Przeszukując internet, można znaleźć wiele artykułów na temat cech oczekiwanych od dobrego analityka biznesowego (BA). Być może bardziej odpowiednie jest pisanie o nawykach niż cechach. Dlaczego? Cechy są w dużej mierze wrodzone, podczas gdy nawyki można nabyć. Dowiedzcie się więcej czytając artykuł, który powstał na podstawie publikacji dostępnej na stronie International Institute of Business Analysis.
Podzielmy nawyki na dwa zestawy: „Standardowe” i „Zaawansowane”. Standardowy nawyk to rutynowa praktyka BA, której przestrzegasz, aby osiągnąć spójność i uniknąć problemów i aby dobrze wykonać swoją pracę. Zaawansowany nawyk to coś, co wykracza poza podstawy, daje ci swobodę w tym, jak lub co robisz, i prowadzi do satysfakcji interesariuszy. Mówiąc prościej, standardowe nawyki są tym, co każdy powinien praktykować, podczas gdy zaawansowane nawyki są czymś, co odróżnia świetnego BA od dobrego BA.
Najpierw zbadajmy cztery nawyki dobrego BA, w ramach standardowego zestawu.
Standardowy zestaw nawyków
Nawyk 1 – Daj się usłyszeć
Pierwszy nawyk obejmuje pewne podstawowe pojęcia, o których należy pamiętać, aby zapewnić skuteczną komunikację werbalną:
Poznaj swoich odbiorców – jednym z kluczowych obowiązków BA jest „utrzymywanie wszystkich na tej samej stronie”. Potrzeby informacyjne każdego członka zespołu projektowego są różne. Na przykład kierownictwo wyższego szczebla będzie zainteresowane zrozumieniem wartości biznesowej i ryzyka związanego z projektem, podczas gdy programista musi poznać wytyczne odnośnie rozwoju aplikacji. BA musi zrozumieć potrzeby odbiorców i odpowiednio dostosować komunikację.
Poprawny przekaz – cała komunikacja, którą wykonuje BA, nie będzie miała większego znaczenia, jeśli odbiorcy nie będą w stanie za nią nadążyć. Oto kilka sposobów, aby upewnić się, że odbiorcy Cię rozumieją:
- Mów powoli i rób pauzy po wypowiedziach, aby dać innym możliwość odpowiedzi. Ma to kluczowe znaczenie w przypadku rozmów telefonicznych.
- Nawiązuj kontakt wzrokowy podczas interakcji osobistych.
- Pytaj, czy słuchacze rozumieją przekaz. W razie potrzeby poproś członka grupy o podsumowanie.
Nawyk 2 – Spraw, by spotkania miały znaczenie
Drugi nawyk polega na wykonywaniu pewnych działań, które pomogą zapewnić, że spotkania będą produktywne i pozytywnie postrzegane.
- Publikowanie agendy – agenda nie musi być formalnym dokumentem. Wystarczy kilka linijek w treści zaproszenia na spotkanie lub wiadomości e-mail. Podstawową ideą jest to, aby wszyscy uczestnicy byli świadomi kontekstu i mieli jasność co do tego, czego oczekuje się od nich na koniec spotkania.
- Dołącz materiały na spotkanie – przejrzyste materiały na spotkanie wysłane z wyprzedzeniem mogą zaoszczędzić cenny czas zespołu, który tak często jest tracony na upewnienie się, że wszyscy patrzą na to samo. Poświęć chwilę na przygotowanie tych materiałów. Większość materiałów biurowych utworzonych za pomocą narzędzi takich jak Word i PowerPoint (PPT) jest domyślnie gotowa do druku, ale inne, takie jak Excel, mogą wymagać skalowania treści, aby zmieściły się na jednym czytelnym wydruku. Nie chcesz, aby uczestnicy spotkania grzebali w kilku arkuszach, z których każdy zawiera kilka kolumn dużego raportu.
- Skup się na celach – wszyscy widzieliśmy spotkania, które odchodziły od głównego tematu tylko po to, aby pod koniec sesji zdać sobie sprawę, że pytania pozostały bez odpowiedzi, a strategia działania niejasna. Przypominaj regularnie słuchaczom o celach. Jeśli temat okaże się punktem spornym, odłóż go na później i przejdź do następnego punktu porządku spotkania.
- Podsumuj – ważne jest, aby podsumować kluczowe punkty i zawsze należy to zrobić na koniec spotkania, aby upewnić się, że nie ma żadnych nieporozumień.
- Skonkretyzuj działania – Pod koniec spotkania przejdź do konkretnych działań. Bez właściciela i daty wykonania, cel nie ma żadnego znaczenia. Przyporządkuj osobę odpowiedzialną za dane zadanie właściciela i ustal szacowany czas dla każdego elementu.
