Modelowanie procesów biznesowych: porady dla analityków biznesowych IT

Analityk biznesowy zebrał, opisał i udokumentował wymagania – wszystko jest w porządku. Ale gdy dochodzi do wdrożenia, okazuje się, że zespół i klient mają 101 pytań bez odpowiedzi.

Częścią odpowiedzi na te pytania jest zrozumienie technik modelowania procesów biznesowych. Julia Zagoruiko, CEO w Risepreneur Ukraine, trener Agile i organizacji oraz prelegentka kursu Supreme BA opowiedziała nam, jak przygotować się do modelowania i jakie błędy najczęściej popełniają analitycy biznesowi.

Jak modelowanie procesów biznesowych pomaga zaoszczędzić czas klienta i zespołu

Odpowiedzmy na najczęstsze pytania zadawane przez studentów na wykładach z modelowania.

Proces biznesowy to ciąg prac mających na celu stworzenie produktu lub usługi dla konsumentów.

Modelowanie to opis działań uczestników przy użyciu języków modelowania (BPMN 2.0, UML, ARIS, IDEF i inne) w formie graficznej lub tekstowej. Zebrane dane są przekształcane w obraz lub listę, co pozwala zrozumieć istotę i strukturę procesu biznesowego jako całości.

Wizualny obraz procesów i wymagań pomaga:

• Przeanalizować strukturę i zachowanie systemu w celu zidentyfikowania związków i zależności.
• Wizualnie zobaczyć wzór interakcji między modułami i uczestnikami procesu, a tym samym zrozumieć, co można ulepszyć.
• Zrozumieć, dlaczego coś w systemie nie działa, identyfikując potencjalne obszary problemowe w działaniach, gałęziach lub wydarzeniach.
• Poprawić zrozumienie obecnego lub przyszłego systemu zarówno przez biznes, jak i zespoły programistów.
• Dostrzec obszary problemowe i obszary wzrostu na etapie projektowania.

Przykład: Modelujesz dział analizy biznesowej i oczekujesz trzech nowych pracowników. Jak zbudować najbardziej efektywną strukturę działu? Opisz wszystkie procesy biznesowe w dziale, jak można je rozdzielić między ludźmi – i zobaczysz obszary do skalowania.

Na wszystkich etapach cyklu SDLC jest miejsce na modelowanie:

• Na początku projektu modele pomagają ustrukturyzować rozwiązania i rozrzedzić wymagania. Gdy wymagania są nie tylko napisane tekstem, ale także uzupełnione obrazkami, łatwiej je omówić z klientem.
• Przygotowując artefakty, BA zestawia opisy dla produktów i znajduje braki.
• Na etapie komunikacji modelowanie pomaga budować skuteczną współpracę z docelowymi odbiorcami.

Przyjrzyjmy się podstawowym modelom systemu:

1. Funkcjonalny – scenariusze użycia lub Use Cases. Pomagają one opisać wszystkie funkcje systemu z punktu widzenia użytkownika. Jeśli proces musi być opisany od strony klienta, to w 90% przypadków użyjemy Use Cases.
2. Obiektowy – struktura obiektów połączonych ze sobą za pomocą określonych atrybutów i operacji.
3. Diagram interakcji – dynamiczny model, który pokazuje przejścia wewnątrz systemu.

Do opisu interakcji pomiędzy użytkownikiem a systemem wybiera się model funkcjonalny. Model obiektowy i dynamiczny służą do opisu struktury i procesów wewnątrz systemu.

Przygotowanie do modelowania

Czego potrzebuje analityk, aby zacząć modelować? Wiele osób mówi: „Naucz się języków modelowania”. To nie jest cała odpowiedź, ponieważ przygotowanie obejmuje także inne kroki:

