Narzędzia do zarządzania projektami. Jak wybrać

7 kwietnia 2023

  • Autor: Aleksander Kononenko

  • Złożoność: normalna

  • Czas: 6 min

Jednym z głównych zadań Project lub Product Managera jest właściwa dystrybucja i kontrola pracy zespołu. Kiedy projektów i uczestników jest niewiele, kierownik może teoretycznie poradzić sobie z notatnikiem, Excelem, pocztą elektroniczną i komunikatorami do interakcji z technikami, klientami i kierownictwem. Ale bądźmy szczerzy: jak często Ty, jako menedżer, musiałeś zmierzyć się z małą liczbą zadań i uczestników?

Pliki i ważne wiadomości gubią się pośród mnóstwa korespondencji. Aby zapobiec chaosowi w pracy PM, menedżer zadań to aplikacja lub usługa do tworzenia wspólnej przestrzeni roboczej, w której wygodnie jest planować i ustawiać zadania, kontrolować proces i wynik. W tym artykule opowiemy o 5 popularnych rozwiązaniach IT do zarządzania projektami, które są często wykorzystywane przez studentów i ekspertów IAMPM.

Trello

Trello 01

Trello — aplikacja do tworzenia harmonogramów oparta na idei tablicy Kanban służącej do współpracy zespołowej (serwis często wykorzystywany jest jako menadżer zadań pierwszej próby). W wersji podstawowej każdy projekt przedstawiony jest w formacie tablicy, która podzielona jest na kolumny zwane etapami workflow. Zadania w postaci kart są dodawane do odpowiednich kolumn.

Do użytku dostępne są następujące wersje: serwis online, aplikacja dla Windows i macOS, aplikacja dla iOS i Android. Możliwe jest również dostosowanie przepływu pracy do konkretnego projektu ręcznie lub za pomocą automatyzacji Butlera. Jako administrator, menedżer może przyznawać poziomy dostępu i przypisywać role pracownikom, kontrolować ustawianie zadań i postęp ich realizacji oraz śledzić wyniki.

Do zadań można dodawać podzadania, opisy, listy kontrolne i pliki, ustalać różne terminy i priorytety oraz przypisywać obowiązki.

Trello 02

Zalety:

  • Darmowa wersja menedżera zadań, która zawiera podstawowy zestaw narzędzi do zarządzania projektami.
  • Przejrzysty i prosty interfejs.
  • Możliwość pracy w trybie offline, synchronizacja ze wszystkimi wersjami.
  • Duży wybór szablonów projektów.
  • Szeroka pula integracji z innymi usługami.
  • Przyjazne i szybkie wsparcie techniczne.
  • Duży wybór języków interfejsu.

Wady:

  • Darmowa wersja Trello jest ograniczona do 10 tablic Kanban w jednym obszarze roboczym, maksymalnego rozmiaru załącznika 10 MB oraz 1 podstawowego rozszerzenia funkcjonalności.
  • Na ekranie wyświetlane są jednocześnie tylko zadania jednego projektu.
  • Dla dużych firm funkcjonalność raportowania, składania projektów i komunikacji pomiędzy pracą różnych zespołów może być wystarczająca.
  • Trello to poręczny menedżer zadań do organizacji pracy małego zespołu, zarządzania krótkimi i niezbyt skomplikowanymi projektami.

Asana

Asana

Asana — serwis do zarządzania projektami, który pod względem podstawowej funkcjonalności i wyglądu wizualnego jest podobny do Trello. Zadania ustawiane są na tablicy Kanban, której zasada zarządzania jest standardowa dla tego typu narzędzia. Jedną z ciekawych funkcji jest wyświetlanie własnej listy zadań pracownika na dzień, tydzień, miesiąc w formacie listy, kalendarza lub tablicy.

Istnieją opcje pracy w postaci usługi online, aplikacji na Windows, iOS, oraz aplikacji na Androida. Istnieje możliwość indywidualnego ustawienia przepływu pracy w menedżerze zadań oraz wysoki poziom szczegółowości: projekt – zadanie – podzadanie – etykiety. Możliwe jest polubienie zadań, grupowanie ich i tworzenie dla nich osobnych pulpitów. Chcielibyśmy podkreślić różnorodność widoków projektu, postępu pracy i raportowania w wersji płatnej.

