Dane są zbierane i analizowane na początku projektu. Jeśli już na starcie potrzeby interesariuszy zostaną zidentyfikowane nieprawidłowo lub niekompletnie, cele będą błędne, a zespół zacznie wykonywać niepotrzebną pracę.
Aby pomysł zamienić w dochodowy projekt, należy prawidłowo zebrać wymagania dotyczące przyszłego produktu. Zazwyczaj analityk biznesowy zbiera dane, ale jeśli nie ma takiej osoby w zespole, rolę analityka przejmuje menedżer projektu, kierownik, projektant, tester. Jeśli do twoich codziennych zadań należy komunikacja z klientami i zespołem, planowanie, wyznaczanie zadań, opisywanie pomysłów, musisz również wiedzieć, jak pracować z wymaganiami.
Rodzaje wymagań
Wymagania w analizie biznesowej odnoszą się do potrzeb, pomysłów i obaw interesariuszy. Interesariusze to organizacje lub osoby: klienci, użytkownicy, menedżerowie, kierownicy działów, pracownicy organizacji – każdy, kogo dotyczy powstawanie lub zakończenie projektu.
Wymagania są wyróżniane ze względu na poziom szczegółowości:
- Wymagania biznesowe — najbardziej ogólne stwierdzenia dotyczące celów, zadań, rezultatów: czego klient chce, dlaczego tego potrzebuje. Na przykład kierownik może powiedzieć: „Chcę wiedzieć, co pracownicy robią w danym momencie”.
- Wymagania interesariuszy — bardziej szczegółowe wymagania grup interesariuszy. Opisują potrzeby niezbędne do realizacji wymagań biznesowych. Na przykład, aby osiągnąć cel biznesowy, jakim jest wiedza kierownika o tym, co robią podwładni, pracownik musi raportować kierownikowi o aktualnie wykonywanym zadaniu i ilości poświęconego czasu.
- Wymagania dotyczące rozwiązania — są konkretne i najbardziej szczegółowe, w tym momencie już nie biznes, ale implementacja rozwiązania w systemie lub aplikacji jest przedmiotem dyskusji z uczestnikami.
Przykłady wymagań dotyczących rozwiązania:
- wprowadzić bieżące zadanie;
- stworzyć zadanie dla podwładnych;
- zobaczyć raport dla każdego pracownika w określonym czasie.
Techniki zbierania wymagań
W początkowych etapach interesariusze mają jedynie ogólne pojęcie o tym, jak powinien wyglądać i działać produkt końcowy. Aby zamienić mgliste idee w jasne zadania, stosuje się określone techniki zbierania informacji.
Nie ma jednej techniki, która mogłaby zebrać absolutnie wszystkie wymagania dla produktu. Do każdego etapu precyzowania wymagań wybiera się odpowiednią technikę lub kombinację kilku.
Na etapie ogólnych wymagań biznesowych dobrze sprawdza się rozmowa w cztery oczy z klientem. Wymagania grupy interesariuszy łatwiej jest sprecyzować w dyskusji grupowej podczas burzy mózgów. Specjalnie zorganizowane warsztaty pomagają przemyśleć szczegółowe, nowe rozwiązania dla systemu.
Poniżej omawiamy dokładnie każdą z trzech technik: wywiad, burzę mózgów i warsztat.
Wywiad
Ma on formę luźnej rozmowy w cztery oczy, offline lub online. Temat rozmowy i lista pytań są wcześniej uzgadniane przez obie strony, tak aby rozmówca również był przygotowany. Wywiad pomaga uszczegółowić zrozumienie globalnego zagadnienia, rozbić ogólny temat na poszczególne zadania oraz sprecyzować wymagania konkretnego interesariusza wobec projektu.
