Jak zostać Project Managerem w IT

Menedżer projektu może z powodzeiem zrealizować skomplikowany projekt albo może po prostu źle poprowadzić niektóre działania, które doprowadzą do jego powstania problemów w trakcie jego realizacji. Dobra współpraca i motywacja Zespołu, dotrzymywanie terminów, zakres realizowanych prac, a nawet zadowolenie klienta — wszystko to zależy od wysiłków i wiedzy PM.

Choć Kierownik Projektu IT nie pisze kodu, to koordynuje procesy rozwoju, równoważąc interesy klienta, zespołu i oraz innych Interesariuszy projektu.

Jakiej wiedzy potrzebuje taki Specjalista, aby z powodzeniem zakończyć to, co zostało rozpoczęte?

Pierwszym krokiem jest zrozumienie oczekiwań Klienta oraz z czego składa się projekt IT, ponieważ nie można zarządzać procesami, których się dobrze nie rozumie i nie zna się oczekiwań Klienta.

Czym jest projekt IT

Podając krótką definicję, projekt to tymczasowe przedsięwzięcie, które obejmuje wspólną praca grupy osób mająca na celu osiągnięcie zaplanowanego rezultatu w ograniczonym czasie i budżecie. Projekty mogą dotyczyć zarówno przygotowania nowych rzeczy, zmian już istniejących bądź usunięcia istniejących funkcjonalności bądź wymagań.

Na każdy projekt IT składa się wiele elementów a właściwie uczestników do których z najważniejszych należą:

• Klient — który określa cele biznesowe i najlepiej jak jest zaangażowany na bieżąco w prace projektowe.
• Sponsor projektu.
• Komitet Sterujący w skład którego chodzą najważniejsi interesariusze projektu
  
• Kierownik Projektu IT (PM) — odpowiedzialny za synchronizację prac począwszy od dobrego planowania prac poprzez wsparcie Zespołu realizującego projekt, aż po procesy administracyjne dotyczące wsparcia przy wyszukiwaniu najlepszych dostępnych Specjalistów, motywowania ich oraz rozliczania ich pracy. 
• Zespół — który wraz z PM wdraża plan w życie. Częścią zespołu są zarówno Architek, Analityk, Tech Lider oraz Developerzy. W dobrze funkcjonujących Zespołach w frameworkach Agile do wspólnej współpracy zapraszani są również przedstawiciele Klienta,

Kierownik Projektu pełni rolę organizatora, osoby proaktywnej w działaniu, popychającej i wspierającej działania Zespołu projektowego do przodu. Jest opiekunem prac i można jego rolę porównać do dobrego ale wymagającego Taty lub Mamy. ☺

Na rynku IT istnieją dwie duże kategorie projektów: rozwój skupiony na produkcie już istniejącym (np. rozwój lub mały rozwój oprogramowania Legacy) oraz realizacje nowych przedsięwzięć, oddizlnym typem kontraktowania Zespołów projektowych jest outsourcing, którego zadaniem jest oddelegowanie Specjalistów, członków zespołu o określonych umijętnościach do pracy z Klientem i w jego siedzibie (lub zdalnie jak w dzisiejszych czasach najczęściej to bywa). Zarówno przy projektach realizowanych na zamówienie, czy to zmiany Legacy, refactoring czy nowe rozwiązania IT Zespoły pracują wspólnie i są kierowane przez Kierownika Projektów od strony Dostawcy natomiast w przypadkach Outsourcingu Specjaliści stają się członkami innych Zespołów istniejących bezpośrednio po stronie Klienta.

Projekty outsource

W przypadkach Outsourcingowych Klient przychodzi z pomysłem do Dostawcy, z już gotowymi pomysłami Specjalistów jakich chce pozyskać do swoich Zespołów lub z pomocą Architektów którym przedstawione jest rozwiązanie przygotowywane są najlepsi Kandydaci mogący wesprzeć realizację oczekiwań Klienta przez dostarczenie największej wartości biznesowej.