• Zebrać informacje. Przypomnij sobie podstawowe umiejętności analizy biznesowej, zwłaszcza prowadzenia wywiadu. Określ, jakie prace trzeba wykonać, jak są one połączone, kim są aktorzy. W tym sensie „kto” to nie tylko ludzie, ale także systemy, triggery, skrypty, urządzenia, które wykonują pracę.
• Sprecyzuj kolejność wykonania prac. Konkretna kolejność nie jest konieczna – prace mogą się mieszać, rozdzielać lub przebiegać równolegle.
• Sprawdź dostęp do zasobów. Ze względu na to, że ta kwestia nie jest zaznaczona w modelu i pozostaje „w tle”, często się o niej zapomina. Jakie zasoby mogą być potrzebne dla modelu? Na przykład informacje, licencje, zatwierdzenia, infrastruktura dla procesów biznesowych, może integracja z innym systemem, tak aby proces stał się triggerem.
• Ustal cel. Co oczekujesz uzyskać od konkretnej pracy i procesu? Już na etapie przygotowań wyznacz obszary odpowiedzialności, używając macierzy RACI. Nie jest ona częścią procesu modelowania, ale pomaga w identyfikacji ewentualnych braków.

Gdy mamy już przygotowane zasoby i wyznaczone cele biznesowe, należy ocenić dostępne czynniki i wybrać typ diagramu do modelowania – na przykład BPMN lub diagram Activity.

Istnieją podstawowe scenariusze, według których określamy, kiedy dany typ diagramu jest używany.

Activity Diagram jest diagramem UML, który pokazuje czynności, ich związki i kolejność. Wykorzystywany jest do:

• Do opisu prostych procesów biznesowych
• Do opisywania procesów wewnątrz systemu
• Gdy trzeba odpowiedzieć na pytanie, jak system powinien realizować wcześniej ustalone funkcje.

Business process modelling notation (BPMN) to graficzna notacja do modelowania procesów biznesowych. BPMN jest uważany za uniwersalny język modelowania, ale jest bardziej aktywnie wykorzystywany w dużych firmach, gdzie istnieje wiele procesów do zautomatyzowania.

Zalety BPMN:

• Opisy procesów wykluczające podwójną interpretację.
• Podstawa do skutecznej automatyzacji procesów.
• Wspólny język dla wszystkich uczestników procesu.
• Potwierdzenie wysokiego poziomu wiedzy analityka.

Czy jeden diagram można zastąpić innym? Nie ma uniwersalnej odpowiedzi – jest wiele przypadków, które świadczą o tym, że diagramy są wzajemnie zastępowalne, ale BPMN rozwiązuje bardziej złożone zadania automatyzacji, ma więcej funkcji, elementów, wydarzeń i typów zadań.

Algorytm modelowania

Niezależnie od języka modelowania, algorytm składa się z konkretnej kolejności kroków:

1. Wyznacz zadanie, które ma być wymodelowane.
2. Wyznacz początek i koniec procesu oraz wszystkie zadania. Na początku tylko na najwyższym poziomie.
3. Określ ciąg elementów w odpowiedniej kolejności.
4. Nadaj szczegółowości modelowi.
5. Wyznacz wyjątki.

A punktem zero proponuję zasadę: „Najpierw zbuduj model w głowie, a potem przenieś go na papier lub do programu”.

Podstawowe błędy w modelowaniu

Potraktuj błędy jako najlepszy sposób na nauczenie się czegoś i nie bądź zbyt krytyczny wobec siebie – ja również popełniłam kilka błędów z tej listy i chcę się nimi podzielić:

Opis procesu dla samego opisu

Ten błąd popełniają początkujący analitycy biznesowi, gdy nie stawiają modelowania jako celu. Uczysz się go, czytasz notację, rozgryzasz język – i zaczynasz rysować, zamiast zrozumieć, po co modelujesz i kto będzie z tego korzystał.

Wybrany niewłaściwy język modelowania procesu

Czasami zdarza się, że zespoły z różnych stron opisują procesy w różnych językach. Na przykład Activity i BPMN. Jeśli więc rozumiesz, że więcej niż jedna osoba będzie rysować i czytać modele, upewnij się na starcie, że ludzie potrafią odczytać Twój model i nic nie trzeba przerysowywać. Czy zespół ma wiedzę na temat UML lub BPMN? Wybierz język, w którym model będzie zrozumiały i czytelny.

