Sukces każdego projektu w dużej mierze zależy od stopnia zaangażowania interesariuszy. Im jest on wyższy, tym lepsza jest jakość dostarczanych przez nich informacji, co znacznie ułatwia i przyspiesza zespołowi IT dotarcie do sedna sprawy klienta. Ponieważ praca z stakeholderami jest jednym z głównych zadań analityka biznesowego (BA), ważne jest, aby znalazł on podejście do każdego z nich, nadał mu priorytety i zorganizował interakcję. O tym, jak to zrobić, opowiem w tym artykule.
Jacy mogą być kluczowi stakeholdery
Stakeholdery to wszystkie osoby, które są zaangażowane w projekt i które w taki czy inny sposób zależą od niego lub wpływają na jego przebieg.
W ramach zespołu analityk biznesowy najczęściej komunikuje się z PM, Architect, Designer, Dev Lead + QA Lead. Ponieważ wszystkie te osoby są współpracownikami, problemy w komunikacji z nimi nie pojawiają się zbyt często. Inaczej jest w przypadku zewnętrznych interesariuszy po stronie klienta – PO (Product Owner), SME (Subject Matter Expert), Tech Lead (Arch, CTO, Tech Product Manager) oraz Sponsor.
Jeśli projekt jest nowy, BA często musi od podstaw zaprojektować procesy interakcji i zbudować relacje z każdym z nich. Zadania te pokrywają się mocno z zadaniami menedżerskimi, ale mają na celu analizę biznesu klienta, w tym jego interesariuszy. BA tworzy listę kluczowych interesariuszy, a następnie szereguje każdą pozycję według określonych kryteriów: wiedzy fachowej, poziomu wpływu na decyzje projektowe, dostępności czasowej itd.
Często wykorzystuje się do tego RACI, czyli siatkę interesów władzy. Może to jednak nie wystarczyć do zbudowania produktywnej relacji między interesariuszami a analitykiem biznesowym. Potrzebna jest bardziej dogłębna analiza. W tym przypadku dobrze sprawdza się technika Stakeholder Persona.
Budowanie relacji: technika Stakeholder Persona
Stakeholder Persona opiera się na technice User Persona, którą projektanci często wykorzystują w swojej pracy. Polega ona na wymyśleniu postaci (przyszłego użytkownika), która posiada kluczowe dla produktu cechy. Następnie opisują je i na podstawie tych danych opracowują projekt, który ma spodobać się przyszłym użytkownikom / W technice Stakeholder Persona jest tak samo, ale zamiast postaci wykorzystujemy dane od realnej osoby – interesariusza.
Technika: co należy zrobić
Dla jasności załóżmy, że dla naszego produktu jednym z kluczowych współpracowników ze strony klienta jest hipotetyczny Mike Valentine na stanowisku CTO. Na potrzeby dalszej analizy zbieramy o nim dane i rozbijamy je na ważne dla nas bloki, które w razie potrzeby można zmienić, usunąć lub dodać:
Główne punkty |
Dane od stakeholdera |
Zakres: oczekiwania i obawy dotyczące produktu, postawy wobec niego. |
Oczekuje, że produkt pomoże wyprzedzić konkurencję pod względem technologicznym. Martwi się o wymagania niefunkcjonalne i daty wydania. Ten projekt jest kluczowy dla bieżącego roku. |
Cechy komunikacji: format, kanały. |
Preferuje komunikację poprzez prywatne wiadomości w Teams. Rzadko otwiera i czyta e-maile. Potrafi odwołać spotkanie na 5-10 minut przed jego rozpoczęciem. |
Autorytety: komu podlega, przed kim jest odpowiedzialny, kogo słucha. |
Raportuje do CEO firmy. Szanuje Mikhaila (Architector), słucha Erica (SME). Nie lubi Johna (UX/UI), z którym ciągle kłóci się na spotkaniach, powodując ich przeciąganie. |
Oczekiwania dotyczące roli Analityka Biznesowego: zrozumienie roli BA w projekcie i jego „terytorium” odpowiedzialności, kluczowe dokumenty. |
Rozumie potrzebę istnienia analityka biznesowego na projekcie, często zaprasza na zloty. Zadaje pytania o szacunki, lubi wspólne pvt na temat backlogu. |
Cechy osobiste: charakter i zainteresowania, rodzina, zwierzęta. |
Lubi raporty, prawie zawsze jest poważny. Sam żartuje, ale rzadko bierze do siebie żarty innych. Dwóch synów w szkole. Uwielbia wędkowanie, piłkę nożną i szybką jazdę swoim sportowym samochodem. Ma dużego, starego psa, o którym może długo opowiadać. |
W rezultacie otrzymujemy wystarczającą ilość danych, dzięki którym możemy lepiej zrozumieć charakter interesariusza, jego motywację i podejście do pracy. Przy odpowiednim zastosowaniu informacje te pomagają analitykowi biznesowemu w interakcji z niemal każdym kluczowym interesariuszem po stronie klienta w projekcie.
