Jak prawidłowo zwolnić: oto jest pytanie dla HR

Cześć, nazywam się Anastasia Zelenkova,  jestem HR Partnerem w FinTechLab, buduję procesy HR od podstaw w firmach IT i nie tylko. 

Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że zwalnianie, a następnie szukanie nowego pracownika jest dla firmy kosztowne. Znacznie efektywniej jest nauczyć się identyfikować problem z wyprzedzeniem i wspólnie go rozwiązywać. W tym artykule podzielę się własnymi doświadczeniami: jak uniknąć zwolnienia pracownika, jak zabezpieczyć się z wyprzedzeniem, a jeśli nie można tego uniknąć, jak pożegnać się z daną osobą w najbardziej przyjazny dla wszystkich sposób.

Sytuacja, gdy musisz zwolnić pracownika, ale się boisz

Zacznę od przykładu: zwrócił się do mnie o konsultację kierownik, który miał podejrzenia, że jego pracownik wykonuje pracę dla innej firmy w godzinach pracy. Później się to potwierdziło. Jak się okazało, sama pracownica często powtarzała, że nie jest zainteresowana swoim obecnym stanowiskiem i nie widzi swojej przyszłości w firmie.

Następnie przeprowadziliśmy dialog między mną (J) a kierownikiem (K):

K: Chcę zwolnić tego pracownika.

J:  Dlaczego go nie zwalniasz? Co cię powstrzymuje?

K: Obawiam się, bo ona odpowiada za ważny obszar związany z danymi i analityką.

J: Czy pracownik wnosi wartość do firmy? W żadnym momencie nie wspomniałeś, że jest profesjonalna i pozytywnie wpływa na rozwój swojej dziedziny pracy. Czy słusznie zakładam, że jedynym powodem, dla którego nie została jeszcze zwolniona, jest twój strach?

K:  Tak, to prawda.

J: Wyobraźmy sobie, że ją zwalniasz. Co najgorszego może się stać w wyniku jej odejścia?

K: Wyciek informacji do konkurencji.

J:  OK, przyjrzyjmy się różnym scenariuszom. Możesz nadal się bać i nikogo nie zwalniać – wtedy szkody dla zespołu i firmy będą rosły. Możesz też wziąć odpowiedzialność i pożegnać się z pracownikiem. Twój strach jest uzasadniony, ale najgorszych scenariuszy można uniknąć, odpowiednio się przygotowując: opisać ryzyko związane z odejściem pracownika z firmy, ograniczyć dostęp do poufnych informacji i przygotować zastępstwo.

W sytuacji takiej jak ta, którą opisałam, pierwszą rzeczą do zrobienia jest praca z obawami kierownictwa: pomoc firmie i managerowi w przeanalizowaniu różnych scenariuszy radzenia sobie z sytuacją i znalezieniu rozwiązania korzystnego dla obu stron.

Kolejny przykład. W zespole jest pracownik, który wykonuje dobrą pracę, ale systematycznie narusza łańcuch dowodzenia, zasady firmy i harmonogram pracy. Co robić? Z jednej strony, pracownik osiąga sukcesy i ma dobry osobisty wynik KPI – wpływa to również na wynik zespołu. Z drugiej strony, pracownik ignoruje wewnętrzne zasady, co wpływa na innych: „Dlaczego jemu wolno, a mnie nie?

W tym przypadku należy dokonać rozsądnej oceny korzyści i szkód, a jeśli szkody są przeważone, należy najpierw rozwiązać problem, a dopiero potem, jeśli wszystkie podjęte środki (elastyczna praca, praca zdalna, zachęty) nie zadziałały, pożegnać się.

Podczas zwalniania pracownika ważna jest strategia:

1. Manager musi poinformować dział HR o problemie i swoich obawach, gdy tylko się pojawią.
2. Jeśli manager lub sam pracownik podjął ostateczną decyzję o zakończeniu współpracy, manager musi przeanalizować ryzyko związane z tym zwolnieniem, np. projekt nie zostanie ukończony na czas, dojdzie do wycieku poufnych danych lub pracownik nie będzie miał nikogo, kto mógłby go zastąpić, ponieważ pozostali członkowie zespołu nie mają takiego samego doświadczenia i wiedzy.
3. Ryzyko zostało zidentyfikowane – teraz trzeba nad nim popracować. Warto zastanowić się, od czego zacząć: szybko zwolnić nowego pracownika, wyznaczyć kogoś z zespołu, kto będzie tymczasowo odpowiedzialny za ten obszar pracy. Możesz też poprosić osobę, która odchodzi, o opisanie dokumentacji technicznej lub wykonanie serii tutoriali wideo. Przekaż obowiązki innej osobie, wyjaśniając wszystko szczegółowo i odpowiadając na pytania.

