Według mnie faza planowania jest kluczowa, więc im dłużej i lepiej przygotujemy się do projektu w fazie planowania, tym większa szansa, że projekt pójdzie dobrze. Nie mniej czasem tak nie jest.
Dlaczego tak bywa, że projekt nie idzie dobrze:
1. Klient chce na szybko, na już, na wczoraj.
2. Klient nie wie, czego chce.
3. Po stronie klienta jest za dużo osób decyzyjnych, które nie mają czasu/chęci/ochoty podejmować decyzji.
4. Mamy za mało czasu.
5. Ulegamy presji klienta.
6. Mamy niedoświadczony zespół.
7. Współpracujemy z jakimś trzecim podmiotem, od ktorego jestesmy zależni.
8. Przejawiamy zbytni entuzjazm, że wszystko pójdzie dobrze (zazwyczaj nie idzie).
Przykład z życia
Praca X, projekt Y. Klient poinformował nas w I kwartale roku, że w II kwartale będziemy robić dla niego projekt. Podpisaliśmy umowę i zarezerwowaliśmy moce. Tydzień/dwa przed datą startu podpytaliśmy klienta, czy wszystko bez zmian i czy możemy się spodziewać startu dnia X. Klient najpierw zwlekał z odpowiedzią, a następnie przesunął termin realizacji projektu na III kwartał.
W III kwartale zaczęliśmy planowo:
- Zrobiliśmy wycenę.
- Oszacowaliśmy ryzyka.
- Zadaliśmy klientowi wieleee pytań dot. kwestii, które potrzebowaliśmy wyjaśnić, które jednak nie były stoperami do tego, żeby zacząć pracę.
- Dobraliśmy zespół.
- Określiliśmy timeline i technologie.
- Zaczęliśmy prace.
Skończyliśmy prace, dochodząc do ściany, gdyż potrzebowaliśmy wykonać kilka kluczowych integracji, co do których nie mieliśmy odpowiedniej ilości danych.
Zwróciliśmy się do klienta o informacje. Klient nas olał. Olewał nas na każdym callu statusowym, równocześnie pytając o to, jak idą inne projekty, kładąc jak najmniejszy nacisk na ten projekt i mówiąc nam, że nie jest on priorytetowy. Pingaliśmy klienta na komunikatorze codziennie. Ponieważ nie mogliśmy znaleźć rozwiązań, zaczęliśmy proponować własne, na które klient nie reagował.
Ergo: kręciliśmy się w kółko, nie mając jednocześnie nikogo, kto by zaakceptował nasze pomysły. Na końcu klient się na nas wkurzył i powiedział, że skończy sobie to sam, gdyż nie spełniliśmy jego wymagań i zostało to źle zaplanowane. Klient zerwał z nami współpracę.
Co poszło nie tak
- Klient nie podzielił się z nami pełną wiedza dot. działania projektu/produktu.
- Klient nie miał/nie mógł się podzielić/nie chciał się z nami podzielić informacjami, które miał.
- Klient chciał przerzucić na nas winę za niedostateczną komunikacje, jednakże po pokazaniu mu, że od kilku dni, tygodni i miesięcy pytamy o to prawie codziennie jednak zmienił zdanie.
- Klient był świadomy, że robimy to po raz pierwszy, jednak wiedząc o jego problemach w zespole postanowiliśmy mu pomóc, żeby nie musiał przechodzić przez to sam.
- Wykazaliśmy hurra optymizm i ufną wiarę w to, że nam się uda, bo mamy doświadczonych ludzi, którzy znają konkretną technologię i umieją zrobić takie integracje.
- Zaczęliśmy bez kompletu informacji jeden z kluczowych tematów w tym projekcie. To był nasz sznur u szyi i decyzja, z której konsekwencjami musimy się mierzyć.
- Odpowiedzialność po stronie klienta była rozproszona — żadna z osób tam pracujących nie była w stanie w żaden sposób nam pomóc.
- Próba rozwiązania tego problemu i zwołania osobnego spotkania w tej sprawie zakończyła się fiaskiem. Klient obiecał, że przyprowadzi osobę techniczną, która nam pomoże w dotarciu do informacji, jednak tak się nie stało. Klient powiedział, że «da nam znać». Dał nam znać — o zakończeniu współpracy.
- Klient sabotował nasze rozwiązania. Alternatywnie — zbywał je milczeniem.
- Klient nie zainteresował się tym, że są problemy, nie był otwarty i transparentny.
Podsumowując
Umiejętność planowania jest jedną z najważniejszych hard skills PM-a w IT, ponieważ planowanie jest kluczowym etapem i fundamentem realizacji projektu.
Dobrze skalkulowany plan nie tylko pozwala PM-om krok po kroku zbliżać się do celu końcowego, ale także przewiduje ewentualne problemy na wczesnym etapie. Im bardziej przejrzysty plan, tym lepszy efekt. Jednak niewłaściwe planowanie może mieć tragiczne konsekwencje — opóźnienie w stosunku do harmonogramu lub przekroczenie budżetu.
Doświadczeni kierownicy projektów podczas kursu PM Hard Skills radzą, jak uniknąć błędów w planowaniu. Jeśli chcesz zrobić plan projektu, aby później nie mieć problemów — zapisz się na kurs.
Po zakończeniu PM Hard Skills będziesz potrafił samodzielnie zbierać wymagania, opisać plan projektu, określać budżet, robić P&L, kalkulować ryzyko, tworzyć i pracować z dokumentacją projektową dla klientów, inwestorów i zespołu.
