10 umiejętności idealnego kierownika projektu

18 maja 2023

  • Autor: Aleksander Kononenko

  • Złożoność: normalna

  • Czas: 6 min

Pełnienie funkcji Kierownika Projektu jest bardzo podobne do bycia dyrygentem – kierownik nie musi umieć „grać na wszystkich instrumentach”, aby skutecznie zarządzać projektem. Głównym zadaniem PM jest odpowiednie zorganizowanie zespołu specjalistów i pokierowanie procesem tak, aby osiągnąć wynik, który zadowoli wszystkich interesariuszy. Pytanie, jakie umiejętności pomogą w realizacji projektu. Omówimy to w niniejszym artykule.

1. Umiejętność pracy ze stakeholderami

Możesz być dobry w technologii i procesach biznesowych, ale jeśli masz problemy z komunikacją, to praca na stanowisku Project Managera będzie dla Ciebie trudna. Dlatego najważniejszą umiejętnością idealnego kierownika jest zdolność do budowania relacji z interesariuszami.

Stakeholderzy to wszystkie osoby lub organizacje, które są zainteresowane projektem lub mogą mieć na niego wpływ:

  • zespół IT i twoi szefowie;
  • klient, jego pracownicy lub kierownictwo;
  • wykonawcy po stronie klienta;
  • niezależni eksperci.

Dobry Project Manager wie, jak współdziałać z każdym, a idealny Project Manager wie, jak harmonijnie połączyć wszystkich w jeden system. Pomaga w tym znajomość języków obcych, poznanie i stosowanie różnych sposobów komunikowania się i wpływania na ludzi oraz stosowanie specjalnych narzędzi, takich jak matryce interesów i odpowiedzialności.

10 umiejętności idealnego kierownika projektu

Macierz zainteresowań pomaga określić poziom wpływu interesariuszy na projekt, a także stopień, w jakim dana osoba lub organizacja może być zaangażowana w cały proces pracy. Ułatwia ona PM-om planowanie i budowanie zaangażowania interesariuszy.

10 umiejętności idealnego kierownika projektu

Macierz odpowiedzialności pomaga dostrzec role wszystkich osób zaangażowanych w projekt, pozwala również na efektywne przydzielanie i monitorowanie zadań. Można ją wykorzystać w każdym procesie.

2. Zarządzanie zadaniami i procesami

Każdy projekt to zbiór zadań i procesów pracy, a Kierownik Projektu musi ująć wszystko w jeden system: od alokacji zasobów po kontrolę zadań i ocenę wyników. 

Kierownik musi posiadać wiedzę w teorii i stosować ją w praktyce:

  • metodyki zarządzania projektami, wśród których obowiązkowe są podejścia Agile, Waterfall i hybrydowe;
  • metodyki i techniki takie jak Scrum i Kanban;
  • podstawy zarządzania dokumentami;
  • narzędzia ułatwiające pracę PM-ów: menedżery zadań, repozytoria dokumentów, usługi poczty elektronicznej i czatu, narzędzia do sporządzania osobistych notatek, tablice kreatywności, oprogramowanie do projektowania.

Do powyższej listy należy dodać umiejętność planowania: bez niej trudno wyobrazić sobie idealnego kierownika projektu.

3. Zarządzanie czasem i umiejętność koncentracji na tym, co ważne

Właściwe planowanie i zarządzanie czasem zwiększa efektywność PM’a i całego zespołu. Należy wziąć pod uwagę, że w realiach projektów informatycznych zadania i cele często ulegają zmianie ze względu na różne czynniki, co oznacza, że kierownik powinien umieć podejmować szybkie decyzje i wprowadzać korekty do pierwotnego planu.

Aby zoptymalizować proces planowania, można opracować system zaplanowanych spotkań i podziału zadań na grupy, uwzględniając specyfikę danego projektu i cechy osobowe PM’a. Na przykład, jeśli Ty i Twój klient macie dużą różnicę w strefach czasowych, prawdopodobnie będziesz musiał przesunąć swój normalny harmonogram pracy i zaplanować spotkania na lunch lub nawet na późny wieczór.

Bardzo pomocne w planowaniu spotkań są matryce Eisenhowera służące do przypisywania zadań według ważności i pilności. Dzięki temu menedżerowi łatwiej jest ustalić priorytety i skupić się na zadaniach priorytetowych.