Jak ustalić ryzyko z wyprzedzeniem

Jeszcze jeden strach managera to zwolnienie wysoko wykwalifikowanego pracownika, ponieważ „nigdzie indziej nie znajdziesz takiej osoby”. Nie jest to dokładnie ta sama osoba, ale ktoś o podobnych umiejętnościach i doświadczeniu. Nie lubię stwierdzenia „nikt nie jest niezastąpiony”, ale w pracy jest ono obiektywne.

Jeśli osoba, którą chcą zwolnić, jest ważnym pracownikiem (bez niego jeden lub więcej procesów po prostu „zawiesiłyby się”), jest to red flag. Oznacza to, że zarządzanie w zespole nie jest budowane z myślą o możliwych zagrożeniach i wąskich gardłach. Aby nie stworzyć „niezastąpionego pracownika”, HR musi zawczasu utworzyć rezerwę kadrową, a procesy w zespole muszą zostać zdebugowane i opisane.

Kolejny przykład. Pracownik przychodzi do HR managera i mówi: „Nie chcę pracować w tej firmie, nie czuję się tu zaopiekowany, nie podoba mi się sposób, w jaki zorganizowane są procesy. Nie odchodzę jeszcze, będę nadal tu pracować, ale nie widzę tu dalszego rozwoju swojej kariery”. Tutaj ważne jest, aby dział HR zadawał pytania wyjaśniające, takie jak: „Co dokładnie jest nie tak z procesami, jakiej atmosfery oczekujesz, co jest przejawem troski o Ciebie?”.

Jeśli pracownik nie poda konkretów, nad którymi można by popracować, HR może być zakłopotany, ponieważ polityka firmy zakłada pełne wsparcie i dostosowanie się do nieprzewidzianych okoliczności w życiu pracownika.

W takiej sytuacji HR ma dwie opcje:

1. Można nic nie robić – w końcu pracownik nie odchodzi, a jedynie dzieli się swoimi obawami. 
2. Można natomiast zacząć pracować z otrzymaną informacją. Sformułowania od członków zespołu zawierające „nie wiem, nie widzę, nie chcę, nie mogę, nie będę” nie powinny być ignorowane. W takiej sytuacji właściwą decyzją dla HR jest wsparcie i stworzenie bazy talentów: przyjrzenie się bliżej tym, którzy już są w zespole lub otwarcie oferty pracy w zespole. Poszukiwanie kandydata jest dość przejrzyste: nikt nie ukrywa niczego przed pracownikiem, który nie widzi siebie w firmie. Pracownikowi mówi się: „Chcemy otworzyć dodatkową ofertę pracy, aby zmniejszyć obciążenie. Możesz przekazać część rutynowych zadań nowemu pracownikowi, być może dzięki temu poczujesz się zaopiekowany i podejmiesz się zadań, które pozwolą Ci się rozwijać”.

Pracownik nie odczuwa dyskryminacji, ponieważ nikt nie zatrudnia ludzi za jego plecami. Co więcej, może być zaangażowany w sprawdzanie testów i rozmowy z kandydatami, pełniąc rolę mentora dla nowicjusza. 

W rezultacie, jeśli pracownik zdecyduje się odejść, zostanie zastąpiony przez kogoś, kto przejmie jego obowiązki; jeśli będzie kontynuował współpracę, nowicjusz również nigdzie nie odejdzie, a w ten sposób zespół będzie miał o jedną osobę więcej. Zadań wystarczy dla wszystkich, będzie też czas na opisanie lub zautomatyzowanie procesów.

Jednym z trendów w HR w 2022 roku według Academy To Innovate HR jest przygotowanie się na możliwe negatywne scenariusze. Ze zwolnieniami jest podobnie jak z chorobami: łatwiej im zapobiegać, niż później długo i męcząco leczyć. Czasami środki zapobiegawcze są tak proste, że nie wpłyną negatywnie na proces pracy i nie pochłoną zbyt wiele energii managerów, a zapobiegną zwolnieniu.