Zbyt szczegółowy opis procesu biznesowego

Staraj się zachować tylko to, co najważniejsze. Co powinieneś zrobić, jeśli klient zażąda bardziej szczegółowego rysunku procesu? Na przykład zrobić diagram wysokiego poziomu, a następnie opisać proces szczegółowo. Nawet na początku możesz w miarę możliwości łączyć podprocesy w procesy. Mimo że będziesz miał wtedy dużo diagramów, polecam wykorzystywać i łączyć jak najwięcej.

Komentarze nakładają się na teksty

Nieestetyczny błąd, który w zły sposób charakteryzuje analityka biznesowego. Zanim więc udostępnisz diagram, przekonwertuj format i sprawdź, czy prace nie nakładają się na opisy lub komentarze.

Niewystarczająca analiza modelowanego obszaru

Najpierw należy zrozumieć, jak działają obecne procesy, a dopiero potem rozpocząć modelowanie. W przeciwnym razie nie uda się uniknąć błędów.

Zapomniana dokumentacja

Taka sytuacja powstaje, gdy nie omówiono wyników na wyjściu – nie napisano, że serwis lub produkt powinien mieć jakąś dokumentację.

Rozdrobnione procesy biznesowe

Ten błąd pojawia się, gdy zamiast ustalonego procesu istnieją tylko pojedyncze działania i różne osoby wykonują je na swój sposób. Przykładowo, członkowie zespołu piszą dokumentację w różnych aplikacjach: w Google Docs, Confluence, czy w opisach zadań w Jira. Najtrudniejsze w tej sytuacji jest zbudowanie jednego procesu biznesowego dla wszystkich niedopasowanych dokumentów.

Opowiem o ostatnim doświadczeniu. W obecnych procesach firmy występowały niespójności. Na początku klient powiedział, że wszystko jest poprawne, ale trzy dni później przyszedł do mnie ponownie: ” Julia, miałaś rację. Historycznie mamy Redmine, z którego korzystają tylko dwie osoby w całej firmie. I robią bałagan w procesie biznesowym. Jeśli chodzi o proces, to pozbieraliśmy wszystko dopiero wtedy, gdy zorientowaliśmy się, skąd pochodzą zadania i kto nadal korzysta z Redmine.

Procesy donikąd

Narysuj tyle pięknych procesów, ile chcesz – nie będą one działać, jeśli nie pomyślisz o realizacji. W tle każdego zadania, które rysujesz, musi być zrozumienie, jak będzie ono działać. Jeśli za bardzo wciągnąć się w proces i zapomnieć o użyteczności i jasności, istnieje ryzyko, że zespół nie zrozumie tego, co jest narysowane.

Ja też popełniłam ten błąd: rysujemy statusy workflow w Jirze, wyobrażamy sobie jak testerzy czy developerzy będą przez te statusy przechodzić. Wszystko wygląda spójnie i realistycznie, ale na prezentacji procesów słyszę: „Zrobimy się siwe, aż dojdziemy do środka historii”. Zawsze pamiętaj o punkcie docelowym procesów i buduj proste workflow. A jeśli wydaje Ci się, że nie ma już gdzie upraszczać, spróbuj usunąć jeszcze jedną czynność 😉

Podsumowując

Modelowanie pomaga wizualnie przedstawić kolejność, związki procesów biznesowych, a także głównych aktorów i strukturę. Narzędzie to pomaga analitykowi biznesowemu w identyfikacji problemów i obszarów wzrostu, a następnie w optymalizacji pracy zespołu.

Aby prawidłowo modelować, należy zebrać informacje i zasoby, wyznaczyć kolejność działań, wyznaczyć cel. Jak uniknąć poważnych błędów? Trzymać się algorytmu i nauczyć się symulować procesy bez oprogramowania – dobry specjalista umie rysować rozwiązania nawet na serwetce.

Błędy to świetna okazja, by się uczyć i stawać lepszym, ale jeśli pomyłki powstrzymują cię przed rozwojem zawodowym, kurs Supreme BA wzbogaci twoje doświadczenie i pomoże przejść od zwykłego zbierania i dokumentowania wymagań do znalezienia najlepszego z możliwych rozwiązań.