10 umiejętności idealnego kierownika projektu

Umiejętność skupiania się na tym, co ważne, pomaga efektywnie alokować swój czas i skutecznie ustalać priorytety zadań, a także określać, co jest ważne:

  • główne czynniki dla projektu;
  • poziom wpływu zadań na projekt: które z nich są ważne, a które można usunąć z planu;
  • praktyczna przydatność poszczególnych narzędzi i podejść;
  • problemy, z jakimi regularnie spotyka się zespół.

Możesz użyć trackerów czasu i specjalnych metod, takich jak Pomidoro, które pomogą Ci zachować koncentrację w godzinach pracy.

4. Zarządzanie zespołem lub Praca zespołowa

Bez dobrze zgranego zespołu specjalistów, z których każdy wykonuje swoje zadania według wspólnej strategii, sukces każdego projektu stoi pod znakiem zapytania. Dlatego tak ważne dla PM’a jest dobranie odpowiednich ludzi i rozdzielenie między nich ról, biorąc pod uwagę ich umiejętności zawodowe, osobowości i zdolności komunikacyjne.

Aby praca w zespole była efektywna, menedżer musi odpowiednio motywować, kierować i kontrolować pracę specjalistów. W tym z pomocą przyjdą mu m.in:

  • znajomość zasad budowania zespołu: cykl życia zespołu, jakie są role, jak dobierać specjalistów i włączać ich w istniejący w firmie system biznesowy;
  • rozwinięta empatia i umiejętności przywódcze;
  • umiejętności oratorskie i teatralne;
  • znajomość psychologii budowania relacji między ludźmi;
  • biegłe wykorzystanie narzędzi budowania zespołu, takich jak team building czy spotkania jeden na jeden.

Rola PM’a w każdym projekcie jest kluczowa i to od niej zależy efektywność zespołu i wynik całego projektu

5. Umiejętność rozwiązywania konfliktów

Niezwykle rzadko zdarza się, że projekt idzie zgodnie z planem i wszyscy są zadowoleni. Zazwyczaj jest odwrotnie: technik źle rozumie zadanie lub kierownik źle je wyznacza, klient wraca ze zmianami i wprowadza poprawki, interesariusze nie chcą się kontaktować. Na tym tle łatwo może dojść do sytuacji konfliktowej, którą Kierownik Projektu powinien w porę rozwiązać, a najlepiej jej zapobiec.

Eskalacje często powstają z trzech powodów:

  • słaba komunikacja z ludźmi;
  • słabe procesy pracy;
  • różnice personalne.

Jeśli te czynniki zostaną uwzględnione, liczba konfliktów znacznie się zmniejszy. Kiedy jednak konflikty eskalują, ważne jest, aby przeanalizować sytuację, znaleźć przyczynę i dopiero wtedy działać. W takich momentach wiele zależy od umiejętności podejmowania decyzji i inteligencji emocjonalnej menedżera.

6. Umiejętność podejmowania decyzji i ponoszenia odpowiedzialności

Kierownik projektu to menedżer i lider, który nie tylko przydziela zadania i nadzoruje ich realizację. Jest również odpowiedzialny za wynik i projekt jako całość. Niezależnie od tego, który format zarządzania wybierze PM – kaskadowy, elastyczny czy hybrydowy – w przypadku niepowodzenia to kierownik będzie głównym winowajcą, ponieważ nie udało mu się właściwie zaplanować, zorganizować i nadzorować pracy zespołu.

Możesz delegować część obowiązków, a nawet stosować praktykę kolegialnego podejmowania decyzji, ale w kluczowych sprawach powinieneś mieć ostatnie słowo. Dotyczy to zwłaszcza momentów krytycznych, takich jak odejście członka zespołu w środku projektu, kiedy pojawia się pytanie, czy przekonać daną osobę do dalszej współpracy, czy pożegnać się.

Idealny PM podczas podejmowania decyzji:

  • kieruje się własnym doświadczeniem i opinią ekspertów;
  • bierze pod uwagę interesy firmy i klienta;
  • uwzględnia relacje zawodowe i osobiste w zespole.

Niektórzy menedżerowie radzą też słuchać intuicji – potrafi ona podpowiedzieć niekonwencjonalne wyjścia z nawet najtrudniejszych sytuacji. Zasada ta sprawdza się jednak tylko wtedy, gdy menedżer ma duże doświadczenie w zarządzaniu projektami.