Asana 2

Zalety:

  • Istnieje darmowa wersja usługi zarządzania projektami z zestawem podstawowych narzędzi do organizacji pracy pracowników.
  • Prosty i intuicyjny interfejs.
  • Tryb offline bez połączenia z Internetem z późniejszą synchronizacją po podłączeniu do sieci we wszystkich wersjach aplikacji.
  • Integracja z dużą ilością aplikacji i usług.
  • Wersja płatna posiada wiele opcji prezentacji projektów, postępów pracy, raportów, możliwe jest wyraźne pokazanie powiązań pomiędzy pracą różnych zespołów oraz szereg innych funkcji.
  • Wsparcie dla Asana Academy, które pomaga szybciej przystosować się do pracy menedżera zadań za pomocą testów i zadań.

Wady:

  • Darmowa wersja Asany jest ograniczona do 15 użytkowników.
  • Główne funkcje dostępne są dopiero w płatnej subskrypcji.

Asana — to funkcjonalna alternatywa dla Trello do zarządzania średniej wielkości zespołami i rozwijania projektów o różnej złożoności, którą łatwo dostosować do własnych przepływów pracy.

Basecamp

Basecamp

Basecamp — to platforma do zarządzania projektami oparta na listach kontrolnych. Posiada prosty interfejs i łączy w sobie wszystkie podstawowe narzędzia do planowania, ustalania i śledzenia zadań oraz komunikacji między uczestnikami projektu.

Dostępna jest wersja internetowa, aplikacje na iOS i Android oraz aplikacja na PC. Ogólnie rzecz biorąc, menedżer zadań to pojedynczy obszar roboczy z zadaniami, plikami, ogólnym czatem, kanałem wiadomości, kalendarzem i automatycznymi listami kontrolnymi. Zadania można przypisać do jednej lub kilku osób, a następnie pogrupować w wiadomości e-mail. Zaimplementowano wygodny widok aktywności użytkownika.

Basecamp 2

Zalety:

  • Klasyczne podejście do tworzenia zadań (jak w przypadku harmonogramu Todoit).
  • Wbudowany czat online, gdzie każdy pracownik może zadawać pytania dotyczące projektu i omawiać zadania ze współpracownikami.
  • News feed to wygodne rozwiązanie do przekazywania ważnych informacji z firmy.
  • Kalendarz, w którym kierownictwo projektu i uczestnicy zaznaczają ważne wydarzenia.
  • Wygodne śledzenie postępów dzięki listom kontrolnym.

Wady:

  • Nie ma wersji darmowej (jedynie próbna z późniejszym płatnym abonamentem).
  • Dla fanów tablic Kanban wyświetlanie danych może nie być zbyt wizualne.

Basecamp — to świetne rozwiązanie dla zespołów i firm, dla których format listy kontrolnej jest wygodny do planowania, ustalania i śledzenia zadań. Usługa pozwala na prowadzenie projektu bez rozpraszania się aplikacjami innych firm.

Monday.com

Monday.com

Monday.com — to jedna z najbardziej funkcjonalnych platform do zarządzania projektami. Posiada wiele przydatnych narzędzi, wygodne wyświetlanie danych, a interfejs i logika biznesowa menedżera zadań ucieszy Cię przejrzystą strukturą.

Do pracy dostępna jest usługa online, aplikacje na iOS, oraz Androida. Możliwe jest jak najdokładniejsze dostosowanie platformy do konkretnego projektu, w tym poprzez automatyzację procesów, co pomaga w szybkim podłączeniu nowych pracowników. Dla wszystkich taryf poza podstawową dostępne są różne opcje wyświetlania projektów, takie jak wykres Gantta i oś czasu, a informacje są aktualizowane na podstawie istotności. System posiada również tryb synchronizacji danych na wszystkich urządzeniach.

Monday.com 2

Zalety:

  • Szerokie możliwości integracji z innymi usługami.
  • Oprócz wykresu Gantta i osi czasu, możesz korzystać z następujących wyświetlaczy danych: Kanban board, tabela, dashboard, wykres zwykły, karty.
  • Istnieje wbudowane narzędzie do tworzenia formularzy.
  • Możliwość śledzenia zadań na wielu tablicach, zarządzanie obciążeniem pracą własną i zespołu.
  • Baza wiedzy umożliwiająca szybkie przystosowanie pracowników do pracy w serwisie.
  • Wsparcie techniczne 24/7.