Za co odpowiedzialny jest Project manager lub Kierownik Projektów :

• Uzgodnione i potwierdzone terminy prac zarówno z Zespołem, który będzie realizował prace (np. na podstawie studium wykonalności — feasibility study, szacowania) oraz z głównym Interesariuszem projektu jakim jest Sponsor projektu: W trakcie realizacji prac ustala się zakres projektu, ramy czasowe ramy projektu, niezbędny budżet oraz tolerancje jakie mogą się pojawić z uwagi np. na niepewność bądź ryzyka inicjalne określone podczas ustalania zakresu projektu. Ponieważ każdy projekt niesie za sobą niepewność to jest to związane z jednej strony z ryzykami jak również z założeniami, które są zawsze obecne.  
•  Oszacowanie wartości realizacji planowanych prac:, ilość  osób w projekcie, jakie są ich stawki,szacunki czyli ile będzie kosztowało konkretne zadanie bądź funkcjonalność.
• W drodze negocjacji z Klientem określony jest zakres możliwy do realizacji prac projektowych.

Analityk biznesowy zajmuje się wyjaśnianiem i potwierdzaniem wymagań Klienta, formułuje we właściwy sposób wymagania zrozumiałe z jednej strony dla Klienta a z drugiej dla Zespołu Developerskiego. Celem Analityka Biznesowego jest właściwe zrozumienie Klienta i zebranie od Klienta oraz przeanalizowanie jak największej ilości informacji związanej z zakresem projektu oraz otoczeniem biznesowym w jakim może funkcjonować Klient. 

Doświadczony BA wie, jak zidentyfikować prawdziwe potrzeby biznesowe w komunikacji z K lientem i wie, jak zamienić «życzenia» klienta w zadania dla programistów. Zadania te w wielu przypadkach wymagają konsultacji z Architektem rozwiązania oraz w przypadku realizacji projektu w metodykach Agile również doprecyzowywane są podczas wydarzeń Rafinacji Backlogu (lepszego zrozumienia oraz doprecyzowania szczegółow niezbędnych prac)

Product manager pracuje nad ulepszeniem projektu w dłuższej perspektywie: rentowność, ilość czasu, jaką dana osoba spędza w produkcie, satysfakcja użytkownika.

Menedżer produktu jest zorientowany na biznes, jego zadaniem jest priorytetyzacja funkcjonalności. Istnieje wiele różnych funkcji, które można umieścić w produkcie, a menedżer musi skupić pracę na rzeczach, które przyniosą największą wartość.

Delivery Manager jest odpowiedzialny za dostarczenie rezultatu do użytkownika w uzgodnionym czasie, jakości i budżecie. Delivery Manager bierze gotowe zadania, które opracowuje zespół, dzieli proces na etapy, decyduje, czy mamy czas czy nie itd.

W mniejszych firmach Product Manager łączy obie role:

• rozwija komponent biznesowy: przeprowadza badania, testy, zbiera metryki;
• współpracuje z zespołem: uzgadnia czas, przydziela ludzi, planuje datę wydania.

W zasadzie to Product wykonuje wszystkie obowiązki PM w outsourcingu, tylko jednocześnie odpowiada również za część biznesową.

Giganci wśród zespołów produktowych to Google, Amazon, Apple, a lokalni gracze to Tinkoff, Readle, Grammarly, Monobank.

Te same role mogą być różnie nazywane w poszczególnych firmach. Rola Delivery Managera w firmie produktowej jest podobna do roli PM w firmie outsourcingowej – jest to osoba, która odpowiada za dostarczenie wyniku do klienta.

Dzisiejsze środowisko IT jest bardzo rozmyte: można przyjść do Zespołu, w którym PM wykonuje pracę nad produktem w outsourcingu. Możesz też przyjść do produktu, w którym nie ma w ogóle PM-a, ale jest Scrum Master, analityk biznesowy i Product Owner.

Okej, pamiętamy, że outsourcing ma PM i BA, a produkt ma Product i Delivery managerów, ale kim są wszystkie inne osoby, jak ten Scrum Master czy Product Owner?

Role menedżerskie w IT

Pewne role menedżerskie pojawiły się w projektach IT z dwóch głównych frameworków: Scrum i Kanban. Ze Scruma wywodzi się Product Owner – osoba, która nadaje priorytety, dostarcza nowe zadania, cele biznesowe oraz Scrum Master, czuwa nad procesami realizowanymi w ramach Scruma oraz służy jako Servan Leader dla Zespołu. Z Kanbana przyszła rola Service Delivery Managera.