Co pomaga w zapobieganiu zwolnieniom:

• Od czasu do czasu przeprowadzać spotkania 1:1. Dzięki pytaniom można dowiedzieć się wiele o człowieku: o jego samopoczuciu, problemach osobistych, relacjach w zespole. Pytania mogą być różne, oto przykładowa lista:

  

   

• Rozmawiać o problemach i pracować nad nimi. Możesz zaangażować psychologa, jeśli kierownictwo przeznaczy lub jest gotowe przeznaczyć na to budżet. Dziel się też praktykami, które sam stosowałeś – szczera chęć pomocy jest zawsze cenna.
• Zaproponować wzięcie urlopu. Kto z nas nie chciał odejść z pracy tylko dlatego, że jest zmęczony? Być może nie jest tak źle i dana osoba jest gotowa do dalszej pracy, tylko teraz skończyło jej się „paliwo”. Wszyscy pracownicy są oczywiście świadomi „korzyści z urlopu”, ale czasami zapominają o tym w wirze zadań. Wielu z nich uważa, że lepiej nie przerywać pracy, gdy już wpadną w rytm, bo bez nich projekt się rozpadnie. Pracownikom trzeba przypominać o urlopach, a być może poważnie się nad tym zastanowią, skoro kierownik lub sam HR manager o tym mówi. Czasami piszę do ludzi w prywatnych wiadomościach „Cześć. Masz X dni wolnego. Nie zapomnij o tym, bo urlop to jedna z metod zapobiegania wypaleniu zawodowemu”.
• Przydzielić kandydatowi na zwolnienie asystenta ze strony firmy jako dodatkowy zasób, który pomoże w przypadku, gdy dana osoba będzie chciała odejść z powodu zmęczenia. Nadodpowiedzialność często prowadzi do problemów w pracy, które następnie przekładają się na zwolnienia. W pewnym momencie pracownik przestaje sobie radzić, nie wytrzymuje presji zadań w pracy i nie może się do tego nikomu przyznać, bo pracoholik nigdy nie powie, że jest pracoholikiem. Opcja asystenta zmniejszy obciążenie pracą nadmiernie odpowiedzialnego pracownika. Przypomnij mu, że ma możliwość poproszenia o wsparcie – podkreśl, że wszyscy doceniają jego kompetencje i chcą, by czuł się komfortowo w pracy.
• Znaleźć pracownikowi inny obszar pracy w firmie. Czasami osoba jest zmęczona pracą w jednym kierunku i chce odejść, ponieważ nie widzi możliwości rozwoju i błędnie myśli, że jedynym sposobem jest odejście. Upewnij się, że pracownicy są świadomi wszystkich możliwości rozwoju w firmie: nie tylko w pionie, ale także w poziomie, zmieniając role, projekty, zespoły i kierunek.

Jeśli pracownik chce odejść, manager musi z nim porozmawiać, poznać prawdziwe motywy (wypalenie, konflikty w zespole, utrata zainteresowania) i zasugerować opcje, które mogą wpłynąć na zmianę decyzji.

Jeśli pracownik jest nieugięty i mówi: „To moja ostateczna decyzja”, nie ma potrzeby przesadzać z przekonywaniem go do pozostania. Lepiej jest rozpocząć dyskusję na temat odejścia z firmy, warunków i życzeń. Niezależnie od powodu odejścia i nastrojów – pracownik powinien czuć się wspierany, gdy jest jeszcze w firmie. Na przykład, zaoferuj mu wsparcie, gdy odejdzie, skieruj go do innych firm lub pomóż mu znaleźć dobrą pracę. Pozwól mu pracować zdalnie lub uczestniczyć w rozmowach kwalifikacyjnych w godzinach pracy. Oczywiście, oferując taką pomoc, firma słusznie oczekuje takiej samej postawy od pracownika. 

Po podjęciu decyzji o odejściu pracownik musi popracować jeszcze jakiś czas. Zwykle są to 2 tygodnie, ale zdarzają się umowy, w których jest napisane coś w stylu „Jeśli pracownik przepracował w firmie ponad dwa lata na stanowisku wyższego szczebla lub wyższym, musi powiadomić o swojej decyzji z 1-2 miesięcznym wyprzedzeniem. Jeśli tego nie zrobi, firma zastrzega sobie prawo do niewypłacenia wynagrodzenia”.

