krótki opis nie wyjaśnia, jak ocenić samego siebie. Zobaczmy, jaka może być tutaj skala.

Skala oceny poziomu umiejętności PM-a

Nad niniejszą skalą trudziła się kanadyjska społeczność naukowa, aby jakkolwiek ujednolicić proces oceny menadżerów. Podział punktów jest przedstawiony dla każdej kompetencji, w zależności od poziomu doświadczenia specjalisty. Poniżej znajduje się tabela z wyjaśnieniem podziału punktów dla każdej kompetencji .

Punkty od 0 do 5 rozdzielamy w następujący sposób:

0 — brak wiedzy i umiejętności;

1 — podstawowa wiedza;

2 — jest wiedza, brak produktywności;

3 — jest wiedza, działa pod nadzorem

4 — działa bez nadzoru;

5 — działa, uczy, prowadzi, kieruje, łączy pracę innych.

Ogólne umiejętności zarządzania

Nazwa kompetencjiSenior PMMiddle PMJunior PM
Rzetelność i zdecydowanie543
Umiejętność myślenia543
Świadomość organizacyjna543
Kompetencja543
Cechy lidera544
Relacje interpersonalne543
Komunikacja554
Zarządzanie działaniami543

Z tabeli wynika, że dla podstawowego zarządzania od samego początku najważniejsze są cechy lidera i komunikacja. Bez pewnych umiejętności w tych obszarach nawet Junior PM nie będzie w stanie pracować.

Zarządzanie projektem

Nazwa kompetencjiSenior PMMiddle PMJunior PM
Zarządzanie integracją projektów543
Zarządzanie zakresem projektu543
Zarządzanie terminami projektu543
Zarządzanie kosztami projektu543
Kontrola jakości projektu544
Zarządzanie zasobami ludzkimi projektu543
Zarządzanie raportowaniem projektu554
Zarządzanie ryzykiem projektu543
Zarządzanie zakupami projektowymi543

Z pośród umiejętności zarządzania projektem specjaliści z Kanady cenią najbardziej umiejętność pracy z dokumentacją, czyli tak zwane Project Hard Skills. Dokumentacja i raportowanie są narzędziami menadżera, to właśnie one pozwalają tworzyć równowagę na projekcie w trudnych sytuacjach i trzymać obrany kurs.

Zarządzanie w IT

Nazwa kompetencjiSenior PMMiddle PMJunior PM
Zarządzanie cyklem życia projektu543
Narzędzia i techniki dla menadżera542
Zarządzanie architekturą projektu553

Zdaniem środowiska naukowego, jeśli PM dobrze radzi sobie z podstawowymi i projektowymi umiejętnościami pracy, to na początku poradzi sobie bez dodatkowych narzędzi i technik. Oprogramowanie i podstawowe artefakty można studiować w trakcie, ale od menadżera projektu z doświadczeniem wymaga się ich znajomości w pełnym wymiarze. Wiedza techniczna powinna być pogłębiana jeszcze szybciej, jeśli chcesz sprawnie wejść do sektora IT na poziomie Middle PM.

Jak rozwijać się jako menadżer projektu

Zarządzanie projektami IT to dziedzina, w której nie da się osiągnąć swojego limitu. Tak, Senior PM ma 5 punktów we wszystkich skalach w tabeli. Jednak czy jest w ogóle wyższy wynik?

IT rozwija się na tyle szybko, że można co najwyżej próbować je dogonić, cały czas potykając się o własne nogi z poczuciem, że jest się ciągle w tyle.

Zapytaliśmy wykładowców i studentów IAMPM o to, co robią, aby płynąć z nurtem. Oto kilka wskazówek:

  • Czytaj literaturę branżową. Niezależnie od tego, czy jest to PMBoK, czy artystyczna powieść o zarządzaniu projektami, każda profesjonalna literatura może zawierać przydatne pomysły i wiedzę praktyczną.
  • Googluj każde słowo, którego nie rozumiesz i nie bój się zadawać pytań.
  • Przeprowadzaj retrospekcje z zespołem i okresowo zasięgaj ich opinii na temat swoich działań.
  • Prowadź „ewidencję swoich pomyłek”. Poważnie, spisując swoje błędy, mimowolnie je zapamiętujemy i analizujemy.
  • Stosuj zdobytą informację w praktyce. Nawet najgłębsza wiedza z zakresu zarządzania zginie, jeśli nie spróbujesz wdrożyć jej w swoje działania.
  • Unikaj wszystkiego, co nie działa. Nie przestrzegaj zasad tylko dlatego, że tak trzeba. Jeśli praktyka, której się nauczyłeś, nie sprawdza się w twoim zespole, porzuć ją i poszukaj czegoś, co faktycznie zwiększy ogólną produktywność.
  • Słuchaj webinariów, kursów, uczęszczaj na warsztaty.
  • Rozwijaj i pogłębiaj swoje techniczne zaplecze.
  • Nieustannie testuj siebie i sprawdzaj swój poziom wiedzy i umiejętności. Zwracaj się z prośbą o informacje zwrotne od kolegów i mentorów, aby odkryć swoje słabości.

Najważniejsze to pamiętać, że bez względu na to, na jakim poziomie rozwoju zawodowego jesteś, zawsze czekać będą na ciebie nie do końca zbadane kompetencje menadżera projektu. Drogę można pokonać tylko idąc!

DAO PM PL

Mary Rotar

CEO i współzałożycielka w IAMPM, ma 10 lat doświadczenia w marketingu i zarządzaniu produktami. Wprowadziła na rynek ponad 50 projektów jako konsultant, pracowała jako Product Manager w niszach SaaS, Gaming i EdTech. Przekształciła laboratorium Non-Technical IT Education Lab IAMPM z hobby w biznes międzynarodowy.