Praktyczne porady
Nie zaczynaj wywiadu od pytań tematycznych, ale od small talku: porozmawiaj o pogodzie, zdrowiu, zainteresowaniach rozmówcy, jeśli masz o nich wiedzę. Na przykład, jeśli klient wrócił z wakacji, zapytaj, jak mu się podobało. Krótka rozmowa pomoże rozmówcy zrelaksować się, a komunikacja staje się bardziej komfortowa i otwarta dla obu stron.
Przejdź od ogółu do konkretów: zadawaj pytania otwarte, słuchaj uważnie, a następnie pytaj o więcej szczegółów. Stosuj aktywne słuchanie: reaguj na fakty i uczucia, powtarzaj to, co usłyszałeś. Pytania otwarte są potrzebne do uzyskania informacji, a pytania zamknięte do potwierdzenia konkretnych opcji dla danego wymagania.
Zacznij od ogólnego kontekstu biznesowego: „Dlaczego jest to potrzebne? Co przyniesie? Jak powstał ten pomysł?” Następnie należy zadać pytania globalne: „Jak użytkownik powinien z tego korzystać? Opisz, jak widzisz tę funkcjonalność”.
Porozmawiajcie o alternatywnych sytuacjach: „Co się stanie, jeśli…” np. użytkownik nie jest zalogowany, coś zostało zmienione.
Dotrzyj do sedna prawdziwej potrzeby biznesowej. Klient może powiedzieć, że chce mieć duży zielony przycisk na stronie, ale potrzebą będzie zobaczenie raportu lub uzyskanie informacji w dowolnym momencie. Zawsze pytaj: „Dlaczego?”, odpowiedź na to pytanie zdeterminuje decyzję: być może potrzeba klienta jest łatwiejsza do zrealizowania w inny sposób niż poprzez zielony przycisk.
Potwierdź informacje z interesariuszem. Po rozmowie i w trakcie przygotowywania ostatecznych dokumentów, dobrze jest przesłać klientowi pisemne wymagania do wglądu.
Burza mózgów
Burza mózgów jest stosowana w celu uzyskania jak najlepszych pomysłów lub wymagań dla nowych kierunków w systemie. Spotkanie odbywa się w formie grupowej: interesariusze zgłaszają wszelkie pomysły na dany temat. Nie ma krytyki, a myśli uczestników są rejestrowane bez ich filtrowania. Pomysły są zbierane w ich oryginalnej formie, a później kategoryzowane i hierarchizowane.
Praktyczne porady
Przygotuj tablicę do zapisywania online lub offline: kiedy uczestnicy mogą wyraźnie zobaczyć pomysły innych, łatwiej jest wymyślić coś nowego.
Zainspiruj wszystkich uczestników do zabrania głosu: w tym celu połącz osoby w pary, poproś, aby każdy zapisał swoje przemyślenia na temat dyskusji lub zakreślił kółkiem wymagania.
Omów najpierw aktualne wymaganie, zapisz wystarczającą ilość pomysłów, a dopiero potem przejdź do kolejnego punktu.
Workshop
Workshop to zebranie i omówienie wymagań w formacie warsztatowym z wcześniej zaprojektowaną strukturą. Na warsztaty zapraszani są przedstawiciele klienta oraz członkowie zespołu deweloperskiego zaangażowani w projektowanie rozwiązania, aby zidentyfikować ukryte wymagania, doprecyzować wspólną listę potrzeb i rozwiązać sprzeczności. Na koniec procesu grupa wymyśla rozwiązanie, które usatysfakcjonuje wszystkie strony.
Praktyczne porady
Zaplanuj harmonogram: warsztaty mogą trwać długo, więc uwzględnij przerwy i, jeśli to konieczne, lunch.
Przygotuj program spotkania i rozdaj go wszystkim uczestnikom.
Wybierz facylitatora, który będzie koordynował proces, pilnował porządku spotkania i wprowadzał uczestników w kontekst wybranego tematu.
Wytypuj chronometrażystę, który będzie pilnował limitów czasowych oraz sekretarza, który będzie zapisywał wypowiedzi, podjęte decyzje i sprawy w toku.