Jednak, jeśli chcemy podsumować, to są trzy podstawowe stanowiska menedżerskie, a pozostałe role wywodzą się z tych czterech:

1. Product Manager / Product Owner— robi badania konkurencji, rozumie rynek i uzasadnienie biznesowe, rozumie jaką funkcję wprowadzamy i dlaczego.
2. Project Manager — prowadzi projekt. Jest odpowiedzialny za to, aby dostawa nastąpiła na czas i była odpowiedniej jakości, zarządza zespołem.
3. Architekt rozwiązania – odpowiedzialny za ogólny oraz szczegółowy obraz projektu, systemu oraz wyjaśnianie zawiłych technikalii oraz rozwiązywać najcięższe problemu techniczne w projekcie. Architekt dokumentuje również zmiany oraz przygotowuje wspólnie z Zespołem dokumentacje potrzebną do utrzymania systemu:np. architekturę systemów, grafu przepływówów informacji pomiędzy różnymi komponentami systemu..
4. Business Analyst — jest odpowiedzialny za identyfikację wymagań biznesowych i przekazywanie ich programistom.

Głonymi różnicami pomiędzy  Project i Product Managera dla lepszego zrozumienia ról są: Product Manager/ Prduct Owner decyduje o tym, co programiści powinni zrobić, aby zarobić pieniądze dla firmy poprzez określenie priorytetów oraz spodziewanej wartości biznesowej ajką mogą przynieść zmiany, natomiast Project Manager buduje procesy, aby to się stało.

Kto aplikuje na stanowisko PM

Programiści, testerzy czy specjaliści z support z dobrymi umiejętnościami zarządzania często awansują na menedżerów.

Oczywiście rola menedżera to zarządzanie ludźmi i procesami, ale w IT pracodawcy preferują kandydatów z umiejętnościami technicznymi.

Jeśli nie masz w ogóle doświadczenia «informatycznego», jest kilka dróg:

• Zostać stażystą. Na początku nie zarobisz wiele, ale zdobędziesz odpowiednie doświadczenie i być może w przyszłości będziesz mógł ubiegać się o pożądane stanowisko. Jest to jedna z najlepszych drug do zostania Project Managerem (Kierownikiem Projektu) ponieważ można podejrzeć na żywo najlepsze praktyki działania i zmierzyć się z pierwszymi wyzwaniami.
• Również możesz wykorzystać siłę sieci oraz znajomych. Najlepszym przykłdaem jest rozwijanie sieci znajomości na LinkedIN. . Znajdź kogoś, kto mógłby polecić cię firmie jako osobę bez doświadczenia, ale z wielką chęcią do pracy i kilkoma ważnymi umiejętnościami. Na przykład, umiesz angielski na poziomie native i charakteryzujesz się wysokim poziomem organizacji.
• Bądź aktywny w sieciach społecznościowych: zaobserwuj strony wybranych firm, dołącz do społeczności menedżerów, śledź konta osób już pracujących przy projektach IT. Nierzadko na takich stronach zamieszczane są ogłoszenia o pracę.

Aktywnie dodawaj do sieci znajomych na LinkedIN: rekruterów, Project Managerów, Developerów, nie tylko takich których poznałeś bezpośrednio ale również takich dzięki którym w przyszłości będziesz mógł opublikować ogłoszenie, że szukasz konkretnego zajęcia bądź oznaczyć siebie zielonym kółeczkem #OPENTOWORKN

Jednym z najczęstszych pytań na rozmowie o pracę jest «Dlaczego chce Pan/Pani pracować w naszej firmie?». Dlatego pomyśl wcześniej, jaka będzie odpowiedź, poszukaj informacji o firmie — i przyjdź na rozmowę przygotowany.

Jakie cechy menedżerskie cenią pracodawcy

Podstawowy ograniczające przekonanie, jaki mają Junior PM ubiegający się o pracę, jest taki: «Do pracy w IT potrzebne jest wykształcenie techniczne».