7. Zdolność do integracji z biznesem

Żaden projekt nie może istnieć w oderwaniu od systemu biznesowego klienta lub firmy informatycznej. Idealny PM musi rozumieć, jak i na co jego działania wpływają nie tylko w ramach konkretnych zadań, ale także poza nimi:

  • Martw się nie tylko o interesy klienta, ale także o zyski dla firmy, bo to one generują płace i zapewniają pokrycie innych potrzeb finansowych firmy.
  • Uwzględnij koszty czasu zespołu i wykonawców.
  • Zrozum, jakie koszty wiążą się z uruchomieniem projektu.
  • Wiedz, jak wydatkowany jest budżet na każdym etapie i jakie są dostępne rezerwy.

Należy również pamiętać, że każdy projekt ma określony i mierzalny cel finansowy. Aby go osiągnąć, kierownik musi już na etapie planowania uwzględnić ostateczną marżę. Dlatego idealny Project Manager powinien umieć operować finansami, procesami, zespołem i treścią projektu – uwzględniać w planie pracy tylko te zadania, które są istotne dla realizacji celów biznesowych firmy IT.

8. Umiejętność zarządzania ryzykiem i zmianami

Ponieważ PM jest odpowiedzialny za cały projekt, musi brać pod uwagę różne czynniki wpływające i kalkulować ryzyko. Istnieją różne strategie reagowania odnośnie identyfikacji, analizy i zapobiegania ewentualnym problemom, ale główne cztery to:

10 umiejętności idealnego kierownika projektu

Każda strategia może być stosowana samodzielnie lub w połączeniu z innymi. Wybór dokonywany jest na podstawie matrycy ryzyka, która opiera się na dwóch kryteriach: prawdopodobieństwie wystąpienia problemu w danym momencie oraz poziomie potencjalnych szkód wynikających z wystąpienia ryzyka. Dane te są następnie szeregowane w skali od 1 do 10, po czym wybierana jest strategia reagowania.

9. Myślenie systemowe i umiejętność analizowania informacji

Aby skutecznie zarządzać projektem, PM musi przetwarzać wiele informacji w procesie, a następnie prawidłowo przekazywać je wszystkim uczestnikom, aby zapobiec konfliktom i nieporozumieniom – innymi słowy, stosować myślenie systemowe.

Aby to osiągnąć, Kierownik Projektu powinien umieć:

  • określać związki przyczynowo-skutkowe;
  • obliczać konsekwencje decyzji i działań;
  • przeprowadzać analizy nawet przy minimalnej ilości danych;
  • rozumieć kierunek rozwoju projektu i jego dynamikę.

Gry umysłowe, doświadczenia związane z obserwacją innych specjalistów i odnajdywaniem skutecznych wzorców interakcji są doskonałe do ćwiczenia myślenia systemowego.

10. Wiedza techniczna i umiejętność samodzielnego uczenia się

Jedną z najważniejszych umiejętności menedżera jest umiejętność rozumienia produktu informatycznego oraz podstawowe zrozumienie wszystkich aspektów jego rozwoju, aby właściwie ocenić i zaplanować przyszły projekt oraz śledzić jego dynamikę. Techniczne zaplecze ułatwia komunikację z architektami, programistami, testerami, projektantami i innymi członkami zespołu. Przykładowo, zrozumienie podstaw programowania ułatwia PM-owi wyznaczenie zadania dla developera i monitorowanie jego realizacji, a znajomość metodologii rozwoju – wyjaśnienie klientowi głównych etapów projektu.

10 umiejętności idealnego kierownika projektu

U podstaw wszystkich soft i hard skills kierownika projektu, jak również możliwości jego rozwoju zawodowego, leży zdolność i chęć do samokształcenia. Ogólnie rzecz biorąc, jest to umiejętność niezbędna dla każdego pracującego w niszy high-tech – ciągłe poszukiwanie i przyswajanie nowej wiedzy, nie tylko w swojej dziedzinie, ale także w dziedzinach pokrewnych.

Wnioski

Wszystkie umiejętności idealnego kierownika projektu są ze sobą powiązane. Aby zostać PM wysokiego szczebla, nie wystarczy mieć tylko umiejętności miękkich; trzeba także doskonalić umiejętności techniczne i biznesowe. Ważne jest również, aby rozwijać chęć i pragnienie uczenia się czegoś nowego i nie bać się zastosować tego w praktyce. Dotyczy to jednak wszystkich zawodów informatycznych, nie tylko tych związanych z zarządzaniem.

Aleksander Kononenko

Marketingowy copywriter z wykształceniem technicznym oraz doświadczeniem w sprzedaży i marketingu. Zawsze poszukuje najlepszych rozwiązań do osiągnięcia swoich celów i uważa, że tworzenie tekstów to symbioza sztuki i nauki.