Podczas rozmów o pracę często pada pytanie: „Jaka jest różnica między burzą mózgów a workshopem?”. Różnica polega na ostatecznym celu spotkania: „Celem warsztatów jest dojście do jednego rozwiązania problemu, celem burzy mózgów jest wygenerowanie jak największej liczby pomysłów”.
Jak przygotować się do zebrania wymagań
Przed przeprowadzeniem jakiejkolwiek techniki zbierania wymagań należy się przygotować: przeanalizować istniejące informacje, opracować słownik pojęć, napisać listę pytań i tematów do dyskusji.
Analiza istniejących informacji
Zanim spotkasz się z interesariuszami, zbierz i przeanalizuj informacje na dany temat oraz poznaj środowisko, w którym system będzie działał. Zbierz podstawowe informacje o kliencie i przynajmniej wejdź na jego stronę internetową.
Jeśli odbyła się wstępna rozmowa z klientem, przejrzyj notatki z dyskusji, odśwież pamięć o pomysłach, które wtedy się pojawiły. W firmach outsourcingowych mogą to być już pewne wyniki z fazy presale.
Zrób analizę rynku: zdobądź lub poszerz wiedzę z zakresu działań klienta, sprawdź, jakie rozwiązania mają podobne firmy, przejrzyj listę podobnych produktów. Znajomość zakresu działania twojego biznesu pomoże Ci porozumieć się z klientem w tym samym języku, wykazując świadomość i zrozumienie problemu.
Słowniczek
W celu zapewnienia, że uczestnicy projektu rozumieją, o czym mowa, wstępne terminy i definicje są już sformułowane na podstawie strony internetowej lub domeny, bez przestrzegania oficjalnego tonu lub jasnego stylu. Słownik jest następnie aktualizowany i rozszerzany w trakcie pracy z klientem. Słowniczek będzie również potrzebny do onboardingu nowych osób wchodzących do projektu, wspólnej terminologii, aby pomóc interesariuszom i programistom szybko uzyskać odpowiednią wydajność i zrozumieć przepływy pracy.
Problemy lub pytania do dyskusji
Przygotuj zestaw podstawowych, wysokopoziomowych pytań na wywiad, a podczas rozmowy zadawaj szczegółowe pytania, w zależności od odpowiedzi rozmówcy. Przejdź od ogółu do szczegółu. Jeśli zaczniesz od szczegółów, ryzykujesz, że przegapisz ważne prośby klienta.
W przypadku warsztatów i burzy mózgów wybierz problem lub listę problemów do omówienia i zdecyduj o składzie uczestników. Zdecyduj z wyprzedzeniem, kto będzie koordynował proces i jaka będzie agenda.
Napisz krótko, co chcesz uzyskać, np. zrozumieć większy obraz, wygenerować i pogrupować pomysły, uzgodnić sprzeczne żądania danej grupy interesariuszy.
Koniecznie zapisuj rezultaty: rób pisemne notatki, nagrywaj wideo lub na dyktafonie. Kiedy rozmówca wie, że spotkanie jest nagrywane, to przyjmuje je jako bardziej wiążące.
Co dalej
Kompleksowa praca nad wymaganiami jest potrzebna nie tylko analitykom biznesowym, ale także innym specjalistom IT. Ważne jest, aby zrozumieć, że analityk biznesowy musi na każdym etapie skupić się na różnych działaniach:
- Na etapie przygotowań zbadaj wcześniej obszar tematyczny, aby nie zrobić z siebie głupka na spotkaniu z klientem.
- Na etapie identyfikacji pamiętaj, że wymagania występują w różnym stopniu szczegółowości, więc wybierz odpowiednie techniki ich zbierania.
- Bądź świadomy, jakiego poziomu wymagań teraz potrzebujesz, do kogo napisać i na jaki efekt końcowy oczekujesz.
Kiedy już uporządkujesz wymagania, zacznij komunikować się z zespołem i zajmować się innymi zadaniami analityków biznesowych w firmie.