Rozumowanie przebiega mniej więcej tak: «No przyjdą do mnie ludzie i będą pytać, co zrobić z gniazdami i błędem 401», — a ja nic nie zrozumiem,.

Dlatego większość nowicjuszy próbuje nauczyć się programowania, zanim przyjdzie do zarządzania projektami. A to nie jest do końca właściwa strategia. Do zarządzania zespołem potrzebne są ogólne umiejętności techniczne, które dotyczą bardziej interakcji między systemami niż ich szczegółowego projektowania.

Porozmawiajmy o bezpośrednich umiejętnościach menedżerskich. Czego potrzebujesz, oprócz dużej tolerancji na stres i wielozadaniowości, aby mieć szansę na pracę w firmie.

Umiejętność priorytetyzacji zadań, organizowania własnych działań i pracy w zespole. Menedżer będzie musiał ustalić, które rzeczy są ważne i pilne  i co trzeba zrobić w ciągu dnia. Umiejętność ustalania priorytetów przychodzi z doświadczeniem. Logikę typu: «Wolę skończyć teraz jakieś niezbyt ważne zadanie, bo nie chcę przechodzić do następnego», bardzo szybko zapomina się już w pierwszym roku pracy jako PM.

Sposób pracy z zadaniami jest prosty: zapisuj wszystkie swoje zadania w Trello lub w notatkach, a następnie wyciągaj zadania o najwyższym priorytecie i rób je w ciągu dnia. Jeśli zadań na dany dzień jest zbyt wiele, wybierz 3-4 najważniejsze i zrób je w pierwszej kolejności.

Zarządzanie oczekiwaniami — bądź jak najbardziej transparentny w komunikacji ze wszystkimi osobami zaangażowanymi w projekt. Jeśli widzisz, że istnieje ryzyko lub jakiekolwiek problemy, jak najwcześniej powiadom, swoje bezpośrednie kierownictwo Klienta, partnera, o tym, co może pójść źle i jakie są dostępne opcje rozwiązania. (proces zarządzania ryzykiem)

Myślenie sytuacyjne. Umiejętność znalezienia wskazówki, niedopowiedzenia, ryzyka lub dostrzeżenia okazji. Pamiętaj, że nie jesteś sam podczas rozwiązywania problemów, masz do dyspozycji: Architekta, Analityka Biznesowego, Zespoół Developerski a nawet innych Project Managerów w swojej firmie. Możesz ogólnie opisać problem na dedykowanych grupach dyskusyjnych …. Czytaj dużo książek w temacie zarządzania projektami a w szczególności projektami Agile. To kopalnia wiedzy dla adeptów zarzadzania projektami.

Nieodłącznym elementem pracy w IT są ciągłe zmiany. Bądź przygotowany, że początkowy plan nigdy nie zostanie zrealizowany w 100% zgodnie z założeniami. Jest nawet jedno z powiedzeń, że plan jest niczym liczy się planowanie i nastawienie na ciągłą zmianę. 

W środowisku, w którym często sprawy nie idą zgodnie z planem, myślenie sytuacyjne pomaga PM-owi szybko dostrzegać szanse i rozwiązania więc pracuj Zespołowo:

• Specjalista stał się dostępny — można go szybko przerzucić na inne zadanie i dotrzymać terminu.
• Pojawiła się duża ilość błędów — teraz przegrupowujemy Zespół.
• Pojawił się nowy serwis — szybko go zintegrujmy, żeby zdążyć więcej zrobić.

Myślenie sytuacyjne rozwija się wraz z doświadczeniem, jak wszystkie inne umiejętności.

Praca z ryzykiem. Zrozumienie, gdzie i jakie ryzyko może się pojawić na każdym etapie projektu: awaria systemu, niezrealizowanie jakiejś funkcjonalności, więcej błędów niż zakładano. Ważne jest, aby umieć przewidzieć różne zagrożenia, śledzić je i minimalizować ich wpływ na projekt.

Planowanie obciążenia pracą. Umiejętność znalezienia równowagi sił w zespole, przewidywania «wąskich gardeł» i ich minimalizowania. Na przykład, ważne, aby zrozumieć, że analitycy są obecnie przeciążeni zadaniami, podczas gdy programiści mają ich za mało, bo analitycy gdzieś utknęli.