- Wysyłaj protokoły ze spotkań – protokoły są najbardziej skuteczne, gdy są zwięzłe; po godzinnym spotkaniu nikt nie chce spędzić kolejnej godziny na przeglądaniu obszernych notatek. W większości przypadków powinno wystarczyć kilka punktów zawierających uzgodnienia, zadania (wraz z ich właścicielami) i kolejne kroki.
Nawyk 3 – dokumenty powinny być krótkie i proste
Spośród różnych kanałów komunikacji, pisanie stanowi największe wyzwanie. Dokumentacja musi być zorganizowana, zwięzła i przejrzysta.
Przećwicz kilka zasad pisania dobrych dokumentów:
- Dostosuj do odbiorców – Podobnie jak w przypadku komunikacji werbalnej, ważne jest, aby zidentyfikować odbiorcę dokumentu. Dołącz z góry opis oczekiwanych odbiorców i wskaż sekcje, które mają zastosowanie / nie mają zastosowania do określonej grupy odbiorców.
- Zachowaj porządek – Przed wprowadzeniem szczegółów, poświęć chwilę na przemyślenie struktury dokumentu. W większości przypadków pomocne jest napisanie linijki lub dwóch na temat celu dokumentu, odbiorców, szczegółów, które dokument obejmie i nie obejmie, oraz źródła informacji. Zacznij od streszczenia, a następnie stopniowo przejdź do konkretów, ale zachowaj dodatkowe informacje (takie jak mapowanie danych) w załączniku.
- Zwięzłość – dokumenty powinny być krótkie. Ich przeczytanie nie powinno zająć więcej niż 45 minut. Możesz spakować znacznie więcej informacji w danym dokumencie, używając zdjęć i tabel zamiast tekstu opisowego.
- Konsekwencja – zachowanie konsekwencji w stylu i używaniu terminów ułatwia czytanie dokumentu.
- Pisownia i gramatyka – literówki i błędy gramatyczne sprawiają wrażenie braku uwagi i niskiej jakości. Nawet jeśli dokument zawiera dobrą analizę i jest wyczerpujący w szczegółach, ta (pozornie drobna) kwestia może podważyć ważność całego dokumentu.
Nawyk 4 – Aktualizuj swój „zestaw narzędzi”
Jako BA pracujesz w stale zmieniającym się środowisku i aby dobrze prosperować w takim ekosystemie, musisz stale oceniać luki w umiejętnościach i być na bieżąco z potrzebami firm.
Przyjrzyjmy się teraz trzem „zaawansowanym” nawykom, które przekształcają BA z dobrego w świetnego!
Zestaw zaawansowany
Nawyk 5 – Pytaj dlaczego
Duża część wywiadów, które BA przeprowadza ogranicza się do pytań „Co” i „Jak”. Wiele razy BA nie pytają, dlaczego klient potrzebuje tego, o co prosi. Tu powstaje pole do wyróżnienia się.
Pytając, dlaczego klienci czegoś potrzebują, zyskujesz wgląd w działalność interesariuszy, a także jesteś w stanie zrobić więcej w ich imieniu. Rozumiejąc prawdziwe potrzeby interesariuszy, możesz proaktywnie proponować pomysły. Takie podejście do pracy zyskuje zawsze większe uznanie.
Nawyk 6 – Miej oko na cel końcowy
Dobry BA może być w stanie zebrać poprawne i jasno sformułowane wymagania, ale świetny BA ma również oko na rozwiązanie, które jest proste w budowie, niedrogie w utrzymaniu i łatwe do rozszerzenia. Aby to osiągnąć, BA powinien mieć wgląd w zasady użytkowania i projektowania. To sprawi, że BA (ty) będzie dobrze oceniał i rekomendował rozwiązania, które najlepiej pasują do potrzeb biznesowych.
Nawyk 7 – Stwórz swoją sieć wsparcia
Istnieje duże prawdopodobieństwo, że nie będziesz w stanie samodzielnie rozwiązać wszystkich problemów. I to jest w porządku. Nie powinieneś jednak utknąć w martwym punkcie, jeśli zabraknie ci pomysłów. Posiadanie silnej sieci kontaktów może naprawdę uratować życie w trudnej sytuacji.
Nawiąż kontakt z osobami z własnej organizacji, siecią absolwentów lub wejdź na LinkedIn. Skontaktuj się z nimi i poproś o czas na szybką dyskusję. Będziesz zaskoczony, jak wiele Senior BA jest otwartych na pomoc i mentoring.
Ostatnia rada…
Tak jak próba nauczenia się zbyt wielu umiejętności w tym samym czasie nie jest łatwa, tak próba nabycia kilku nawyków jednocześnie jest wyzwaniem. Powinieneś ocenić swoje kompetencje pod kątem tych nawyków i zacząć od jednego lub dwóch, które Twoim zdaniem będą miały największy wpływ na Twój rozwój.