Jak i kiedy zwolnić pracownika bez stresu

Zwolnienie rzadko zdarza się „znienacka”. Od momentu, gdy coś pójdzie nie tak, do odejścia pracownika z firmy mogą minąć miesiące. Pierwszym sygnałem jest to, że pracownik zaczyna łamać pewne zasady korporacyjne, nawet jeśli w przeszłości nie miał takich problemów. Osoba przychodzi do pracy spóźniona bez wyraźnego powodu, wychodzi z pracy wcześniej, bierze dużo zwolnień lekarskich i nie może dostarczyć zaświadczenia, jest nieobecna w godzinach pracy na czacie, nie odpowiada na pytania dotyczące pracy w godzinach pracy. 

Kolejnym niepokojącym sygnałem jest spadek wydajności. Pracownik nie dotrzymuje terminów, nie wykonuje zadań lub nie spełnia wskaźników KPI, nawet jeśli nie ma wyraźnego powodu takiego zachowania.

Trzecim sygnałem jest to, że kiedy próbujesz porozmawiać o problemie, pracownik zamyka się w sobie, boi się powiedzieć prawdę, staje się nieuprzejmy i manipuluje, ponieważ chce coś ukryć.

Katalizatorem nieodwołalnego pożegnania z pracownikiem mogą być dwie poważne przyczyny:

1. Używanie nielegalnych substancji w godzinach pracy. W XXI wieku nie jesteśmy odporni na przypadki, w których pracownik myśli, że pomaga mu to być produktywnym, ale ostatecznie wpływa na jego zdolność myślenia, analizowania i wykonywania pracy.
2. Równoległa praca dla innej firmy, gdy nie jest to uzgodnione i narusza warunki umowy. 

Proces zwolnień w firmie powinien być ustalony. Gdy tylko pracownik powie kierownikowi, że chce odejść lub kierownik podejmie decyzję o rozwiązaniu umowy, informacja musi zostać przekazana do działu HR. Jeśli pracownik najpierw zgłosi się do działu HR, dział HR musi poinformować o tym managera i kierownika, nie tylko w celu konfrontacji z nimi, ale także w celu przekazania natychmiastowej informacji zwrotnej i możliwych rozwiązań.

Po co prowadzić statystyki zwolnień

HR zbiera dane do statystyk i aby zrozumieć ogólny stan zwolnień w firmie, np. za pomocą formularzy Google. W takich kwestionariuszach znajduje się około 20 pytań, a każda firma kompiluje je do swoich potrzeb. Pracownicy nie mają nic do stracenia i udzielają pełnych i szczerych odpowiedzi.

Zwykle proszę o odpowiedzi na pytania:

Wysyłam 2 kwestionariusze, jeden do pracownika, a drugi do managera, aby zobaczyć oba spojrzenia na to, co się dzieje. W większości przypadków wersje będą się różnić. Na przykład pracownik wskaże, że nie jest doceniany i ma za dużo pracy, podczas gdy przełożony wskaże, że pracownik nie chce brać odpowiedzialności i się rozwijać.

Dobrym pomysłem jest zrobienie przekroju takich informacji w pewnym okresie, aby zidentyfikować najczęstszy powód zwolnienia i przepracować go. Bez uporządkowanych, obiektywnych danych dalsze działania będą bezużyteczne i skuteczniej jest zająć się przyczyną niż skutkiem. 

Powiedzmy, że HR przychodzi do firmy i próbuje zorganizować procesy: przeprowadza rozmowy z pracownikami, wysyła ankiety dotyczące zwolnień. Ale nie mają żadnych danych na temat pracowników, którzy zostali zwolnieni zanim HR dołączył do firmy. A przecież jest to ważna i duża warstwa informacji, która może pokazać prawdziwe problemy. Aby zebrać odpowiednie statystyki, można skontaktować się z byłymi pracownikami firmy i zapytać o powody zwolnienia, tłumacząc, że pomoże to w ustaleniu wewnętrznych procesów.

Zwolnić albo nie zwolnić: jak postępować

Ważną rzeczą jest, aby zwolnienie pracownika traktować jako ostateczność, starać się mu zapobiegać, jeśli to oczywiście możliwe. Jeśli próby nakłonienia pracownika do pozostania w firmie nie powiodły się, konieczne jest pożegnanie się, ale w taki sposób, aby proces był korzystny dla obu stron.

Zwolnienie jest stresujące zarówno dla pracownika, który odchodzi, jak i dla firmy, która pozostaje bez pracownika, a wszelkie relacje, w tym relacje zawodowe, powinny być zakończone w sposób przyjazny dla wszystkich.