Na przykład znajomość zakresu interesów i uprawnień ułatwia BA przygotowanie właściwych pytań na spotkanie i sformułowanie właściwych sugestii. Wykorzystanie informacji zawartych w Bloku Osobowości często pomaga w budowaniu relacji na początku projektu podczas nieformalnej komunikacji.
Zalety i wady techniki
Zalety:
- Wiedza o strukturach. Istnieje niezbędna pula ważnych cech interesariuszy, które służą do wyszukiwania i ujmowania danych w sposób wygodny dla analityka biznesowego. Powszechne jest tworzenie tabel, w których lewa strona to interesujące nas zapytanie, a prawa to znajdujące się na niej dane.
- Zbieranie informacji jest łatwe. Można to zrobić, ponieważ komunikujesz się z kluczowymi uczestnikami projektu lub z szybkim wywiadem z tym samym kierownikiem projektu w czasie onboardingu.
- Łatwo jest dzielić się informacjami. Kiedy nowe osoby przychodzą na projekt, aby komunikować się z interesariuszami, otrzymują wszystkie dane na temat danej osoby w wygodnym formacie.
Wady: to podejście pochłania zasoby i czas, a zatem nie zawsze jest właściwe.
Kiedy stosować
Technika Stakeholder Persona jest bardzo przydatna w przypadku długoterminowych projektów z dużą liczbą interesariuszy. Trzeba będzie z nimi walidować wymagania, a żeby to zrobić, ważne jest, aby byli oni szybcy w przekazywaniu informacji zwrotnych i dostarczali informacji dobrej jakości. Bez dobrych relacji pomiędzy analitykiem biznesowym a interesariuszami, proces ten trudno jest skutecznie zbudować nawet na małym projekcie, a w przypadku dużego jest to zadanie z gwiazdką. Technika Stakeholder Persona i jej ustrukturyzowane podejście jest właśnie tym, co pomaga uprościć sprawę.
Rozwijanie procesów poprzez Design Thinking
Design Thinking — podejście do rozwoju, które jest często stosowane w projektowaniu, zarządzaniu produktem i start-upach. Polega na rozbiciu pracy nad produktem na kilka prostych kroków (iteracji):
- Understand. Zrozumienie charakteru problemy, który produkt może potencjalnie rozwiązać.
- Empathize. Postaw się w roli potencjalnego użytkownika.
- Define. Zidentyfikuj problemy użytkowników, wyartykułuj je jasno.
- Ideate. Wymyśl rozwiązania.
- Prototype. Utwórz prototyp.
- Test. Przeprowadzić badania.
Na koniec, jeśli wyniki wszystkich etapów spełniają wymagania zadania, rozwiązanie zostaje wdrożone do produkcji. W przypadku jakichkolwiek niedociągnięć zawsze można wrócić do któregoś z etapów i ponownie przeanalizować wszystkie kroki. Ogólnie rzecz biorąc, podejście Design Thinking może być z powodzeniem stosowane nie tylko w rozwoju produktu, ale również w tworzeniu procesów interakcji pomiędzy analitykami biznesowymi a interesariuszami.
Istotna część techniki: co robić?
Rozważmy duży projekt, w którym jest rozproszony zespół specjalistów z różnych stref czasowych i zaangażowanych jest wielu interesariuszy ze strony klienta. W takiej sytuacji trudno jest zebrać wszystkich w jednym miejscu i przeprowadzić warsztaty, a także zbudować interakcję między każdym a każdym. Rozwiązaniem są spotkania online i wirtualne tablice, takie jak miro.com. Sam proces przebiega w następujący sposób.
Na etapie Understand + Empathize każdy z kluczowych interesariuszy wyraża swoje oczekiwania (Hopes) i obawy przed procesem (Fears) poprzez umieszczenie odpowiednich naklejek na tablicy online. W kolumnie Hopes wpisują, co proces interakcji pomoże osiągnąć, a w kolumnie Fears – jakie problemy mogą się pojawić i czego chcieliby uniknąć.
Informacje są następnie przetwarzane, z wkładem analityka biznesowego i zespołu ds. rozwoju, oraz poddawane dalszej dyskusji. Komentarze, opinie uczestników i wnioski są również zapisywane na tablicy dla jasności i większego zaangażowania interesariuszy. Na czerwonych naklejkach można napisać problemy, które widzą interesariusze, a na żółtych – oczekiwania wobec nowego procesu.
Po etapie Understand + Empathize przechodzi się do Define – określenia głównych problemów interesariuszy. Odbywa się to najczęściej poprzez głosowanie. Na tablicach online na tym samym MIRO każdy uczestnik może postawić kropkę w określonym kolorze naprzeciwko pożądanej naklejki, co jest wygodne i czytelne.
Z doświadczenia wynika, że najczęściej wymieniane problemy dotyczą procesu wymagań, map drogowych i spotkań.
Po etapie Define przechodzimy do etapu Ideate – szukania pomysłów, jak wbudować w proces interakcji rozwiązania problemów zidentyfikowanych w poprzednich etapach. Zadanie komplikuje fakt, że wynik musi zadowolić wszystkich uczestników. Aby ułatwić pracę nad znalezieniem najlepszego schematu procesu, można ustalić, że przez pewien okres czasu każdy proponuje swoją wizję i pozostawia ją całą w domenie publicznej. Następnie cały zespół spotyka się, aby przedyskutować informacje od wszystkich. Efektem powinna być gotowa wersja przepływu pracy, a następnie przejście do kolejnego etapu.
W fazie Prototype + Test analityk biznesowy opisuje wszystkie umowy i tworzy serię artefaktów procesu. Następnie uzyskuje formalną zgodę od wszystkich interesariuszy, że interakcja na projekcie będzie miała miejsce zgodnie z propozycją, a następnie rozpoczyna proces. Jeśli jakiekolwiek problemy powtarzają się lub jeśli pojawiają się nowe problemy po tym, jak zatwierdzony przepływ pracy został uruchomiony, BA inicjuje sesję ponownego przeglądu.
Zalety i wady podejścia
Zalety:
- Zwiększa zaangażowanie interesariuszy. Mają oni lepsze zrozumienie tego, co analityk biznesowy robi w projekcie, jak powstają wymagania i jak przebiega komunikacja.
- Rozjaśnia oczekiwania kluczowych interesariuszy projektu. Można jasno zobaczyć, co i kto oczekuje od współpracy. Informacje te można również łatwo przenieść z tablicy na „kartę” Stakeholder Persona.
- Można ją wykorzystać na każdym etapie projektu. Można ją zainicjować zarówno na początku, jak i w połowie lub nawet w ostatnich etapach prac.
Wady:
- Potrzebna jest edukacja stakeholderów. Wyjaśnij im, czym jest Design Thinking, jak działa i dlaczego jest potrzebny.
- Proces jest czasochłonny. Musisz zorganizować wszystkich uczestników, następnie przeanalizować dane, opracować kolejny proces i ująć to wszystko w formalną, zrozumiałą dla wszystkich formę.
- Wynik może zadowolić większość, ale nie wszystkich interesariuszy. Dotyczy to wszystkich procesów, które są rozciągnięte w czasie.
Kiedy używać:
Design Thinking może być stosowany w projektach o dowolnej złożoności, gdzie zadaniem jest opracowanie od podstaw procesu interakcji z dużą liczbą interesariuszy lub zmiana obecnego formatu w tym procesie. Jest efektywne zarówno dla zespołów Co-located (w jednej lokalizacji), jak i rozproszonych (geograficznie i według stref czasowych).
Zamiast wniosku
Umiejętność właściwego budowania relacji i procesu interakcji z interesariuszami jest jedną z kluczowych umiejętności miękkich dla analityka biznesowego. Pomóc w tym mogą różne narzędzia i techniki, ale Stakeholder Persona i Design Thinking bez wątpienia należą do najskuteczniejszych. Stosując je poprawnie w praktyce, zawsze będziesz w stanie ustawić wygodną, a co ważniejsze, efektywną pracę z dowolną liczbą interesariuszy, niezależnie od poziomu projektu.
P.S. Jeśli chcesz poznać jeszcze skuteczniejsze sposoby pracy jako analityk biznesowy ze swoim zespołem i klientem, zapraszamy na kurs Supreme BA, gdzie czekają na ciebie: przypadki robocze od ekspertów, teoria, praktyka i jeszcze raz praktyka. Aby przekonać się, czy program jest dla Ciebie odpowiedni, zapisz się na bezpłatną konsultację – chętnie udostępnimy lekcję demo i sprawdzimy Twoją wiedzę i umiejętności.