Wady:

  • Nie ma darmowego planu (tylko 14-dniowy okres próbny).
  • Poznanie wszystkich funkcji menedżera zadań, aby go zastosować i wykorzystać, zajmie trochę czasu.
  • Monday.com to usługa zarządzania projektami, która jest odpowiednia dla średnich i dużych zespołów pracujących nad dużymi i długoterminowymi projektami.

Jira

Jira — jest jedną z najpopularniejszych usług dla zespołów IT, oferującą szeroki zakres narzędzi do zarządzania projektami. W rzeczywistości jest to zestaw rozwiązań informatycznych, które w większości przypadków całkowicie pokrywają wszystkie żądania pracy PM.

Główne cechy to „ostrzenie” dla projektów Agile, wysoka adaptacja Jiry do pracy z projektami o dowolnej złożoności i dostosowywanie do potrzeb. Do użytku dostępna jest usługa online oraz aplikacja desktopowa. Oprogramowanie oferuje szeroką gamę gotowych szablonów, możliwość wyboru projektów zarządzanych przez zespół lub firmę oraz funkcjonalność pozwalającą kierownikowi pracować jako administrator.

Jira 2

Zalety:

  • Wysokiej jakości Usability, dzięki któremu intuicyjnie wiadomo co jest gdzie.
  • Możliwość pracy w metodyce Kanban lub Scrum bez dodatkowego „tańca z tamburynem”.
  • Zadania zawierają informacje o wykonawcy, celach, niezbędnych działaniach, czasie wykonania (w razie potrzeby można dodać załączniki).
  • Wygodny format dla dokumentacji, raportowania i wymiany informacji.
  • Możliwość skonfigurowania Webflow.
  • Duże możliwości rozszerzenia podstawowej funkcjonalności za pomocą wtyczek: Script Runner, Tempo, Big Picture, EazyBI, Structure.
  • Jira jest przyjazna dla integracji z dużą pulą usług: Gmail, Salesforce, Slack, Outlook, Teams, Github.
  • Istnieje możliwość uzyskania oficjalnej certyfikacji.
  • Wysokiej jakości wsparcie techniczne.

Wady:

  • Aby w pełni wykorzystać możliwości Jiry, potrzebujesz płatnego planu.
  • Skuteczne wdrożenie i dostosowanie wymaga czasu, wiedzy i umiejętności.

Jira — to elastyczny system zarządzania projektami o różnej złożoności. Odpowiednio skonfigurowany znacząco zmniejsza liczbę błędów w planowaniu i kontroli pracy zespołu, a także oszczędza czas i pieniądze firmy. Jest to uniwersalny menedżer zadań o dużym potencjale optymalizacji procesów każdej firmy informatycznej.

DAO PM

Doświadczenia i wnioski IAMPM

W IAMPM używamy Trello, choć testowaliśmy kilka rozwiązań. Zdecydowaliśmy się na to narzędzie, ponieważ obejmuje ono wszystkie niezbędne wnioski dotyczące zarządzania projektami i było „w nastroju” całego zespołu.

Task Manager to nie tylko system do zarządzania projektami, ale także osobisty asystent każdego PM-a. Dlatego przy wyborze, pamiętaj, aby wziąć to pod uwagę:

  • rzeczywiste zadania biznesowe, które trzeba rozwiązać (nie ma sensu stosować rozwiązań IT na dużą skalę, jeśli ma się np. jeden mały projekt);
  • cechy techniczne oraz ramy czasowe wdrożenia i konfiguracji;
  • wygoda dla zespołu.

Należy pamiętać o skalowalności w miarę wzrostu liczby i złożoności projektów.

daszboard

Aleksander Kononenko

Marketingowy copywriter z wykształceniem technicznym oraz doświadczeniem w sprzedaży i marketingu. Zawsze poszukuje najlepszych rozwiązań do osiągnięcia swoich celów i uważa, że tworzenie tekstów to symbioza sztuki i nauki.