Umiejętność wspierania zespołu. Zrozum nastroje ludzi, nie rozsiewaj stresu, «trzymaj rękę na pulsie» wszystkich: widuj się z nimi regularnie, organizuj spotkania jeden na jednego, systematycznie rozmawiaj ze wszystkimi. Jednym z lepszych narzedzi a właściwie wydarzeń są codzienne daily z Zespołem podczas których odpowiada się na 3 pytania:

1. Co robiłem wczoraj
2. Jaki mam plan na dzisiaj
3. Jakie widze problemy bądź jak mogę wesprzeć Zespół

Kierownik Projektu musi przekazać zespołowi ważną wiadomość: Niezależnie od tego, co dzieje się przy projekcie, PM jest osobą, która zawsze wyciągnie z tarapatów, ochroni i pomoże.

Empatia i kompetencje. Jeśli PM ma dobrze rozwiniętą empatię, ludzie nie będą się denerwować, gdy czegoś nie zrozumiesz. PM może powiedzieć do programistów: «Słuchajcie, ja tego nie do końca rozumiem, proszę o wyjaśnienie, żebym wiedział, jak to obronić przed klientem» i nie ma problemu. Programiści wyjaśnią i nie uznają cię za niekompetentnego.

Dokładność — bardzo ważna cecha PM-a. Jeśli PM jest niedbały, nie zwraca uwagi na szczegóły — doprowadzi to do problemów. Jedno niezręczne zdanie, chwile, gdy zapomniałeś wysłać follow-up lub odpowiedziałeś komuś zbyt ostro, kumulują się i będzie to miało odzwierciedlenie w stosunkach z innymi. Nikt nie wymaga od Project Managera bycia robotem, ale zawsze powinien wchodzić w interakcje z ludźmi tak ostrożnie i dyplomatycznie, jak to tylko możliwe.

Czy jestem odpowiednią osobą do tej pracy

Nie każdy sprawdzi się w roli PM-a. Praca menedżera Produktu i Projektu prawie zawsze wiąże się ze stresem: konflikty z Zespołem i Klientem, goniące terminy, brakujący budżet, niespodziewane zagrożenia. Dlatego Project Manager musi być jak najbardziej odporny na stres.

Jeśli trudno ci poradzić sobie ze stresem i chcesz spokojniejszej pracy, zastanów się nad stanowiskami Data lub Business Analyst.

Jeśli spokojnie reagujesz na stres, to masz do dyspozycji kilka opcji:

• Najbardziej lubisz procesy: ułatwianie pracy zespołowej, wyznaczanie przebiegu projektu, znajdowanie słabych punktów, robienie obliczeń – wtedy można aplikować na pozycje PM-a lub Scrum Mastera. Choć zazwyczaj Scrum Master to nie osobne stanowisko, a rolaw projekcie, którą pełni ktoś z zespołu, najczęściej menedżer projektu lub ktoś doświadczony oraz wybrany spośród członków Zespołu.
• Jeśli interesuje cię produkt: lubisz rozumieć potrzeby użytkowników, analizować rynek, budować lejki — powinieneś dołączyć do Product Management. Albo zostać Product Owner – to jedna z ról w zespole Scrum.
• Jeśli nie lubisz skupiać się na jednej konkretnej rzeczy, a chcesz wyostrzyć swoje umiejętności we wszystkim naraz, przejdź do startupu. Product lub PM w startupie będzie musiał narysować design, skoordynować coś z Klientem i zrobić prezentację. Taka rola to ogromne doświadczenie.

Jeśli nadal masz wątpliwości, czy Project Manager to właściwy zawód dla ciebie, porozmawiaj z kimś, kto już pracuje jako PM i zapytaj o zalety i wady tego stanowiska.

A jeśli już się zdecydowałeś, przyjdź po podstawy teoretyczne i umiejętności praktyczne na kurs DAO PM, aby zdobyć umiejętność zarządzania zespołem IT.

Potrzebujesz więcej informacji? Obejrzyj lekcję Dobromira Jastrzębskiego, PM w SoftServe Poland, o karierze Project Managera w IT: